摘要:企业档案管理对企业发展意义深远,特别是在当前网络高速发展的大数据时代,这使得企业的档案管理内涵得到了延伸,同时这也对企业的档案管理工作者提出了更高要求,不仅包括其所具备的知识技能,而且包括业务素养。档案工作者素质和能力的高低对档案管理工作的水平、效率以及质量起着重要作用。
关键词:企业档案;档案管理;整体素质;解决措施
一、企业档案管理发展方向
(一)信息化
随着信息时代的到来,企业对网络和电脑的运用也越来越普遍,信息数据资源被更多的人关注,这推进了大数据的进一步发展,而且也从传统的档案室转移到外围空间。以后对档案的关注不仅仅局限在管理和保管上,更多将是对档案管理工作进行创新、利用、传播和开发。另外,档案信息种类也比较繁多,信息化发展是其必然趋势,这既确保了档案管理工作的高效化,也使档案管理更加多样和便利。
(二)资产化
现在企业管理的新方向就是知识管理,知识对企业而言是其发展的动力和根源,更是为企业创造价值的无形资产。站在知识资产的角度来分析企业档案管理,其记录的是企业生产经营的整个过程,包含企业的核心技术和信息,是企业常年经营的“精华”,有很多档案都是企业知识资产的一部分。比如常见的有科学技术研究方面的档案、产品方面的档案、经营管理方面的档案等,所以,从以后发展方向来看,知识管理将会在很大程度上决定企业档案管理,也会对档案利用率以及增强企业竞争力而提供有力支撑。
(三)人文化
企业档案的实质也是一种文化,其不但对企业的发展轨迹进行记载,并且和企业的文化建设也相一致。从企业的文化建设上来看,档案记录了其经营发展的整个历程,也是以文件材料的形式得以保存给社会和国家。档案切实记录了企业市场经营和文化建设,这体现了企业文化储存的主要形式,反映了企业的整体形象。比如通过档案信息来展示企业奋斗历程、梳理企业规章制度、策划企业形象,而这也进一步促进了企业文化建设。企业档案人文化是企业发展客观要求,也是其增强自身软实力的重要途径。
二、企业档案管理人员整体素质出现的问题
(一)档案管理人员整体水平欠缺
通常人们对档案管理工作没有提高应有重视,认为该工作比较简单、清闲,没有什么技术含量,也不需要企业花费过多的精力和时间去配置专业人才。因此,企业对档案管理没有太高要求,配置的很多人员都是和档案管理工作专业不对口,业务能力的欠缺使得档案工作出现一系列问题,比如分类不规范、档案编号不对、未和企业实际需求产生联系、检索效率低、档案内容没有利用价值等。由此可见,档案管理是综合性比较强的基础管理工作,需要档案管理人员拥有丰富的知识体系,尤其是在现在信息化的社会,档案管理工作也得到了很大发展,这就更要求档案管理人员具备较高的综合素质,夯实自身的管理水平和业务技能。
(二)档案管理人员没有做到与时俱进
很多档案管理工作者自己看轻自己的工作,没有先进的管理理念,严重脱离时代需求。在当前信息化的社会中,计算机技术、信息存储技术、通信技术等新理论没有被档案管理人员接受,他们内心对此比较抵触,害怕自己不能适应,害怕被淘汰,越是如此,越产生恐惧。也有部分人员因循守旧,不能用发展的眼光看待档案管理,还沉浸在传统的档案管理模式中,这对档案管理形成一定阻碍。归根结底从以下三方面分析:第一,正所谓火车跑的快,全凭车头带,企业领导决策很大程度上会影响到档案管理工作的好坏,有些领导对档案管理就压根不重视,和其他人一样认为档案管理仅仅是一个“仓库管理员”的角色,不能充分认识到档案工作的重要性。也有企业领导单纯重视企业业绩,重视营销和生产部分员工的技能培训,而没有对档案管理人员进行相应的培训和学习,缺乏对他们工作的职业规划。第二,档案工作人员自身原因,很多档案工作者比较安于现状,工作没有上进心,不思进取,不能够创新,不懂如何理論联系实际。第三,档案管理资金投入少,同时档案管理设备和技术跟不上时代发展要求,这些都导致档案管理工作迟滞不前。
三、提高档案管理人员整体素质的措施
(一)档案管理人员政治素养和法制培训工作要加强
档案管理工作从某种程度上来说属于保密工作,可能涉及到个人隐私、企业以及国家利益,因此,很有必要对档案管理工作者加强职业道德培训工作,使其能够恪守原则。企业要引导档案管理人员树立正确的三观,同时要加强学习《保密法》以及《档案法》等相关的法律法规,切实加强自身的政治和道德素养。除此之外,企业必须管理好档案工作者,通过企业规章制度去约束他们的行为。
(二)培养综合素质强的档案管理人才
现在是信息化社会,需要录档的信息也较多,这加大了档案工作者的工作难度,基于此,要求企业高度重视档案管理工作,同时加快档案管理人才队伍建设,使其能够满足当前企业档案管理工作的需要。第一,企业要立足实际,根据自身发展需要而为档案工作者组织相关专业的培训和学习,尤其是培养他们能够熟练运用计算机。第二,企业领导层要重视档案管理工作,完善相关的规章制度,给予硬件设施和资金方面的支持,为档案管理工作者提供好的晋升平台,为他们谋求好的职业发展规化。
(三)档案管理工作者要加强自我学习
打铁还得自身硬。档案管理人员要不断加强自我学习,成为本职工作的精英,更要不断通过完善自己的知识体系,增强自己的综合能力,以此确保自己能够胜任工作,同时还可以积极创新,深入挖掘档案信息价值。通过自我学习,对档案相关工作要熟练掌握,提高自己对档案信息处理、收集、整理的能力。另外,档案管理工作者还要能够整合数据资源,为企业决策提供更准确、便利、优质的服务,通过工作实践来提升自己沟通协调能力,使自己所学能够和工作相互结合。
(四)档案管理工作者要具备“工匠精神”
档案管理工作者要摆正自己的位置,切忌那种“你问我答”“你来我查”的工作状态,要发挥档案的价值,遵循服务至上的立业原则,对工作要充满热情和激情,切实把“工匠精神”带到工作当中。企业档案管理者要有对自己工作保持专注、执着、惊喜、耐心、淡然、坚守,通过精益求精的态度来提高服务意识和服务品质,通过高度专业和负责来使企业档案信息的作用发挥到最大化。
参考文献:
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作者简介:单香娥(1983.2—);女;汉族;籍贯:河南.濮阳;本科;毕业于河南理工大学;初级政工师。