集团与股份公司人事档案管理有关问题研究

文/董光端



集团与股份公司人事档案管理有关问题研究

文/董光端

河北港口集团有限公司

我自去年8月底接手档案管理工作以来，对人事档案管理现状及存在问题进行了深入调研，并试图就进一步提高人事档案管理水平进行了学习和思考，现将有关情况汇报如下：

1 人事档案管理现状

1.1 人事档案数量

截止2017年4月底，集团与股份档案室共保管两级机关、30家不具备档案保管条件或人数较少单位、退（离）休局级领导人员、离职人员的人事档案共1446册，其中中层领导人员档案336册，集团科级及一般人员档案583册，股份公司科级及一般管理人员档案497册，退（离）休局级领导人员档案18册，离职人员档案12册。

1.2 档案室条件

（1）集团档案室位于老办公楼一楼，有库房和阅档室各一间。现有五斗档案柜14组，共70个，可用柜65个。配有电脑4台，打印机和灭火器各一个，简易桌椅5套。

（2）股份档案室位于办公楼16楼，库房和阅档室共用一室。现有五斗档案柜12组，共60个，可用柜60个。配有电脑、打印机、复印机、除湿机、灭火器各一个，办公桌椅2套。

2 存在问题与困难

2.1基础设施建设陈旧。在设备配备上，集团与股份档案室情况类似，都存在档案仓库面积小、基础设施老化陈旧等现象，在安全措施上，“三防”（防火、防潮、防盗）等安全设施配备不足且年限过长，档案库房堆放很多闲置和废弃的办公家具和用品，一旦发生意外，后果将无法挽回。

2.2管理方式落后。在档案整理上，由于人事档案散材料收集制度不完善，各单位执行情况和力度不一致，致使各单位人事档案管理水平参差不齐，存在问题较多，例如档案盒或档案袋规格不一致、破损，材料遗失、缺失，档案材料分类不规范等问题。在登录方法上，仍旧采用手工登记的方式，没有形成现代化的管理方式，一旦查询历史记录，费时费力。在档案转递上，由于各单位人事档案管理重视程度不够，在人员调转过程中，不能及时进行人事档案的转递工作，时长造成“人”、“档”分离。

2.3管理力度不够。随着集团和股份公司的改革优化，分子公司的职能调整，人员内部流动加大，但各单位人事档案管理人员投入不足，人事档案的整理力度严重不足。档案整理方面，根据中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，目前仍有处级以外的1094本人事档案需进行档案尺寸更改和档案盒更换工作。

2.4档案室分开管理不便利。集团、股份档案室分处两地，管理不便。且查询、借阅、转递档案较为频繁，两级档案室分处两栋楼给管理工作带来极大不便。

3 已完成的工作

3.1盘点。盘点集团、股份档案室所保管的人事档案数量，检查档案柜使用情况及破损情况，对可利用的档案柜进行逐一编号。

3.2档案核查。根据档案保管权限，通报没有档案管理能力或员工人数上且员工档案应在集团或股份保管的单位，上报代保管档案名单，并依据此名单核对现保管档案。经核对，共找出56本人事档案未按规定在机关档案室保管，经多方沟通与查找，56本在外档案全部接收完毕。

3.3散材料归档。配合人力资源信息系统机关人员信息完善工作，已将近10年未整理的数百份散材料归入人事档案散材料文件夹中。

3.4档案柜规整。档案室档案摆放过于随意，分布不均匀，为方便查找，已将档案统一集中。

3.5完善制度建设。根据档案工作实际，总结经验，对标先进，草拟《员工人事档案管理办法》修订稿。

4 工作计划

4.1 档案室改造升级，全面提升基础设施建设水平

拟参考本市委组织部人事档案室，综合集团、股份档案室实际情况，将集团和股份公司人事档案室合并，按照国家《干部人事档案工作条例》对档案室条件设定的标准，重新新粉刷，铺设防火地面，改造老化电路，更换密集档案柜和防盗门，添置除湿、防火、防尘等安保设施，改造升级档案室，保障档案安全，优化工作环境。

档案室平面布置图

4.2 档案管理权限下放，提高管档效率和服务质量

根据《人事档案管理办法》中对保管权限和职责的有关要求，机关可代集团所属单位中档案很少的单位保管员工人事档案。目前，机关档案室除机关部室的371册员工人事档案外，还代46家分、子公司级及中心保管1365册统招员工人事档案，《人事档案管理办法》中规定“人事档案在1000册以上可设置专职档案管理员”，机关保管的1736册人事档案和456册专业技术职务档案，仅设1名档案员，管理工作任务量过大，已影响到了档案服务的效率与质量。经研究，拟将员工总数在100人以上的单位员工人事档案转还各单位自行保管，档案管理权利的下放与回归既能分减机关档案室工作任务量，又能方便各单位查询、使用本单位员工档案，简化查档流程，提高档案利用率和工作效率。