探析信息时代基层医院档案管理现代化的研究

徐姗姗

摘要：档案管理工作的现代化是指利用现代化的技术设备和服务手段科学有效地管理档案，进一步提高档案的服务质量和效果，实现档案管理工作的系统化、网络化、档案保护技术方法和服务手段的现代化。档案管理工作的现代化是加强和改进档案管理工作的重要途径和方法。

关键词：信息时代；医院档案；管理；现代化

随着科学技术的迅猛发展，计算机、网络等新技术、新手段在社会生活的各个领域被广泛应用，也为档案工作的开展带来了新的机遇和挑战。随着形势的不断发展，传统的手工档案管理方式越来越不能适应时代发展的要求。尤其是传统的手工档案管理方式劳动量大、强度高，查询速度慢，工作效率低，严重影响着档案的开发利用，不利于档案事业的长远发展，同时，由于原有的纸质档案保护年代久远，加上原有档案的载体材料质量较差，保护手段相对落后，保存环境也并不十分规范，有些档案已经出现了严重问题，如果不及时采取有效的措施进行保护就会影响到档案管理工作共享性较差，不能形成同一档案资源大家共同查阅的便利条件，某一份档案一旦被某一利用者查阅，同一时段内就会被这一个人独占，其他人就不可能同享这份档案资源，这就迫切需要采用现代化管理手段来提高档案管理质量和利用效率。档案工作只有不断适应时代发展的新要求，逐步实现档案管理工作的现代化、规范化、程序化，才能充分发挥好档案的重要作用和意义，为社会主义现代化建设做出积极贡献。扎实有效地推动档案管理工作的现代化进程。

一、医院档案管理工作的重要性

医院档案作为医院各种医疗资料、数据的储存载体，对医院的医疗研究、科研活动等各项工作的开展提供了必要的支持和依据，其管理水平的高低直接影响着医院管理工作的好坏及医疗发展水平的高低，是实现现代医院管理科学化、发展规范化的强有力的保障。实现医院档案管理工作的创新，是医院创新改革与进步的必然选择，它将为医疗改革和医院管理注入新鲜血液，从而实现医院经济效益和社会效益的双赢。

二、改变传统观念，以现代化的管理理念进行档案管理

现代化的管理理念，是实现医院档案管理现代化的重中之重，正确的现代化管理理念能够对医院信息化建设及档案资源的有效利用起指导作用。首先，应转变传统的管理理念，不断树立先进的管理思想，并坚持学习科学的管理理论，然后采用与之相适应的管理方式和方法，以此来达到预定目标；其次，医院档案管理人员应紧跟我国档案事业发展的新形势与时俱进，改变与现代化档案管理不相适应的思想和管理理念，逐步转变为依靠先进的科学技术和科学管理的观念；再次，医院档案管理人员应建立与当前信息化时代相适应的档案意识，转变以往传统的重管理轻利用、墨守陈规的守旧观念，变被动地档案服务为主动服务，变封闭式为开放式，这样不仅有利于适应现阶段社会发展的要求，同时也能满足知识经济时代的需要。

三、加强医院硬件设施建设，推进管理方式现代化

当前，传统的医院档案管理方式已经很难适应医院发展的要求。为此，必须加大基础设施及办公设备的投入力度，借此来实现自动化、电子化及规范化的档案管理，充分發挥出网络信息技术的优越性，进而提高工作效率和工作质量。医院应按照档案室的建设标准，为其配置独立的办公室、库房和档案阅览室等，并购置相应的计算机、档案密集架以及复印机等办公设备，给档案管理提供必要的基础保障。同时，应结合医院的特点，优选最为合适的档案管理软件，并组织有关管理人员进行学习、培训，以此来促进其现代化管理水平的提高。 四、提高医院档案管理人员的综合素质和专业水平

信息时代，以计算机多媒体技术和网络技术为核心的现代信息技术对档案事业的影响愈来愈大，对档案工作管理人员的素质提出了更新、更高的要求。由于档案工作长期处于一种半封闭状态，长期不变的工作模式、工作环境，使一些档案管理工作人员观念陈旧、思想保守、进取精神不强。相当一部分人还停留在传统的专业知识与观念上，其知识结构已远远不能适应信息时代档案工作的要求，既不会运用现代高新技术工具，又缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。为此必须要建设一支高素质的档案管理队伍。主要途径包括：

1.重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案管理人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。

2.重视档案工作人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，因此，各部门要积极组织档案管理人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，并注重增强他们的档案信息观念和提高档案信息服务能力。在实施教育、培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性。在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

3.合理地配置人才，优化人才结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案工作人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案工作人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。在这一过程中，还应注意事业留人、感情留人和适当的待遇留人的问题。只有在以人为本、抓住人才的条件下，档案管理系统的现代化才能具备坚实的基础。

总而言之，实现医院档案管理现代化是一项较为系统且复杂的工作，并非一朝一夕能够完成的。随着社会的不断进步，医院的管理也要及时的跟上时代，医院的资料在医院管理中有着十分重要的作用，直接关系到医院的整体工作，我们要从各个方面完善资料的管理，使得医院的管理更上一个台阶。

参考文献：

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[2]张文亮.网格技术在档案信息资源管理中的应用[J].云南档案，2009（05）

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