信息化背景下档案信息资源共享探讨

王莹

档案信息资源共享是档案信息数字化及数字化档案信息资源整合的最终目标，是档案信息资源社会化的重要表现形式。档案信息资源的共享是以档案数字化加工及整合为前提，以计算机技术、网络技术、信息技术、数据库技术等多种技术为支撑的档案信息资源交流与运用。档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，以开发档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理模式。

一、共享的范围——根据档案内容规定用户群体

档案信息资源的共享在理论上说是全社会全民的共享，但对于一些可能对国家、社会及个人造成危害的档案应该分层分级分范围共享，在实际实施时应根据用户的类型及级别来设置不同的档案信息上传和访问权限。档案信息共享是有权限限制的共享行为，它必须以维护国家利益和社会秩序、保护档案形成者自身合法权益不受侵犯为前提。另外，根据我国《档案法》第二十条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教學科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。从保密的角度说，信息共享是一定程度、一定范围内的共享，它是建立在《档案法》第四章：档案的公开和利用规定及《中华人民共和国政府信息公开条例》第二章：公开的范围基础之上的信息公开。《档案法》和《政府信息公开条例》是档案信息资源共享的法律依据。

二、共享的对象——已开放并整合后的档案

对于档案开放的期限，我国《档案法》第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。基于档案法的明确规定，档案信息资源共享的对象首先是已到期并开放的档案，因为整合是共享的前提，因此，整合好的已开放档案信息资源是档案共享的具体对象。与开放相对应地，《档案法》对不能公布的档案也作了规定：“第二十二条属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”同时对档案汇编资料等的扩散范围也进行了规定：“第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

《信息公开条例》中对信息公开的规定主要指政府信息，具体公开范围为：涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；需要社会公众广泛知晓或者参与的；反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的；其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的；其中县级以上各级人民政府及其部门应公开的政府信息具体内容有：行政法规、规章和规范性文件；国民经济和社会发展规划、专项规划、区域规划及相关政策；国民经济和社会发展统计信息；财政预算、决算报告；行政事业性收费的项目、依据、标准；政府集中采购项目的目录、标准及实施情况；行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况；重大建设项目的批准和实施情况；扶贫、教育、医疗、社会保障、促进就业等方面的政策、措施及其实施情况；突发公共事件的应急预案、预警信息及应对情况；环境保护、公共卫生、安全生产、食品药品、产品质量的监督检查情况；设区的市级人民政府、县级人民政府及其部门重点公开的政府信息还应当包括下列内容：城乡建设和管理的重大事项；社会公益事业建设情况；征收或者征用土地、房屋拆迁及其补偿、补助费用的发放、使用情况；抢险救灾、优抚、救济、社会捐助等款物的管理、使用和分配情况；乡（镇）人民政府应当依照本条例第九条的规定，在其职责范围内确定主动公开的政府信息的具体内容，并重点公开下列政府信息：贯彻落实国家关于农村工作政策的情况；财政收支、各类专项资金的管理和使用情况；乡（镇）土地利用总体规划、宅基地使用的审核情况；除上述行政机关应主动公开的政府信息外，公民、法人或者其他组织还可以根据自身生产、生活、科研等特殊需要，向国务院部门、地方各级人民政府及县级以上地方人民政府部门申请获取相关政府信息。

三、共享的途径——网络传输及实体借阅

我国现阶段的档案管理模式是电子版与纸质两套并存的“双轨制”，这种管理模式下的共享也包括档案实体共享和电子版档案的共享。档案实体共享受地理因素的影响，一般仅用于距离较近的利用者，如既是档案又是文物的滇王金印，云南档案馆举办展览时可以向云南省博物馆借来展出；云南省博物馆办展览需要富滇银行早期纸币时也可以向云南档案馆借用。电子版档案信息资源的共享就不必再受时空的限制，通过计算机网络，档案利用者可以进入档案信息资源系统随时随地进行档案利用与上传共享。在传统条件下，档案信息的传播范围非常狭小，作用也十分有限，网络技术的出现，开辟了一条广泛传输档案信息的全新通道。它彻底打破了档案信息传输的时空阻隔，大大加快了档案信息传播速度，变点状传输为网状传输，拓展了档案信息传播范围，提高了档案信息传播效率，使档案信息资源共享成为可能。电子档案共享方式是最方便、快捷的档案共享方式，在不久的将来它将成为档案信息共享的主导方式。

四、共享的保障——访问权限、法律法规

档案信息资源共享是档案信息内容的共享，具体的共享途径是网络访问，方式是档案数据目录库及全文库的检索与阅览。档案共享是近年来提出的新兴概念和服务领域，共享的内容和传统的档案利用方式有所不同，不再受载体、时间和地理因素的限制，而这种便捷的共享方式是以网络访问控制、用户身份认证、档案数据库使用权限等技术手段和计算机、信息法律法规等为保障的。目前，我国现阶段的档案信息资源共享保障法律法规主要有：《档案法》及《实施办法》；涉及到相关内容的法律法规有：《政府信息公开条例》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治管理办法》等。