基于信息化形势下农业科研档案管理工作的几点分析

徐诚时

摘 要：随着科学技术的不断发展，信息化得到了广泛的普及。作为主要的农业工作，农业科研档案管理工作是否顺利完成不仅关系到我国农业的进步，也关系着科研工作的发展。因此，本文基于信息化形势下，对农业科研档案管理工作的重要意义进行阐述，并探索加强农业科研档案管理工作效率的一些途径，以供相关人士参考。

关键词：信息化；农科科研档案；途径

引言：隨着我国农业的不断发展，农业科研档案的重要性日益凸显。它不仅记载着农业科研院所过去的历史，也真实记录着当下各项工作的开展情况，涉及到影像、音像等各种内容。因此，加强农业科研档案管理十分重要。在科技飞速发展的今天，我们可以积极利用相关信息技术来辅助管理工作的实施。

一、信息化形势下加强农业科研档案管理的必要性

在信息化这个大背景下，需要我们强化对农业科研档案的信息化管理，这主要指的是将农业科研档案资料转化成信息化的资料，并对档案资料的存储方法进行更新，主要是由纸质存储方式向电子的存储方式演进，最后通过计算机对农业科研档案进行统一管理，实现操作过程的简便、快捷、准确。

因此，对农业科研档案采取信息化管理十分必要[1]。第一，信息化管理可以提高工作人员的工作效率，与以往的纸质资料相比，计算机中的资料可以实现交流共享，还可以被重复利用，这不仅减少了工作人员需要不断记录资料的精神压力，还可以防止相关重要资料的丢失何和遗漏，保证了农业档案资料的准确性与安全性。第二，农业科研档案的信息化管理可以促进档案日常的查询与借阅活动合理有序的进行，由于计算机在档案管理工作中的应用，档案管理人员整理处置档案的活动变得规范化与系统化，当科研人员在工作过程中需要对相关农业科研档案进行参考和研究时，可以凭借自身的权利利用电脑自主的对档案开始查找与阅读，这样，就免去了以往在借阅过程要与档案管理人员沟通说明的流程，增强了便利性，从而促使我国科研工作顺利的开展。另外，在查询档案的方式上，档案信息化管理模式概改变以往的精确查询的繁琐程序，取而代之的是模糊查找方式，促使工作人员的工作效率大大提高。

二、信息化形势下加强农业科研档案管理工作的途径

（一）完善信息化管理体系

要想使农业科研档案的信息化管理工作顺利开展，必须加强相关部门的规章制度的建设，只有积极明确相关管理规定，农业科研工作才能更快更好地开展。因此，农业科研机构与档案管理机构除了要认真贯彻落实政府制定的相关法律，如《中华人民共和国档案法》等，还要结合科研院所以及档案管理部门的实际情况，建立更加贴近工作实际的、符合自身发展需要的相关规章制度，例如制定电子档案管理制度等，从而促进档案信息化管理工作的顺利实施，实现信息化管理体系的不断完善[2]。另外，应促进企业工作人员积极遵守相关的档案管理规章制度，保证工作人员在农业科研档案的制作、整理、保存等各个过程中不断贯彻落实相关规定，积极履行自身的工作职责，这不仅有助于从业人员自身能力的提升，还有助于纠正从业人员在日常工作过程中的错误行为，从而提高部门的工作效率，促进信息化档案管理技术顺利应用于农业档案管理当中。

（二）打造健全的数据库

当下，随着科学技术的不断发展，每一种信息与数据都要求有健全的数据库。要想使数据库发挥自身作用，就要不断建立健全数据库管理系统。因此，在进行科研活动的过程中，参与部门与工作人员应该积极打造完善的信息数据库系统，对于每一份档案的制作与生成，档案部门的工作人员都应该建立一个与这个档案相呼应的数据库，同时，还要对每一份档案的内容、形成日期以及后续对档案的存储与保护工作等进行严谨的归纳与分析，并为每一份农业档案信息按照计算机生成的顺序制作相应的序列号，以方便档案工作人员或者农业科研人员日后的查询与整理，从而减少人们的工作量与工作的繁琐程度。一个数据库构建完成之后，最主要的就是要做好保存工作，在信息化不断发展的大背景下，档案管理人员就要将以往的纸质版档案进行转化，利用信息化技术等科学技术将纸质版档案转化为电子版档案，并完成日常工作中的记录，从而缩减档案保存流程，减少档案在传递、生成与保存过程中出现的人为错误。

（三）构建完善的资源交流平台

只有实现材料信息之间的相互共享，农业科研档案的信息化管理工作才更具优越性，为了促进农业信息资源的共享，相关科研机构就要努力打造一个农业信息资源共享平台，从而促进各部门之间相互交流合作，实现信息的相互流动，达到合理配置资源，促进各个机构共同发展的目的。因此，科研机构应该加大对农业科研档案信息化管理工作的投入力度，增大资金支持，建立健全相关工作设备，例如打印机、计算机、扫描机、传真机等，为档案管理工作的顺利开展提供便利。其次，要建立健全资源共享平台，主要有数字化平台与关机保存平台两类。关机保存平台主要指的是在农业档案信息化管理工作过程中，农业档案不会被恶意的复制或是删除，从而确保农业科研档案信息的完整性与准确性。除此之外，档案管理人员要不断增强自身的科研能力与与时俱进的能力，积极运用现代信息技术促使农业科研档案信息向社会传播与开放，例如可以通过电脑播放、语音宣传等形式，让农业信息突破封闭的格局，实现农业的资源的相互共享与运用，从而促进农业科研院所研究出更多有利于农业发展的科研成果。

（四）加强数字化管理在档案管理中的应用

随着信息化的不断普及与应用，数字化技术在农业档案信息的管理工作中具有重要影响。数字化技术的应用不仅可以使农业档案管理工作流程更加方便与快捷，还对农业档案信息的安全性与完整性起到一定的保障作用，防止为不法分子提供犯罪的契机。因此，在对电子版档案的管理方面，科研人员一般采取电子版档案为主，纸质版档案为辅的管理措施。在对纸质版档案的管理方面，工作人员首先对各个档案信息进行分类整理，之后运用数据化科技对这些档案进行扫描，扫描顺序一般是从最重要的档案信息开始，将扫描得出的图像存储到具有安全保障的硬盘内，最后利用计算机技术，将这些档案信息的数字图像制作成微缩产品，从而使这些档案资料得到安全且长期性的存储。与此同时，档案管理人员在对档案信息进行整理的同时，在档案形成、传递、存储等各个环节对纸质版和电子版的档案进行双重备份，从而避免信息在整理过程中丢失或是遗漏。在加强数字化管理在档案管理工作中的应用时，必须要做到双重备份、双重保险。

结语：总而言之，在信息化不断发展的大背景下，农业科研档案实施信息化管理越来越重要，为了促进信息化管理技术更好更快的应用到档案信息管理工作过程中，必须要完善相关管理规定，打造一个安全可靠的资源共享平台，并积极构建完整的数据库系统，只有这样，农业科研档案管理工作才能更快更好地实施，我国农业才能不断的向前发展。

参考文献：

[1]余宗桦.基于信息化形势对农业科研档案管理工作的几点思考[J].信息化建设，2015（11）：245.

[2]张英妹.省级农业科研档案收集中存在的问题及措施[J].现代农村科技，2015，24（13）：30一31