保密流程管理的应用与实践

郭 刚 瞿琼燕

（上海船舶研究设计院，上海 201203）

0 前言

军工科研生产单位落实保密责任，必须遵循“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的原则，对保密责任主体进行准确界定。通过流程化与规范化的管理，使保密责任真正落实，确保国家秘密安全受控。

流程管理是现代企业管理中一种以提升管理效率、减少管理风险为目的的系统化方法，能提高业务受控程度和部门之间的协调效率，并有效降低管理风险。军工保密管理工作与业务工作是紧密结合的，互相之间会有渗透和交叉，一项保密管理工作同时会涉及多个部门之间的协调配合，将流程管理方法引入保密工作中能有力推进保密管理的精细化和规范化，使保密规章制度的要求直观化、可视化，提升涉密人员的实际执行能力。

本文采用基于 “矩阵式流程图/权责明细表/节点说明表/节点表单”［1］为架构的保密流程管理方法，紧紧围绕具体业务和保密责任，将保密管理事项、执行主体和保密责任进行分解，清晰体现各责任部门之间的保密工作协作和保密工作各环节的责任要求。通过对本单位的保密管理制度进行仔细梳理，对每一项保密管理流程执行主体的权责进行明确界定，明确流程中各执行主体的工作内容、工作目标与责任事项，帮助流程中的涉密部门和涉密人员清楚自己应该做什么、怎么做，进而使保密规章制度的要求能真正落实。

1 流程图绘制方法

流程图是将管理流程予以可视化直观呈现的结果，常用来绘制流程图的工具有Word、Visio，两者在绘制流程图方面都有着自己的特色。Word绘制的图片清晰、文件占用存储空间小，发排打印方便，方便流程文件的印制，但绘图比较费时，难度较大；Visio是较为专业的绘图软件，附带丰富的建模符号，通过拖动预定义的图形符号，能够很容易地创建图表，且能绘制一些组织复杂、业务繁杂的流程图。

2 流程图组成要素及要求

2.1 节点确定

在保密管理流程图中，流程节点是指当保密管理工作需要不同人员或部门或分成若干阶段来完成时，某一阶段结束、另一阶段开始的转接点。节点的描述则是对这一阶段保密管理工作的概括和总结。对涉密部门和涉密人员来说，可以通过流程图的节点了解保密管理工作是如何开展的。节点的描述必须清楚明确，一个节点对应一个岗位，如果超过两个岗位，可拆分成两个节点进行描述。

2.2 执行主体

执行主体是指在保密管理流程图中，依照单位的保密管理制度，在业务中享有权利和承担义务并能够引起业务发生、发展或结束的部门和个人。在设置执行主体时，要清楚了解部门涉密岗位的职责，提高各涉密岗位之间或部门之间的合作协调的运行效率。

2.3 权责描述

权责描述是指保密管理流程中对各执行主体的职责、权力进行的描述或说明。单位通过对各涉密岗位人员或部门的主要业务职责及岗位设置的描述，使执行人员或部门清楚地了解自己在流程中的职责和权力，以确保保密工作的顺利进行。在描述各执行主体权责时，应侧重强调主体应承担的责任、所需完成的工作任务，同时对各执行主体的权责描述要划分清楚，避免出现职责交叉的情况。

3 保密流程管理实践

3.1 矩阵式管理流程图

根据本单位 《国家秘密涉密人员保密管理规定》的相关要求，涉密人员管理分为岗前管理、在岗管理和离岗管理三个阶段，执行主体有保密委、保密办、人事部门、涉密部门和涉密人员五个执行主体，将矩阵式管理流程图的纵向设定为管理阶段，横向设定为执行主体。同时根据制度中针对涉密人员的管理要求梳理出31个流程节点，将各节点按照对应的管理阶段和执行主体对号入座，具体如图1所示。

3.2 执行主体权责明细表图

执行主体权责明细表由执行主体、职责明细和权利明细三部分组成，将涉密人员管理流程中五个执行主体的职责明细和权力明细逐项列出，具体如表1所示。

3.3 流程节点说明表

流程节点说明表由节点名称、节点业务操作说明、适用对象和责任主体四部分组成。将涉密人员管理流程中31个节点的名称、具体操作说明、适用对象和责任主体逐项列出，具体如表2所示。

3.4 流程节点表单

流程节点表单由节点名称和节点输出表单两部分组成。将涉密人员管理流程中需要输出表单的节点和对应的表单内容逐项列出，具体如图2所示。

图1 涉密人员管理流程图

表1 涉密人员管理执行主体权责明细表

表2 涉密人员管理流程节点说明表

图2 涉密人员管理流程节点表单

4 结语

本文采用基于 “矩阵式流程图/权责明细表/节点说明表/节点表单”为架构的保密流程管理方法，结合涉密人员管理流程实例，阐述了各责任部门之间的保密工作协作和保密工作各环节的责任要求。权责明晰是做好保密工作的前提条件，保密流程管理对执行主体的权责进行了明确界定，让各执行主体的工作内容、工作目标与责任事项一目了然，并为涉密部门和涉密人员进一步做好保密工作、落实保密规章制度要求打下了坚实的基础。