中学档案信息化建设的问题与策略探究

陈苹

摘 要：学生的档案管理妥善与否对学生的一生都将会有影响，因此档案管理是中学阶段各项工作的基础，它关乎学生的一生的发展和学校正常职能的履行。信息化技术被应用于中学档案是这个时代发展的大势所趋。但是，由于各种原因的限制，目前在应用过程中仍然存在很多的问题，同时也制约了档案工作职能的发挥，文章对中学档案信息化建设的问题与策略进行了简要探究。

关键词：中学;信息化档案管理;问题;策略探究

中图分类号：G637  文献标识码：A

一、中学档案信息化建设存在的问题

1.缺乏档案信息化管理意识

过去，由于我国信息化发展速度缓慢，档案管理信息化起步较晚，起点较低，学校领导也没有从思想上对档案管理工作进行高度重视，档案管理员也并没有意识到档案管理工作的重要性，并没有加强自身的专业修养，在信息化时代发展里没有做到与时俱进和开拓创新，也缺乏对电子信息技术的培养。实质上，档案信息化管理是对传统管理方式的一项重大变革。它可以大大提高工作效率，减少劳动时间，但是，在中学阶段，大多数学校对档案信息化管理的重要性认识严重不足，甚至有领导认为档案管理工作可有可无，在人员配备和资金及技术方面的支持都少之又少。所以档案管理工作一直都处于停滞不前甚至处于一种边缘化状态，很多中学教师和教工人员也片面地将档案管理看作保管资料，这样就会导致一些重要的学会档案资料和文件未被及时收集，造成重大损失。

2.档案信息化管理基础薄弱

实质上，中学的档案管理并不是仅对档案进行看管，档案管理室不仅需要具备一定的信息化，更重要的是要投入一定规模和数量的现代化电子信息设备，因为这是信息化档案管理建设的重要物质基础。很多中学资金有限，或迫于资金压力，并没有实力和精力去为档案管理室去购置现代化电子信息设备，特别是刻录机、扫描仪、档案管理软件、计算机等，这就会造成档案管理信息化建设工作后劲不足，无法开展有效的管理工作，有些实力雄厚的学校尽管已经配备了较为先进和齐全的电子信息管理设备，但是由于学校的重视程度不足，档案管理的系统并没有最好的开发和得到最充分的利用，比如档案全文著录、资料网络共享等这么多功能并没有被很好地使用，这就大大地降低了档案信息化的成效[1]。

二、提高中学档案信息化建设的策略

1.加强档案数字化资源建设

伴随着国家教育体制的不断改革， 中学的教育教学也提出了新的要求，学校以及学生的档案文件越来越多，学校也越来越重视档案的信息化管理。部分中学档案室要经常利用扫描仪，将那些具有重大历史意义和价值的档案和文件全部进行数字化处理，然后将其刻录在光盘和磁盘中，尤其是涉及学生的考试成绩、学校的课程安排、学生的学籍档案、教师和学生进行考核等方面的资料，这些资料的使用率非常之高，将他们进行数字化处理，能够给学校教学、教师科研以及学生管理提供帮助[2]。

2.注意数字化档案的保管

数字化档案管理是将档案信息进行数字化处理后，将其存储于光盘、磁盘等媒介，这样一来，保管的时候就很方便，成本也很低。但有时会造成档案资料的遗失和对重要资料的窃取，这就需要档案管理部门对刻录的设备进行跟踪，及时发现问题并及时解决，避免电子文件丢失。除此之外，为了避免自然灾害或者突发事件对刻录设备的破坏，档案管理室进行资料异地管理，我们要将十分重要的档案资料进行复制，进行异地保存或者将这些资料转换成缩微品或者是纸质档案，从而保证数字档案的可读性。另外，为了避免病毒侵害电脑设备所造成的重要檔案资料的丢失，档案管理部门一定要严把质量关，将一些重要档案资料进行加密程序，不仅要防病毒和木马，还应防止一切的非正常入侵档，档案管理室一定要建立相当严格的档案管理制度，不与档案相关的一切人员不得私自入内，存储重要档案资料的计算机一定不能够连接任何网络，还要严禁不相干人员私自查阅档案资料，从而提高档案资料的安全性。

总而言之，我们应保证更有效的工作正常进行，才能使得档案管理工作做到现代化和专业化，将信息化档案管理的优势和功效发挥到极致。

参考文献：

[1]吴崇宁.中学档案信息化建设的问题与对策[J].知识窗，2013（16）： 45.

[2]王 霞.中学档案信息化建设的问题与对策研究[J].科技信息，2012（13）：238，274.