网络环境下开展档案管理工作之策略

翟群

摘 要：网络技术给我们的生活带来了巨大的变化。网络技术已经广泛应用于各个行业，对这些行业的工作模式和服务模式产生了巨大的影响。网络环境下，档案信息服务需要受到广泛关注。在网络环境下，社会各界负责做好档案管理工作。因此，当务之急是要满足公众的需要，但许多问题仍然需要解决。

关键词：网络环境下；档案管理；必要性；实施措施

1 网络化档案管理的必要性

1.1 档案管理进入网络化的时代是档案事业和科技发展的结合。信息技术应用如此广泛，随着档案的数量与日俱增，网络环境下的档案管理工作也变得更加的重要起来，电子文件的收集、整理和利用已经不能够使用传统的档案管理方式来进行，档案管理在网络化的环境下，需要遵循信息服务本位的思想。

1.2 网络化环境下的档案管理是为了工作效率的提高。各企业单位的不断发展，档案资料的内容、形式和数量都是几何数的增长，因此传统的档案收集和整理不能够带来多大的效率提升，而网络化的档案管理则可以改变这一现状，电子档案实现了自动收集和整理工作，而这部分工作占据了传统档案管理的大部分时间，说明网络化的档案管理能够极大的提升档案工作的效率。

2 网络环境下的档案管理优点

2.1 提升了工作效率和改变了工作手段

网络档案的产生、传输和整理、利用都是需要和网络来作为枢纽，通过网络来将个档案产生单位进行联接，因此数字化的档案管理具有更加高效的特点，可以不被时间和空间的限制所束缚。档案管理网络化对于传统档案管理工作来说具有较大的改善，过去单纯的手工劳作效率低下，而使用网络档案管理，工作模式出现了转变，提升了管理效率和管理质量，而且，档案管理人员不需要再进行过多的体力劳动，因此可以解放双手。

2.2 给企业和单位带来更多的机遇

计算机网络最大的特点就是快速，这对于档案信息资源的时效性来说非常的重要，企业或单位在进行市场竞争的时候，往往是因为信息资源的获取速度不同，而居于不同的竞争地位，说明，信息获取速度能够为企业或单位的创新、发展、生存带来较大的影响，网络环境下的档案管理能够充分的利用好网络的快速这一特点，让信息的时效性更好，为企业的发展和创新提供基础力量。

2.3 为企业提供了更为先进的硬件技术平台

网络环境使企业的竞争方式和手段的转变成为可能。同时，基于网络外部性的网络环境又使得企业必然转变竞争方式，以求得在激烈环境中生存与发展。企业顺应信息的网络化已成必然趋势，具体表现在以下几个方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到处可见，知识的流淌与外溢效应愈加显著，关键是如何正确地判断和应用；技术进步日益加速，新技术产生越来越快，大大增加了企业间的相互依赖性；技术更具有的可获取性，技术的交流渠道多样化，只有不断地创新、合作，才能保持优势；全球经济一体化，国内市场成为全球市场的一部分，中国企业也可以利用全球市场；受环境和资源限制，增强资源的有效利用，扩大可利用资源的来源，从资源依赖型向知识依赖型转移成为迫在眉睫的问题；日益增加的服务期望，个性化的产品与个性化的服务不断增长的要求，扩大了企业与客户关系的内涵；计算机网络技术的快速发展，网络通信系统具有高度的开放性、可靠性和可缩放性；网络服务系统具有以不同服务质量传输不同数据类型的集成服务能力，在其上传输的信息和数据具有良好的操作性和一致性语义。

3 如何进行网络化档案管理工作开展

3.1重视档案信息服务观念的创新

档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重宣传档案信息，淡档案信息开发与利用创造良好的外部环境，更好地为档案信息开发与利用服务。

在国民经济和社会信息化发展的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识信息化建设所引发的理论与方法的突破与变革；积极应用实践；利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，档案部门要在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案信息利用服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

3.2强化档案信息服务体系的构建

首先，攀升档案信息资源体系。一是建立行业档案信息资源体系，集中本行业档案资料，对档案信息进行整体开发、综合管理，形成档案信息关头产品，为某一行业服务。二是建立地区综合档案信息资源体系，以地市级综合为中心，辐射各县、市、区，形成资源共享的格局，体现经济的区域性，以利用档案信息的整体开发，统一运用。三是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，以利于提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。

其次，建立档案数据库，打造信息开发利用的基础数据，并开展档案咨询服务。

再次，运用现代信息技术手段进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源尤为现实提供技术支持。

3.3完善网络化信息服务的环境建设

目前，档案信息的安全问题及档案信息软件的兼容性问题日益突出。《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。

3.4畅通网络环境下信息服务的反馈渠道

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强信息服务工作，提高网络环境下信息服务质量的有效途径。改进和加强档案利用效果、信息反馈收集工作，应该在建立并不断完善档案利用等相關规章制度的基础上，使档案管理人员和利用者在共同完成档案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，达到用规章制度规范档案信息，利用反馈工作的目的。做好档案利用效果反馈收集工作的关键在于：一是对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性。二是加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。

4结束语

新时代下，计算机网络技术在档案信息管理中的应用已经成为一种必然趋势，并且已经发展成为档案信息管理工作的基础与核心，引进计算机网络技术在档案管理中的应用已经成为一种必然，切实实现档案信息管理的自动化、信息化与网络化，以此促进档案以及档案管理事业的发展。

参考文献：

[1]丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究[J].南京工业职业技术学院学报，2011（2）.