高校总务管理与服务工作的认识与思考

陈静

摘 要：高校总务部门是学校行政机关的重要组成部门，保障了学校教育教学活动的正常开展。文章通过概述总务部工作特点，分析了总务部工作中存在的问题，结合实际对总务部工作作出认识与思考。

关键词：高校;总务部;管理;服务

中图分类号：G647    文献标识码：A

一、引言

高等学校的主要任务和目标就是教书育人、服务社会。习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上指出：要坚持把立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，实现全程育人、全方位育人，努力开创我国高等教育事业发展新局面。总务部作为高等学校重要职能部门之一，必须坚持服务学校、服务师生，为学校教书育人工作添砖加瓦。

总务部，顧名思义，是统管学校大大小小事务、确保学校教学科研工作和各项日常工作正常运转的部门。其主要职责是以踏实肯干的工作作风，服务教育，服务师生，借鉴新思路、开拓新方法，做到服务零缺陷、流程零失误、设备零故障、安全零隐患。

二、总务工作特点

1.小而多

总务部作为高校行政机关的一员，其工作涉及学校绿化、卫生保洁、采购招标、校医院、计划生育、办公电话管理、工程监督、房产管理、家具固定资产管理等，可以说是学校“大管家”。其承担的工作琐碎、繁杂却极为重要，是学校教育教学工作正常运转的坚实保障。同时，总务部还需要承担学校各项临时性工作，如福利性房产购房审核等。

2.上传下达

总务部作为功能性行政机关，服务范围是学校所有学院、专业及全体师生，是学校领导与广大教职工、学生沟通的桥梁。第一，教职工、学生关于学校基本服务的问题可由总务部上报至学校领导，经领导讨论决策后由总务部反馈至相关人员;第二，学校领导布置的关于学校基本服务、基础建设等工作可由总务部按照职能部门工作职责进行任务分解及分配，结果汇总后由总务部上报学校领导审阅检查。

3.得力助手

总务部主要工作为服务广大师生，保障学校正常运转。保障教职工安心安全工作，是总务部的工作要点。由此可以看出，总务部在学校教育教学过程中具有极为重要的助手特点，比如教学过程中黑板擦、粉笔的采购和管理，试卷、书籍印刷服务单位招标，教学楼、实验室卫生管理等，这些工作都由总务部负责。同时，总务部也是学校领导工作中的助手，一些事务性会议的安排与召开，厂家、服务单位来访接待，厂家生产抽查，兄弟学校调研等，也都交由总务部处理。

4.窗口形象

总务工作涉及采购招标、商铺招租、学生活动审批、教工宿舍申请、办公耗材申领等，需接触大量人员，其中不乏校外人员。服务态度好坏、工作效率高低、工作方法得当与否，都是衡量一个部门乃至一个学校整体形象与素质的重要标尺。

三、总务工作问题

1.职员专业不对口

高校行政管理人员有个普遍现象：岗位工作与所学专业不对口，这就容易造成工作方式方法上的问题。如文书工作，因为总务部的工作性质，需要起草的公文主要包括通知、函、请示等，如果专业不对口，就可能造成行文格式不规范、行文不畅等问题。再如水、电工程管理，行政管理人员需要掌握好建筑、土木等方面知识，能够在工作中看懂CAD图纸，准确判断工程维修是否准确到位，如果专业不对口，就可能造成工程维修不及时、维修不到位等。

2.职员专业素养参差不齐

总务部作为一个“窗口”部门，需要接触形形色色的人，在工作中必须尊重他人，以身作则，严于律己，善于沟通，勇于执行，就事论事，从客观出发，同时要能够及时调整心态。有了良好的专业素养，工作起来会事半功倍。总务工作上传下达，如果不善于沟通，将造成信息沟通不畅、信息传达失误，对工作开展造成不利影响。再如，招标采购经手金额大，难免会有些投标单位会动歪心思，这就需要招标职员保持平常心，廉洁自律，一视同仁，才能保证招标过程的公平公正。

3.工作优先级不明

总务工作小而多，同时还会有很多临时性的任务，这就容易造成工作优先级不明、工作处理不及时的问题。很多时候我们都愿意先把一些琐碎事先处理掉，然后集中精力去完成更复杂更有技术含量的事。但现状往往让人很难受，因为琐碎的小事让我们耗费了太多精力，而没有更多的时间思考和做更有技术含量的事。例如，招标采购过程中同时开展多个项目，这就需要采购人员分清工作项目优先级，紧急的、重大的项目先开展，待这些项目步入正轨后再开展其他项目。

四、总务工作思考

1.加强批评与自我批评

在日常工作中，学校、部门、个人要不断加强批评与自我批评，及时发现问题并立即做出反馈与整改。与同事共事时不可避免会出现一些矛盾及问题，这要求我们多反省自身不足，多约束自身言行，站在他人立场考虑事情，思考是不是态度过于强势，是不是以自我为中心，是不是工作不到位不仔细，是不是指责同事推卸责任，是不是考虑不全面不周到。只有经常性地批评与自我批评，才能使整个部门建立起他制他律与自律自省结合、内外部约束机制相辅相成、高效互补的科学机制，凝聚起部门成员的归属感与使命感，各项工作的开展必将越来越顺畅，工作效率与质量必将越来越高。

2.培养专注精神

在工作中，部门要引导职员专注于本职工作，全身心投入工作，力求把各项工作细节都做到完美，这样才能更好地为学校师生服务。职员专注工作，不仅仅提高了工作效率、保障了工作质量，而且会因为保质保量完成工作而感觉到充实与满足。

3.倾听他人意见

在工作中，部门职员总会遇到一些不能解决的困难，这就需要我们能够以谦卑求教之心询问并倾听他人意见。尽管因为立场、态度、思维模式及表达方式等原因，他人的意见与看法有时候并不能帮助我们解决问题，但是，多倾听他人意见，我们会对问题有不一样的理解与考虑。只有敞开心扉专注倾听他人的意见与建议，取长补短、去芜存菁，我们才能根据他人的反馈改进工作，更好地做好服务性事务。同时我们也有责任向他人反馈我们的意见与建议，帮助他人成长和改进完善工作。

4.树立服务意识

总务部的工作宗旨就是服务，服务学校、服务师生，为学校及师生做好各项后勤保障工作。当然，服务意味着奉献，没有奉献精神，没有吃苦耐劳的作风，服务就没有积极性、主动性和创造性，就难以胜任总务部工作。因此，我们要遵守岗位职责、纪律与规定，爱岗敬业，强化责任意识，扎实做好服务工作。在工作中，我们要注重时效性，及时上传下达、准确传递信息，迅速回应各类信息并调整工作重点，确保各项日常性事务以及突发性事务得到妥善处理。我们要坚守服务奉献准则，心系学院师生，廉洁自律，做到奉献而不索取，正确处理名与利、苦与乐、得与失、个人利益和集体利益的关系，化压力为动力，化被动服务为主动服务，努力在平凡的岗位上做出不平凡的成绩，实现自己的价值，升华自己的人生。

5.开拓新方法

众所周知，工作不能墨守成规，必须开拓创新、锐意进取，不断改进工作方式方法，提高工作效率，落实“最多跑一次”。譬如用车申请，教师开会、学生外出调研学习均需用车，这种临时性派车需要经过总务部、保卫处等多单位审批，如果遇到审批教师外出，就只能延后审批。一般情况下，用车申请为纸质版，需要用车单位一项项签字盖章。如果办理了网上办事大厅，在网上进行用车申请，相关审批单位拥有审批权限，就可以网上审批，最后總务部再根据审批情况及时派车，不影响工作的及时性。

6.落实责任制

总务部工作的性质要求全员参与，落实责任。全体工作人员要以高度的责任感和使命感，凝心聚力，扎实苦干，做好总务各项工作。由于岗位分工与职责，每个人负责一项事务。总务部要建立激励和责任追究制度，将工作业绩、师生满意度作为个人年终考核评优评先的重要指标。对工作积极、成绩突出者予以表彰;对工作不到位、整改不力等问题，追究相应管理人员责任。

五、结语

新形势下，学校及师生对总务部工作有着越来越高的要求。总务部必须及时根据学校、师生工作特点，紧密围绕学校教育教学工作，积极做好立德树人任务，不断改善服务态度、改进工作方法，为师生创造和谐美丽校园，让师生感受学校大家庭的温暖。

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