利用EXCEL办公软件做好企业退休人员管理

张 君

（北京航天万源科技有限公司党群工作部，北京 100176）

0 引言

企业管理包含诸多方面，针对设备管理、安全管理、人事管理等诸多方面企业都提出了精细化管理的要求。许多企业已将退休人员管理也纳入精细化管理的范畴，并将退休人员精细化管理作为企业构建和谐运营环境的重要手段。

1 EXCEL办公软件应用

企业退休人员数量多、情况复杂、相对松散的组织关系给管理带来许多不便，为更好地为退休人员创造一个“家”的环境，需要企业相关管理部门给予他们更多的关注。为此，从退休人员的基础数据入手，用EXCEL办公软件记录相关信息，针对例行性事项或特殊事项做到有提示、有预警、有追踪，避免事项遗漏，减少由于误解而造成不和谐因素。Microsoft Excel是电子试算表程序（进行数字和预算运算的软件程序），它适用于微软公司的Windows和苹果公司的Macintosh平台，该软件与Microsoft Word文书处理软件、WPS等共同成为办公室文字处理工作的主要工具软件。

（1）首先根据Excel文件中退休人员名册中身份证号码自动导出生日，并设置提示信息，在其生日到来前2 d软件自动报警提示，管理人员即向该退休人员发出生日祝福短信或微信问候，以表达单位的关心。

（2）以图1中所示为例，花名册的EXCEL文件中有每个人的18位身份证号码信息在C列，可以用公式完成身份证号码中出生日期的提取。以D2为例输入公式“=TEXT（MID（C2，7，8），“0-00-00”）”，则单元格 D2 可显示该人生日。E 列用于计算并显示生日日期距离今天还剩几天，以E2为例输入“=IF(DATE(YEAR(NOW())，MONTH（D2），DAY（D2）＞TODAY（-1），DATE(YEAR(NOW()),MONTH（D2），DAY（D2）)-TODAY(),"生日已过")”，当E列的数值≤3并≥0时，该单元格显示为红色。目的是当距离某人过生日＜3 d时，软件给人们提示。生日已过的单元格底色则变为白色，同时显示“生日已过”。

图1 从身份证中提取出生日期并计算生日状态

（3）方法步骤。用EXCEL打开花名册文件，逐步选择“开始”→“条件路线”→“新建规则”→“选择规则类型”选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”。

选择“单元格值”是将条件值填写到右侧的条件框中，具体方法及步骤，即由图2（a）→图2（b）→图2（c）→图2（d）。见图2。

2 特殊事项处理

（1）同样针对不同的离退休人员可能存在的特殊事项，如将生病住院、出院、去世丧葬等重要事项的日期填入H列，特殊事项内容填到F列，G列则可以用来计算H列的时间距离今天还剩几天。当G列数值≥0并＜3 d时，将同一行F列单元格底色显示为红色，提示管理人员避免遗漏。图3。

（2）特殊事项的提示，采用通过判断G列单元格的数值是否在0～3之间。具体设置方法与上面略有不同。选择F2单元格，“开始”→“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“选择规则类型”选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在“为符合此公式的值设置格式：”中填写“=$G2≤3”，将格式设置为红色。见图4。

3 结语

通过两年多的实践证明，通过EXCEL软件进行重要事项时间提示的管理方法提高了工作效率，也降低了工作的差错率，是一种有效的管理方法。特别是退休人员从企业对退管人员的准时准点、一丝不苟的工作中感受到了企业的关怀，为企业的健康发展营造了和谐有序的外部环境，退管工作也得到了企业的高度认可。

图2 设置条件格式规则

图3 特殊事项的时间提示方法

图4 由其他单元格的值控制本单元格突出显示方法