现阶段加强企业档案信息资源开发的建议

白磊

【摘 要】 本文分析了企业档案信息资源开发与利用的意义及目前存在的一些问题对企业档案信息资源开发与利用的举措进行探讨以期为促进企业的建设和发展发挥其应有的作用。

【关键词】 企业 档案信息资源 开发

随着社会信息化程度的不断加深，我国部分企业开始应用计算机系统来开展企业档案利用工作。企业档案信息资源的开发利用与培养人才息息相关，在企业信息资源中，档案以其独具的所载信息的原始性、真实性等特殊性质，有着极其重要的地位，也是社会信息的一部分。

1 重抓基础建设，提高管理水平

1.1 建立档案信息服务中心。

企业档案馆设施设备的建设和配置，是档案安全保管和有效利用的物质保障。因此企业档案部门要积极主动地向本企业党委、行政部门汇报，努力争取相关部门和领导的支持，加大对本企业档案馆相关设施设备建设和经费的投入。努力把企业档案馆建成保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心、档案信息服务的中心和设计科学、功能齐全、具有先进文化标志性特征的现代化档案馆，以及具有文化品位、有民族特色、有现代气息，能充分发挥档案馆各项功能的标志性建筑。

1.2 建立档案信息网络，实现信息共享。

加强基础业务建设的目的，就是为了加强企业档案部门对经济建设和各方面利用档案的适应能力，促进企业档案信息资源的开发利用，这也是企业档案工作的核心所在。不少企业档案部门因基础业务建设薄弱，造成馆藏不丰富，结构单一，一些本来可以为企业科研提供参考依据的档案信息因开发不及时，不能发挥其作用。因此，进一步推进企业档案资源建设，为企业档案服务打下坚实的基础是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程。

2 多途径全方位开发企业档案信息资源

2.1 丰富馆藏。

企业档案资源建设是一项事关企业科研事业兴旺发达的基础性工程。结构合理、内容丰富的档案资料是档案馆开展服务工作的基础条件。在丰富馆藏上，一是要建立和完善征集工作机制，加大向企业内部各机构征集档案资料的工作力度。二是要注意接收不同门类、不同载体的档案资料，以改变馆藏结构和增加馆藏档案资料特色。

2.2 重点开发。

《档案法》和《档案法实施办法》第四章“档案利用和公布”中，明确规定了以档案利用为中心内容的档案社会服务的要求、方式和权限。因此，当前企业档案信息资源开发的重点一是科技档案，为经济建设和科学研究服好务。二是馆藏专门档案，如会计档案、干部档案等。三是各种载体档案。现在档案馆中一般都有非纸质载体档案，包括照片、幻灯片、录像带和各种实物档案等，这些档案尚未引起社会重视，利用率低。四是围绕党的各项工作需要，采取多种渠道，重点开发与当前有关的档案资料，主动为社会提供利用服务。

2.3 广泛宣传。

通过各种宣传媒体以及各种形式广泛深入地对企业档案工作进行宣传。特别要注意收集档案利用事例，重视利用实效宣传。同时，举办馆藏档案资料的陈列展览，广泛开展地方特色档案资料的宣传工作，提高档案馆知名度。

3 以有效服务为目的，改革提供利用方式

3.1 增强企业档案馆社会服务功能，走现代化管理之路。

企业档案工作本质上是一项服務性的工作。其功能主要是收集、保管和提供利用档案，但就企业档案馆本身而言，其社会服务功能远不止这些，如：企业档案保护设备服务和档案业务技术和咨询服务等都属于社会服务的范畴。同时，企业档案馆要建立服务体系，优化企业档案信息资源配置；完善服务手段，提高服务速度和质量等着手，以最大限度地开发和利用企业档案信息资源为目的，建立高效、规范的社会服务体系，强化服务和管理标准，全面推动档案事业的。

3.2 建立企业档案信息利用服务中心。

企业档案信息利用服务中心主要担负企业档案信息的收集、加工、交流和咨询等任务，对企业档案信息资源合理进行开发、论证和评估等。档案信息服务中心因为其信息的可信度高，不仅可以作为档案信息扩散的媒介，扩大企业档案社会化宣传，为企业档案做广告，还能增强企业档案的利用率。同时企业档案信息服务中心还能提供企业档案信息资源服务，其咨询服务范围可以是政策咨询，也可以是商业和科技方面的信息咨询。

3.3 建立档案信息网络，实现信息共享。

企业档案馆可以通过建立“电子文件（档案）数据管理中心”。企业档案馆（室）要与企业的信息管理部门密切配合，建立电子文件（档案）数据管理中心，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询利用服务。实现电子文件归档，无论利用何种途径，不能由档案部门自行从网站上下载，以确保电子文件形成期间对其数据的真实性、准确性。

3.4 建立现代企业档案信息资源管理新模式。

要最大程度的符合现代社会需求，首先要提高档案工作的技术手段，强化企业档案基础工作的规范化和标准化，普及计算机、缩微等技术，对档案进行科学地整理、保管，改变过去以查阅案卷为主的单一档案利用模式，适应多样化需求。应用各种高新技术，为档案利用与发展提供全面的技术支持。将芯片技术、光纤和数字化技术、网络与监控技术等有效地用于档案信息储存、保管、开发利用各工作环节，提高档案信息的存储能力、传播速度，达到档案管理最优化效果，充分发挥档案信息的经济与社会效益；建立网上电子档案馆或虚拟档案馆，通过网络实现档案信息的远距离快速传输，让企业档案信息资源“流动”起来，使分散单一、封闭的档案信息转化为综合开放、类别丰富，跨地区、跨行业、甚至跨国界的档案信息，实现档案资源共享和档案信息利用的自动化、网络化。

随着现代信息技术的发展，传统的档案实体管理体系向现代档案信息管理利用新模式的发展是适应社会环境变化需求的必然趋势。

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