档案管理中存在的问题及解决办法

王开磊

摘要：档案管理是当前社会发展的重要基础，是各个企业提高工作效率和质量的主要依据。在科学不断发展的今天，档案管理逐步形成了一项系统的政策性、机密性和专业性的工作。在企业管理和工作的过程中，对各个员工和各个工作阶段工作采用档案数据总结方式进行预计和整理，不但提高企业工作效率，促进员工积极性，而且能够增加企业市场竞争力。本文主要针对档案管理中存在的问题进行分析，并提出相关的解决办法。

关键词：企业；档案管理；问题；解决办法

一、档案管理概述

随着当前信息化技术的普及，提高企业管理的工作效率成了企业发展的重要问题，这就对企业档案管理工作提出了一定的要求。档案管理工作作为企业管理中一项重要组成部分，对于企业内各个部门的协调发展有着直接的影响。在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物，是企业发展中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现。近些年来，我国经济和技术的不断发展，使得企业受到市场经济的影响越来越大，要想提高企业档案管理就必须顺应时代的发展趋势，创新管理手段和方法，并根据企业当前档案管理的现状来进行有效分析，并从中找到问题的解决对策。

二、档案管理中存在的问题

（一）档案管理信息化程度低

随着社会的发展，当前互联网技术信息技术都得到了广泛的使用。笔者在实际的工作中发现，企业档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。

（二）缺少完善的企业档案管理制度

任何一项工作要想高效率的完成，都需要明确、规范的管理制度，档案管理工作也不例外，但是大部分企业缺少对档案管理工作的正确认识，导致其在开展企业档案管理工作中，缺少完善的档案管理制度，大部分工作人员在开展管理时，多按照自身管理经验开展工作，但是由于管理人员之间管理水平不同，对档案内容应属的类别也存在着不同的理解，导致企业档案管理人员在工作过程中缺少可以遵守的制度，这样不仅会降低他们的工作效率，还会使档案没有明确的类别，不利于后期使用者的调取。

（三）缺乏专业的档案管理人员

我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训，大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训。对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。档案管理工作是一项对工作人员的专业素质要求非常高的职业，不得不提的是，现如今各个企业的档案管理人员绝大多数不具备相关的工作经验和专业的档案管理理论知识，无论在专业素质还是文化层次上都有欠缺。知识结构的不合理是一方面，档案管理人员素质不高的另一方面表现在他们的工作态度上，由于上级管理人员对于档案管理工作重视程度不够，很多管理人员工作积极性也不够高，工作态度消极散漫，人浮于事，极大地降低了档案管理工作的效率，影响了档案管理信息的收集与处理。

三、企业档案管理中问题的解决对策

在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

（一）运用现代管理技术

目前社会正处于快速发展阶段，科学技术发达，新科技不断涌现，在这种大前提下，各个行业的发展也得到了很大的促进，档案管理工作也一样。档案是对过去实际发生的事项进行的记录，能够企业管理工作提供方便。将新兴科学技术运用到档案管理中，可以对信息资料按照时间顺序进行排序，并打印出来，从而减少档案管理工作中的工作量，还可以提高工作的准确率，减少人力、财力等方面的资源浪费。

（二）树立正确的档案管理意识

任何的工作如果不能及时的更新工作观念，就无法跟得上时代的进步，造成工作效率的低下，最后被社会所淘汰，档案管理的工作也是这样。因此，档案的管理人员必须要根据当前时代发展的实际情况来更新工作理念，并且对先进的档案管理模式和方法有一定的了解，帮助管理者创建新的管理机制，并积极的参加相关培训和讲座等活动，增加日常管理工作的時效性。此外，相关管理部门应当设置专门的档案管理的岗位，设置专门人员进行档案信息的录入、档案收集、信息修改、信息核对和更新等一系列工作。完善档案的管理制度，以授权形式来约束档案借读和查阅等情况，增强档案信息的保密性质，防止重要信息出现泄漏情况。同时应当建立一个上下衔接的档案收集系统，来保证档案管理的工作落到实处。

（三）引进专业技术人才

现代化的档案管理设备更需要人来操作，对于当前很多的企业来讲，档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对企业档案管理工作十分的不利。所以，要加强对档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的档案管理基础知识，并且具备了与企业相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门档案管理人员的企业来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高企业档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。

结束语

档案管理是一项集技术性责任性机密性的一项工作，为了提升档案管理的水平，必须规范操作流程，进一步完善档案管理制度，紧跟时代的步伐。要改变强档案管理工作者的社会地位，就要加强对档案管理工作的社会认知，大力发展相关的正式人才，要做到严谨高效秩序稳定的档案管理工作在科技迅速发展的今天是十分必要的。

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