关于文书档案管理工作的创新探索

潘凤

【摘要】本文首先分析了文书档案管理中存在的问题，包括文书档案管理工作的重视度不高，文书档案管理人员的业务水平有待提高，文书档案管理制度有待完善，管理技术有待提升等，针对问题提出了文书档案管理工作的创新策略。

【关键词】文书档案 管理 创新

文书档案对于企事业单位来说都具备很强的参考价值，也是组织發展不可或缺的一部分。在现阶段，要不断进行文书档案管理工作创新，用新的工作方式来提升文书档案管理工作成效，从而推动企事业单位的可持续发展。

一、文书档案管理中存在的问题

首先，文书档案管理工作的重视度不高。由于文书档案管理工作是企事业单位的基础性工作之一，跟单位直接业务的关联性不明显，跟核心部门相比，这项工作并没有引起领导的足够重视。很多企事业单位都缺乏对文书档案管理的硬件投资，设备比较落后。而且有的单位的文书档案管理工作呈现阶段性特点，也就是说，只有在上级领导检查的时候才进行自纠自查，影响了文书档案管理部门的工作积极性，对文书档案管理的持续发展产生了制约。

其次，文书档案管理人员的业务水平有待提高。在多数单位中，文书档案管理人员的业务水平都不是特别高，档案管理职能薄弱，管理效率低下。还有一部分企事业单位并没有设立专门的文书档案管理人员，而且直接把文书档案交给办公室行政人员代为保管。这些人员的办公室综合业务精通，但是文书档案管理方面的专业技能欠缺，加上人员配备不足，精力有限，信息化程度不高，使得单位文书档案不能得到及时有效的更新。

再次，文书档案管理制度有待完善。开展文书档案管理工作需要章程与制度的约束，而部分企事业单位文书档案管理制度不完善，文书档案工作人员会按照自己的经验来进行工作开展，工作人员工作方式与习惯的不同会导致文书档案管理比较混乱，随意性大，效率低下，文书档案管理制度有待完善。

最后，文书档案管理技术有待提升。通过技术建设把传统的文书档案管理工作转化为现代化与标准化的模式，是单位发展状况的真实反映。但是，这些技术知识应用在有条件的企事业单位中。还有部分单位的文书档案管理采取传统模式，甚至继续沿用纸质档案，传统文书档案管理的文本、表格等手工处理与人工检查工作量大、出错率高，还存在档案丢失等现象。还有的单位即使应用了文书档案相关的信息系统，也只是停留在简单的档案分类与编目工作，文书档案管理技术有待提升。

二、文书档案管理工作的创新策略

文书档案是企事业单位发展的记录，也是行政管理工作的重要资料，主要是日常工作过程中形成的技术数据、影像资料、财务基础建设等各个部门的数据资料管理。文书档案管理工作创新可以从以下几个方面入手：

首先，提升文书档案管理的重视度。对于企事业单位的领导者而言，要认真、平等的看待单位管理中的每一项工作，认识到文书档案管理的重要性。由于文书档案需要记录很多内容，其工作量非常大，对单位的持续发展意义重大。管理者要对文书档案管理进行科学有效的管理与规划，从大的方向进行整体的布局，对文书档案管理过程中的具体状况进行认真的分析，积极优化其中的关键流程。工作人员要做好文书档案管理的优化创新，并对此加以应用，使之能发挥出真正的作用。

其次，培养高素质的文书档案管理人员。要做好文书档案管理服务的工作，要求文书档案管理员的自身专业素质过硬，还要具备很强的沟通协作能力，更需要他们在工作过程中不断更新自己的知识，做到专精博通。尤其是要具备专业化的文书档案管理知识，保持好档案室的环境卫生和安全工作，不要让档案发霉或被虫咬。严格履行文书档案借阅制度，不能让人随意翻看文书档案资料。此外，文书档案管理人员还要有社会知识的积累，特别是自然、技术以及社会科学等方面，能够让知识变得更加多元化。在工作中提升自己，有集体观念，在文书档案管理工作中体现自己的价值。因此，单位管理人员要定期组织文书管理人员进行职业能力测试，针对测试中不足得到地方制定培训方案，从而提升其工作能力与工作效率。

再次，完善文书档案管理相关制度。制度在文书档案管理中的作用就是引导和约束，随着文书档案业务的发展，制度是不断完善的。通过完善文书档案管理制度，让工作人员感受到权利和职责之间的相互统一，具备管理的权利和责任，要求文书档案管理工作人员按照制度来进行档案信息的录入和整理，制定数据的备份方案等。这样才能把握文书档案管理工作的灵活性与原则性，避免产生不必要的冲突。总之，制度建设才能实现系统化的工作管理模式，规范文书档案管理的收集与整理工作，还包括信息的上传、传递等，从而形成科学化、标准化的文书档案管理模块，提高文书档案工作的水准。

最后，对文书档案管理进行技术创新。要改变传统的文书档案管理模式，对文书档案的信息化管理，要确保文书档案管理的安全性与完整性，把传统纸质档案转化为信息化电子档案，并对每个文书档案分类编目处理，并进行安全设置，方便档案调取和利用，也能确保文书档案的安全性。除此之外，还可以通过设置条形码或者二维码等方式来检索文书档案信息，提升文书档案信息的应用成效与工作成效。明确文书档案管理技术创新的意义，建立信息化管理意识，积极应用新的技术和手段，让计算机技术为文书档案管理提供帮助。

参考文献：

[1]杨菊红.浅论文秘人员修养与文书档案管理[J].河南水利与南水北调，2015，（04）.

[2]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[1] .现代经济信息，2015，（16）.

[3]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2016，（12）.