新时期完善中学档案管理工作的几点建议

赵君霞

【摘要】档案作为中学管理的重要组成部分，其科学化水平的高低关系到中学管理是否高效。本文将从中学档案管理科学化的必要性出发，分析档案管理工作存在的问题，并提出中学档案管理的几点建议，希望对中学档案管理工作提供一定帮助。

【关键词】中学 档案 科学化 管理策略

【中图分类号】G270.7；G637.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）17-0204-01

前言

档案作为中学教育、教学、管理工作和活动的真实记录，体现中学的发展历程，也是学校作出决策的重要依据。因此，档案管理工作是中学管理工作的重要组成部分，对学校持续健康的发展具有重要意义，是其提高效益、科学管理的重要保证。

一、中学档案管理科学规范化的必要性

第一，档案管理是中学管理的基础环节。传统的档案管理主要针对纸质资料的收集、整理、归类、保存等，是单位各项工作的重要资料库。若管理人员只是将档案材料堆放在档案室，则必然会引起档案管理混乱。不便于查找和使用。由于中学人员存在一定流动性，工作人员将档案材料自行保存时，将可能会出现工作人员离职则档案丢失的问题，进一步影响中学工作的延续性。严重时，中学的机要还有可能流失，造成无法挽回的损失。档案作为原始记录，是影响中学生存与发展的基础性工作。

第二，档案管理是中学信用管理的重要保证。随着我国对社会信用体系重视程度的日益增加，中学档案管理也逐渐被视为反映单位管理水平、财务状况等诸多问题的窗口。信用档案建设作为社会广泛关注的焦点，中学档案必然会成为信用管理的重要保证。

二、中学档案管理工作存在的问题

1.缺少对档案管理的重视

目前，许多中学普遍存在重视教育教学业务工作的管理和提升，缺少对综合档案管理的重视，有些单位甚至没有设置专岗管理档案，对档案管理工作的重要性认识不足，更忽视了档案材料是单位的重要资料库。与其他部门相比，档案部门被视为“冷部门”，极容易成为精简部门或被撤销，只保留兼职档案管理人员。然而，这些保留的兼职档案人员大多没有固定的岗位，且他们的档案业务知识偏低，没有经过专门的档案业务培训。再加上档案管理部门在中学中地位较低，这都在一定程度上制约了档案工作的长远发展。

2.档案管理模式落后

虽然中学的档案管理工作存在一定规模，但档案工作管理机制与单位的发展存在脱节现象，有些中学的档案分散在各个部门，没有专门的档案室。这导致各部门的档案互相封闭，档案整体处于零散状态。此外，各部门管理档案的相关人员大多未经过专业培训，他们认为档案管理就是将档案装订成档，随意丢放在橱柜里，档案的查阅和利用率极低。

3.档案管理工作科学化水平较低

随着互联网技术的迅猛发展，信息化技术被广泛应用在工作和学习中，办公自动化、文档一体化的相继出现，极大地提高了人们的工作和学习效率，档案形成方式和管理方式也发生了较大变化。与传统的纸质档案不同，信息化模式下的档案管理方式与传统管理方法的矛盾日益凸显。简单来说，中学的文件现今已基本都通过计算机完成，许多学校在逐步向办公无纸化方向发展。档案的原始记录性逐渐被便于复制的电子文档特性代替，电子文件的安全性和长期保存问题又难以保证。

三、中学档案管理工作的几点建议

1.政府要加大对中学档案工作的支持力度

首先，政府相关部门要积极完善法律法规，严格按照法律加强档案工作队伍建设，对中学经常性地监督和指导工作。加强与相关部门的沟通，宣传档案管理工作的重要性以及健全档案的重要意义，为中学做好档案工作营造氛围。其次，发挥先锋模范带头作用，将档案管理工作成绩突出的中学作为典型试点，树立典型，发挥以点带面功效，进而全面提升中学的整体管理水平。具体来说，政府相关部门可先推出示范单位，带动其他档案工作不规范的中学，使其有先例可借鉴。

2.中学应转变档案管理理念

俗话说，理论是行动的先导，中学要想科学管理档案，必须要改变传统的档案管理理念，确立档案实用效益观念，破除旧的档案管理模式的藩篱，打破各部门之间的界限，牢固将档案效用观念应用在档案管理工作中。只有转变档案管理理念，才能引导档案工作者用心收集、整理、分类、保管、利用好档案。领导要带头学习《档案法》等相关档案条例，以便在单位内部自上而下地认识档案工作的重要性，将一把手抓档案工作常态化。

3.完善档案科学化管理机制

无规矩不以成方圆，档案工作的科学化自然离不开科学的档案管理机制。因此，中学要建立并完善档案科学化管理机制，保证档案及时收集、整理、分类、归档。档案管理机制的完善，可依据档案工作是否满足社会经济发展需要、是否符合单位实际情况、是否有利于档案的长期保存。同时，档案管理部门要充分利用互联网技术，开发适用于本单位和档案工作现状的计算机系统，从技术与管理两方面来确保档案数据的安全，对纸质档案和电子档案“双管齐下”，将分散在不同载体、不同部门的信息集中到档案部门的计算机系统中，为单位的工作人员提供高效的数字信息服务，以实现档案资源的共建共享。

4.档案工作人员应不断提升业务素质

作为档案管理工作人员，不仅要提升档案工作的专业水平，还应熟练掌握计算机操作技术。一方面，要定期参与上级部门组织的业务培训；另一方面，要加强档案专业知识的学习，对工作中发现的问题及时分析并整改，将档案科学化、信息化管理落到实处。

5.健全档案管理网络

在如今中学档案管理工作中，电子档案成为档案管理的主流，用电子文件的形式进行保存，有利于档案的查阅和調取。利用先进的现代化多媒体技术，使得纸质文档逐渐转变为电子文档。计算机网络处理已经成为各个行业专业化的一种标志，尤其对于档案管理来说，需要处理大量的数据与资料，传统的人工管理难免出现疏忽或错误，而计算机处理则相对要精确且高效得多，因此档案管理必须突破传统模式，适应现代化管理模式，才能更加充分的满足人们的需求。

四、结语

总之，档案在中学发展中有重要意义，加强档案的科学化管理是中学亟待解决的重要课题。学校应加强顶层设计，特别是要从战略高度充分认识到档案管理的重要性，档案管理部门也应积极探索档案信息化、规范化、科学化的具体策略，为中学的持续健康发展提供有力保障。

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