小型汽车服务公司台账智能管理系统研究

岳阳 姜林枫

摘要：小型汽车服务公司当前的台账管理模式严重影响了多元化业务的管理，为此，本文提出在小微汽车服务公司引入台账智能管理系统，以实现多个业务点台账的集成存储和科学，进而为小微汽车服务公司的商业价值开发奠定数据基础。

关键词：小微汽车服务公司；台账；集成；分级管理；模式；智能

1.当前台账管理的瓶颈

由于成本门槛，绝大多数的小微汽车服务公司还没有购买或研发专门的业务台账管理系统，只是运用wps office等软件对公司的业务台账进行管理，本文将小微汽车服务公司的这种台账管理模式称为“基于wps office的台账管理模式”。

基于wps office的台账管理模式，只是对公司的业务进行简单登记，数据按照业务点分别存储在登记人员的电脑上，形成数据孤岛。

这种管理模式，对于单一业务点来说，基本能满足公司的台账管理需求。但随着公司多元化企业战略的实施，业务点在不断增加，数据孤岛也不断增加，这使得公司管理人员无法实时汇总各业务点的台账数据，更别提复杂的统计查询和必要的业务提醒了。最让人头疼的是，基于wps office的台账管理模式，由于多点独立管理，导致公司层面的台账管理环节多、效率低、差错概率高，台账数据莫名其妙丢失就成了不奇怪的事情了。

因此，基于wps office的台账管理模式，既无法科学的管理公司的多元化业务，也无法基于台账数据对公司以及业务点的业务进行及时管理，这极大困扰了小微汽车服务公司业务的健康发展，成为制约小微汽车服务公司主营业务进一步发展的瓶颈。

2.打破瓶颈的方案

随着台账管理系统研发成本的不断降低、小微汽车服务公司资产规模的不断壮大，在公司引入台账智能管理系统的经济能力已经不是问题。为此，引入系统，对多元化的业务台账进行在线智能管理，是打破瓶颈的可行方案。

2.1解决方案——引入系统

创新台账管理模式，开发适合于小微汽车服务公司多元化战略的业务台账智能管理系统，实现本公司多元业务台账数据的科学管理，是促进小微汽车服务公司业务的健康发展，打破制约小微汽车服务公司主营业务多元化发展瓶颈的科学之道。

该系统的引入，极大减轻了台账从业人员的工作量，实现及时、便捷、实用的台账应用查询和统计，进而为管理层提供准确及时的决策服务。

2.2方案核心——智能管理

公司引入系统的核心是台账的智能管理，包括台账登记、台账集成、台账存储、台账修改、台账查询、台账提醒、台账统计以、决策支持及台账分级处理等。

相应地，为了实现台账的分级处理和集中管理，系统还要实现台账的机构管理、人员管理、权限管理以及安全管理等。

3.台账智能管理系统的分析

为了实现台账的智能管理，满足小微汽车服务公司多元化业务台账管理的需求，台账智能管理系统的需求分析如下：

3.1功能需求分析

（1）台账的登记。该功能用于实现台账信息的记录，要求满足多个工作人员同时进行多类业务台账的日常录入操作。

（2）台账的修改。该功能用于在台账信息有误时对台账信息进行修改和删除等操作，主要包括修改部分科目和重新填写。

（3）台账的存储。该功能用于在台账登记或修改后将台账数据安全的保存在数据库中。

（4）台账的查询。①单台账查询：指在单独的台账中，按照给定的条件进行的查询，条件包括：记账日期、结账日期、业务主管、客户名称、客户电话、客户车牌号码、时间段、数值范围等。②多台账查询：多台账查询是指按照特定的对象，例如某客户，又如客户车牌号码，将与对象相关的多个台账的数据汇总查询。

（5）台账分级处理功能。不同的业务功能对应着不同的操作角色，不同的角色代表着不同的台账管理权限。在用户登录系统后，应赋予用户相应的角色，该用户在自己角色权利范围内对台账进行相应的操作，从而达到台账的分级处理，实现较高的数据安全性。

（6）台账统计功能。用于制作相关的报表，包括日报，月报和旬报。要求系统基于用户的具体需求，根据登记的业务数据，自动生成各类Excel格式的统计报表。

（7）台账的提醒功能。①业务提醒：主要是系统对需要提醒的业务及时发出通知。业务提醒主要包括未完成业务提醒、未结账业务提醒等。②操作提醒：主要是系统对关键功能的操作要跟踪出现提示信息，让用户清楚自己当前的操作情况。

（8）台账管理功能。主要实现台账的初始化、台账的结转、台账的备份和恢复、台账的导入和导出等功能。①数据备份与恢复。数据的备份与恢复功能，使管理机构能够备份和恢复当前业务台账管理系统中的所有台账数据。②数据导入与导出。可以将业务数据通过文本文件、EXCEL表格的方式导入到系统数据库中。也可以将系统的业务数据库中的数据导出到文本文件、EXCEL表格中。

（9）客戶价值开发功能。基于台账信息对客户基本信息、业务信息、接触信息对客户消费行为进行分析，以获得潜在的客户价值点，并给出价值开发建议。

3.2数据需求分析

根据公司现状及其现有的主营业务，系统的数据主要涉及公司数据与业务点数据两大类。其中业务点数据主要涉及机修、钣金喷漆、北斗、保险、畅捷、金乔和车服等业务。另外每一项业务都涉及客户数据、业务点数据以及业务员数据。

对于业务点而言，不同的业务点数据都有不同的数据表结构，从而实现数据的有效管理；对于公司层面而言，应该将不同业务点数据集成在一起，从而实现台账的深度管理和智能分析，并为开发客户的商业价值提供数据支持。

结语

本文提出的台账智能管理模式在济南市的几家小微汽车服务公司进行了推广和应用，不仅克服了传统台账管理的弊端，而且提高了台账管理的效率，取得了较好的经济效益。本文提出的方案对其他领域的台账管理也有一定的借鉴作用。