会计档案管理浅议

田滨滨

摘 要：会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据 档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。

关键词：会计；档案；管理；形成；整理；服务

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据 档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

一、会计档案的收集范围

会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。

1、会计凭任。它包括自制原始凭证、外来原始凭证 原始凭征汇总表 银行存款对账单 银行存款余额调节表等。

2、会计账簿。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

3、会计报表，分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、及各种附表、报表附注和决算说明等。

4、其他会计核算资料。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。

二、会计档案形成与保管

1、会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2、当年形成的会计档案，可暂时在会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交流册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年，年度财务报告决算等保管期限为永久。

4、保管到期的会计档案，应由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。

三、会计档案管理中存在的问题

1、会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案。

2、会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面。

3、会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放不规范，查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案该销毁也毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

四、会计档案管理存在问题的解决措施

1、加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定 明确会计档案的所有权是哪个单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂时保管1年，期满后编制会计档案案卷目录移交本单位档案机构统一保管，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

2、规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责，要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

3、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照 《会计档案管理办法》 的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会什档案保管部门和财会部门共同派人监销。

4、加强会计人员岗位培训。会计人员对会计档案规范化整理的熟知熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳人会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

5、加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理丁作更好地為经济建设和经济体制改革服务，更好地为社会主义市场经济服务。

（作者单位：潍坊市住房公积金管理中心青州分中心）