数字时代供电企业档案管理与信息化问题

张颖

摘 要：随着我国数字化时代的迅速崛起，供电企业紧跟社会的需要逐渐地发展起来，在发展过程中给企业的各类工作及管理带来了艰难的挑战，因此供电企业的档案管理水平需要进一步的提高，逐步的趋向于信息化管理。此文章从数字时代供电企业的档案管理与信息化问题来讲，围绕数字时代供电企业的档案管理的现状与问题提出合理建议及解决措施。

关键词：供电企业 档案管理 措施

供电企业的发展和国家社会能源的发展具有非常紧密的联系，供电企业必须跟上时代的步伐，只有做到更快更好的发展，才能满足社会能源的强大需求。企业档案管理工作纷繁复杂，人工档案的管理工作属于重点问题，数字时代的来临使企业档案管理走向新的道路。档案管理的信息化强大优势体现在使用及管理等几方面。想要更好的利用信息化管理，必须提高思想意识、规章制度、综合水平、管理模式等几方面的效率。

一、供电企业档案管理的现状和主要问题

1.1供电企业档案管理工作者水平不高

大部分供电企业在管理当中忽略了档案管理工作人员的整体工作水平，上层的领导并没有把提高档案管理者素质水平纳入培训计划当中，大量的档案管理人员的工作水平和思想意识始终是原地踏步，跟不上社会发展的步伐。由于这些人员没有经过较为系统的专业训练，工作仅仅满足于日常资料的收集、人工录入和检索，对档案规范管理工作没有达到规定的标准，在实际的工作当中对于发现、分析、解决档案管理中问题的能力存在缺陷，整体管理水平、综合素质、思想观念等方面有待提高，这种状况对于提高档案管理工作的整体效率起到了阻碍作用。

1.2供电企业档案管理制度不完善

供电企业的档案管理是根据国家法律规定开展执行的，每个企业在档案法制构建上，每一位员工都要贯彻落实《档案法》、《保密法》法律法规制度，从根本上形成健康健全的思想观念，做任何工作时都具要一定的法律标准。尽管企业都会顺应国家的相关政策来进展工作，但供电企业本身的管理却存在大量隐患，在实际工作的过程当中，供电企业存在着档案管理制度制定存在不规范、不系统的问题，有的企业对档案管理工作的具体措施没有严格规章制度，人员岗位职责不够清晰明了，档案管理工作没有设置明确的岗位，人员变动和流动性相对较大，而且对于相关标准都达不到规定的要求，从而也发挥不到具体的作用。有部负责档案管理的人员对自身的要求太松懈，并没有严谨的去遵守档案制度，档案整理工作不达标，导致归档的材料在个人手中散落丢失，档案缺失严重。没有规范的整理档案，对于收集归档的工作严重失职，档号和案卷标题不规范、案卷缺少卷内目录、组卷混乱存的问题不断出现。

1.3供电企业档案管理体制老旧手段落后。

随着信息化时代的发展，我国科学技术时代的日渐强大，系统的计算机技术功能在供电工作中被很好的利用。当前有些供电企业档案管理工作仍以传统老旧的人工操作模式为主，虽然有的企业已经开始进行简单的计算机技术应用，但是数字化的操作程度依然很低，做不到系统全面的运用计算机网络技术来管理档案，仍旧采用人工化工作模式，而手工模式的档案管理水平有限，已经跟不上社会发展的步伐，在数字化时代的大背景下，电力事业进展越来越好，档案文件的数目也是越来越多，传统的的人力手工模式已经无法顺应时代的发展，也无法满足档案使用者的需要。由于传统老旧的档案袋储存方式比较复杂，一方面是档案在录入、查找、检索费时费力，致使整体的工作水达不到较高的效率；另一方面是单个用户档案内容少，占用档案袋数量多，整理上架，排列杂乱以及占用空间大；查阅文件时都是采用传统的手工化整理模式，纸质变黄破损的状况容易出现，这样对于档案的完整安全的保存具有一定的影响。

二、供电企业信息化档案管理的改革措施

2.1加强培训提高档案管理者综合素质

逐步加强档案管理工作者的专业知识的培训和学习，管理者的档案管理工作能力和整体水平都有不少进步。虽说是要档案管理信息化，但这并不代表这项工作就不需要人的管理，不管是从哪方面来说，档案管理都需要管理人员去着手处理。针对当前供电企业档案管理部门员工参差不齐、员工队伍结构缺乏合理性、专业技术满足不了工作发展需要，必须从各方面出发，合理的运用不同方式来提高档案管理人员的专业水准与综合水平。务必将档案管理人员的培训列入供电企业培训的年度计划，对员工进行科学、合理的训练，一方面是要加强提高管理者的计算机操作水平。另一方面是要对档案管理者进行相关专业知识讲授，此外，还应该侧重讲一些关于供电、配电等相关情况等行业知识的课程，这样可以使档案工作者进行档案管理时做到对文件科学合理的分类及管理，在检索时可以节省时间、提高工作效率。档案管理者不但要做好自己的工作，还要着重的了解电力事业的发展进度，积极主动的去探究档案的管理规律，从而达到更高的工作成效。

2.2建立健全档案管理制度

加强档案管理工作在供电企业的重视程度，提高企业领导和工作人员的档案管理观念及意识，要做到全方位的落实。以企业正式文件颁发，把档案管理工作的任务落实到每个部门和相关工作人员手上。档案管理工作安排在具体的人员手中，必须负责到底。在档案管理过程中，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。为了使档案人员的工作量不再增多，企业必须规定档案的归整要求和归档时间，这样不仅可以提高技术人员的归档意识还可以提高整体的工作效率。对于已经收集到手的档案文件，针对相关文字、图纸、等有效资料的存在方式，依据供电档案的规律和特征，在分类和整理的时候，重点是要依据科学合理的管理方法，要便于日后的保存、录入、查阅、利用。建立健全相应的归档目录，对于已经制定的规范制度必须要做到要严格执行。要求档案部门建立相應的责任制度，在管理工作中必须按照规范的档案管理制度办事，为档案管理制度的落实提供重要的保障，避免出现档案遗失、档案泄密等问题。

2.3进一步加强档案信息化管理

随着现代社会更新换代，在网络信息时代背景下，供电企业信息化程度也紧跟时代的脚步逐渐提高。档案信息的网络化管理不能一蹴即至，需要逐步完善。信息化时代的发展，进一步规定企业档案工作内容要顺应时代要求，加快网络信息化进程。这就必须做到可以熟练运用系统的电子档案信息计算机技术服务，逐步实现对企业管理电子政务、文档一体化管理系统的应用。档案管理不仅存在传统的归档环节，还有对电子文件的生成背景、环境、系统的开发设计等复杂问题对档案管理提出技术功能要求。档案管理部门要深入到与档案管理职能息息相关的信息软件开发设计工作，要涉及电子文件完整、安全归档、机密保存的等多方面的设计内容。基于规范档案管理软件的开发、研制、安装、使用等要求，逐步提升计算机协助档案管理的程序系统化水平，为档案数据的安全和有效利用提供有力的保障。

三、结论：综上所述，档案管理在供电企业中是处于不可小觑的地位，起到非常强大的作用，所以在数字时代的大背景下，社会对档案管理工作的效率不断增高，所以这项工作不管是从思想意识、管理理念、还是实质工作当中，都需要不断的提高工作水准及综合素质，使档案工作可以为供电企业的资源建设和发展提供有力的支持，从而有效的发挥作用和价值。

参考文献：

[1]刘玉华.数字时代供电企业档案管理及其信息化问题探讨[J].办公室业务.2016（06）.

[2]张先蕾.数字时代供电企业档案管理及其信息化问题研究[J].科技视界.2014（02）.