内部控制视角下的西安市事业单位资产管理实践研究

杜曼

【摘 要】本文以内部控制理论为依托，按照内部控制五要素以及固定资产管理流程设计调查问卷，针对A事业单位进行详细的调查，分析该单位资产管理存在的主要问题并分析深层次原因，并从内部控制的角度给出具体的资产管理优化措施。

【关键词】资产管理；内部控制

一、案例单位资产管理基本情况

A单位是集行政、教学、科研为一体的事业单位。资产管理存在以下特点：一是固定资产金额高。二是低价值固定资产数量多且购置年代久远。

二、固定资产管理存在问题

通过设计调查问卷以及同A单位相关部门负责人员访谈，整理总结出该单位资产管理存在以下突出问题：

1.内部控制环境不理想

一是部门职责分工不清。A单位的机构设置、岗位职责、事务处理流程均不够清晰，没有统一制作制度手册，各项制度分散于各个部门，相互之间沟通不足，不了解对方职责范围。二是制度不健全。制度内容不完善，不全面，缺少相关业务流程的规范，业务事项前后处理不一致的现象。制度落实情况不乐观，虽有制度规定，但是在实际操作中因为缺少监督问责或工作人员碍于情面，没有得到贯彻落实。

2.资产管理防范风险意识不足

一是缺乏必要的风险意识。资产管理部门在具体固定资产业务中缺乏风险控制思想，购置固定资产缺乏规划性，忽视预算管理，重复购置问题多发。同样的，资产闲置浪费、资产流失也与资产管理过程中缺少风险防范意识有关。二是未设置专门负责的部门，缺少有效的风险识别机制。

3.控制活动不够完善

（1）资产管理岗位人员专业能力不足。内部控制是一项专业性比较强的工作，资产管理科工作人员均不是专业人才，资产科部门缺少对资产管理工作人员相关业务知识的培训，工作人员素质差异大，落实工作责任难度大。

（2）授权审批权责顺序不清。授权审批是管理工作中的重要控制手段之一。单位内部没有对固定资产业务相关的授权审批有具体、清晰的明确规定。对部分业务事项审批的先后顺序也没有严格的规定，没有明确的授权审批的责任、界限必然导致资产业务内部流程控制失效。另外，涉及授权审批事项缺少统一的单据控制，多用自制报告申请，报告申请格式不一。

（3） 资产预算科学性、合理有效性有待提高。一是预算不严。预算执行时随意变动，不重视预算编制，恶性循环，严重影响了预算的准确性，科学性；二是资产预算科学性不够。在资产购置预算编制时，缺少明确的审核办法和配置标准，在资产预算审查时不注重和资产管理部门对接，不能有效的与各部门资产存量情况以及业务需求挂钩，预算科学性不强；三是重大资产项目上马随意，部分项目缺少可行性分析或者报告内容简单，未触及实质，难以作为是否立项的依据。

4.资产业务流程未作优化和梳理，资产日常管理问题多发

经调查发现，单位资产日常管理问题多发，主要存在以下问题：购置环节中，请购申请缺少财务部门和资产管理部门的预审、缺少可行性论证、验收不够规范。日常维护不相容岗位未分离，缺少有效的资产内部调剂方式、闲置资产无人问津。资产处置随意，存在资料不全和报废处置审批手续内容不完整的情况。资产处置申请、询价、执行均为一人承担。资产处置缺少监督，很容易造成单位资产流失。

三、原因分析

1.管理权限不集中，影响效果

单位固定资产管理工作权限分散在财务处、行政处、资产使用部门等多个部门，没有明确的归口部门，致使部分固定资产管理工作失效，不能实现固定资产管理业务集中管理。固定资产管理权限相对分散，资产科和财务部门相互工作缺少必要的沟通与联系，例如固定资产配置没有和固定资产预算管理紧密结合，时常发生固定资产购价款超出原先该资产预算金额的事项。

2.日常管理工作不够规范，标准不统一

固定资产的日常管理工作不够规范，没有统一的标准，同类型业务事项办理前后不一致。资产日常使用过程中，个别部门随意相互调拨资产，未办理任何相关手续，资产科监管缺失，难以及时准确的得到各项资产的分布情况，账实不符问题严重。个别部门资产使用过程中不够珍惜爱护，资产使用不当造成资产损毁或者丢失。

3.日常管理松散、资产整合不够

单位创办前期疏于对固定资产的管理，资产管理手段陈旧，没有进行过全面的资产清查核算工作，账务处理方式为手工记账，对账比较困难。在单位进一步发展，置办更多新的固定资产的同时，缺少对原固定资产的管理，也没有建立一套比较完整的固定资产管理体系。不少办公设备早己经被使用部门淘汰，完全处于报废的状态、甚至丢失，但是并没有进行报废审批程序。单位资产总额虚高不下。另外，由于缺少必要、及时的资产清查工作，单位固定资产存在严重的冗余现象。

4.制度的问题

一是內部管理体制不健全。制度之间不衔接，存在缺位。制度散落于各个与资产有关的业务部门的部门规章制度中，由于缺少统一管理，制度制定时仅仅从本部门工作出发，各自为政，制度间缺少衔接。二是执行不到位。内部控制未能有效落实，制定执行过程中多以人情、习惯代替规则，制度流于形式。一方面单位内部监管不力；另一方面部分经济业务关键岗位职责分工不明确，工作交叉，出现问题相互推诿，部分工作人员缺乏必要的责任心和控制意识，日常管理业务流程操作不规范。

四、优化措施

1.组织机构优化

针对前述A单位固定资产内部控制组织机构设置存在的职责不够清晰，划分不够严格、资产管理部分工作没人负责等一系列问题，对A单位组织机构进行优化，建立起科學合理、运行有效、权责明晰的资产管理组织机构。在优化资产管理组织机构时应注重各部门权责内容，保证固定资产工作事事有人管，没有工作交叉和遗漏职责。机构设置优化应注重“制衡性、适应性、协调性”，确保决策机构、执行机构、监督机构相互分离、相互制约、相互监督。

2.健全资产管理制度规范

建立健全单位资产管理内控相关制度，由资产管理中心牵头，按照财经纪律的要求，结合单位实际情况，建立一整套符合内部控制要求的资产管理制度规范。制度建立中应注对资产管理相关部门职责和岗位职责的权限的明晰，确保资产不兼容岗位相互分离；明确资产业务授权审批权限，不得越权审批；对于重要资产的购置和建设项目应聘请专业人士进行分析、评估；注重流程管理，根据单位具体情形，按照资产各业务环节构建资产流程制度，对资产实行全过程管理。

3.加强资产内控风险识别与风险应对

为了进一步加强资产内部控制的风险评估机制，现以监督监察室为归口部门，成立风险评估小组，定期对A单位的经济活动开展风险评估工作。对固定资产管理中的风险进行系统的分析和诊断，识别关键风险点，对经济活动风险进行排序，采取具体的方法，对风险进行规避控制。对资产管理各项业务活动进行风险识别，找出控制措施，建立了完整的资产管理风险数据库。通过收集单位文件资料，实地查阅固定资产经济活动有关的资料，对资产科、财务处等资产业务相关部门进行访谈，由此得出A单位资产管理各业务活动风险和应对措施。

4.加强资产控制措施

（1）加强资产管理关键岗位人员控制。一是加强人才引进。安排熟悉固定资产管理相关的规章制度、具备内部控制知识的高素质人才到资产管理岗位上工作。二是加强人才培养。通过短期培训、派出学习、调研交流的方式，提升资产科和监督检查室领导和工作人员的综合素质和专业能力。三是加强人员考核。通过业绩考核、奖励处罚、薪酬待遇等方式，对关键岗位人员进行激励保障，增强关键人员的工作积极性。建立关键岗位人员业绩考核机制，并在政策法规允许的范围内依据考核结果对关键岗位人员进行奖励。

（2）明确授权审批层级。为了建立科学的议事决策机制，首选是建立新的授权体系，根据经济活动事项的标准和类别，制定具体的审核审批权限表，以资产管理业务为例，建立资产业务審核审批权限表，明确资产管理过程中重要经济事项的业务审批权限，加强对金额重大、风险发生机会大的经济业务事项的管理。

（3）加强资产日常管理。对资产各个关键环节进行流程再造。对单位资产业务流程进行梳理分析。以经济业务活动流程的标准化、规范化驱动单位制度建设从基础管理层面走向流程管理。对前述固定资产业务流程不清楚和存在问题的地方进行梳理与改造，对资产日常管理薄弱的业务环节绘制流程图，分析每一项具体业务流程的风险点，找出控制点，从而进一步规范资产业务。