做好职业教育档案管理工作的几点认识

张振海

随着职业教育的不断发展，职业教育档案在职业教育事业及社会活动中的重要性日益明显。建立完善的职业教育档案，使其内容更加丰富、门类更加齐全，促进职业教育档案工作的进一步发展，对完善终身教育体系，创建学习型社会具有重要意义；对于实现教育目的、服务社会发展具有重要作用。职业教育档案是高校档案的一个重要组成部分，是衡量学校职业教育管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映职业教育管理和教學活动的真实记录，是发展职业教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据。

一、增强全员档案意识

目前，职业教育的学生主体大都是社会青年和在岗人员。因招生范围广、形式多样，而且相对于普通高中学生来说学习的含金量较少，因此在某种程度上，职业教育档案管理人员少，管理的难度大。学校往往只重视普通教育学生的档案工作，对于职业教育档案工作的重要性没有认识到位。因此，笔者认为要大力加强档案宣传工作，增强全员档案意识。一是宣传档案法律法规，增强全体教职员工的档案法制意识；二是宣传档案的作用，增强全体教职员工的档案价值意识。档案是历史的真实记录，是宝贵的精神财富，具有可靠的参考凭证作用。要结合职业教育档案工作的作用，宣传职业教育档案的价值和作用；三是宣传档案工作的责任，提高档案工作的责任意识，增强全员参与意识，形成人人关心、多方支持档案工作的局面。

二、丰富职业教育档案的内涵

职业教育档案包括五大方面，其中，教育行政方面包括上级下发的有关职业教育的各种文件，本单位的会议记录、规划、计划、规章制度、经验材料、学改革、评估检查、各种统计报表等；招生方面包括招生工作文件，招生计划、宣传、总结，录取新生名单，合作办班合同，学员名单等；学籍方面包括学生登记表、卡片，成绩册，学籍变更材料奖惩处分材料等；教学方面包括教学计划、教学大纲、课程设置、教材、教进度、课程表、聘任教师和辅导员登记表，对授课教师教学价材料、抽取的典型备课记录，考试方案、试题、题库、考试绩单，实习计划、总结及优秀实习报告等；毕业生工作方面包括毕业论文、毕业设计、毕业生名单毕业证书发放存根，本科毕业生学位评定文件、授予学位员名单，毕业生跟踪调查及反馈材料等。

三、完善规章制度，建立健全职业教育档案管理体系

职业教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。为此，要建立职业教育档案管理的各项规章制度，如档案收集制度、整理制度、移交制度、销毁制度等，使职业教育档案管理有章可循，明确管理人员及有关部门的职责，建立各级档案网络组织，形成人人负责，层层把关，责任到人，齐抓共管的良好局面。不仅如此，还要把档案工作纳入学校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入有关人员的职责范围。使职业教育档案工作向制度化、规范化方向发展。

四、引入现代信息技术，实现职业教育档案管理的现代化

职业教育规模的日益扩大，使职业教育档案的数量迅速增多，传统的以手工为主的档案管理方式与之愈加不相适应。为了适应职业教育发展形势及现代职业教育档案资料的数量大、内容杂的特点，高等学校职业教育档案管理必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，如使用《学生成绩翻译软件》、《职业教育本、专科学生学历文凭查询系统软件》等，以计算机网络为中心，利用现代化工具存储、传递档案信息，实现高等学校职业教育档案传递上网、资源共享，实现档案管理的信息化，更好地为高等学校职业教育的规划、发展等工作服务。

五、促进职业教育档案信息资源的开发利用

传统的职业教育档案工作往往以对资料的收集、整理、存储、保管情况来衡量档案工作的好坏，而对于资料的利用、服务方面重视不够。职业教育的施教对象主要是在职从业人员，他们分布于社会各业，其职位的晋升、单位的更换都需要职业教育档案，对档案的查阅需求较其他类型的档案更为迫切。而职业教育档案信息化管理与服务方面的功能还未完全开发，远未满足社会的查阅利用需求。因此，应根据职业教育的特点，借助先进的技术，促进职业教育档案信息资源的开发利用。一要围绕学校职业教育的中心工作和重点任务，分析职业教育档案需求信息，编制适合学校改革和发展的职业教育档案编研资料。依托现代科学技术，科学管理职业教育档案信息资料，为职业教育档案信息资源的开发利用提供技术支撑。二要广泛收集、存贮职业教育档案信息，力求做到齐全、完整、准确，改变“坐等上门”的作风，大力开发职业教育档案信息资源，把“死”档案变成“活”的信息。学校档案部门应充分利用集中保管的职业教育档案信息资源，通过有效的开发，为学校的各项管理提供服务，使职业教育档案信息资源的开发利用工作向广度和深度发展。

六、强化档案工作队伍建设

目前，职业教育档案管理工作人员大部分是由兼职教师、退休教师及临时工组成，人员变动频繁，缺乏稳定的素质良好的档案员，致使档案工作缺乏延续性、衔接性。档案工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，对管理人员的政治素质、文化修养、专业技能要求较高。学校要通过选拔任用、教育培训、以老带新等方式，逐步优化职业教育档案管理人员的年龄、知识结构，不断提高其专业素养、管理技能和服务水平，以适应职业教育工作未来发展的需要。

参考文献：

[1]王军芬.周春儿.信息化背景下高校职业教育档案管理的思考.中国职业教育，2009.7

[2]张明征.关于普通高校职业教育档案管理的思考.中国职业教育，2008.6

[3]李齐英.如何搞好电大档案信息的开发利用.档案，2007.6