创新医疗档案信息化管理工作的几点看法

邵莹莹

摘要：医疗卫生事业的快速发展，对医院档案管理工作提出全新要求，档案管理应与时俱进，更加科学化、信息化。档案管理工作能否满足新时代社会实践的需求，是衡量医院综合管理水平的重要标准之一，建立系统的信息化档案管理体制、科学的信息化档案管理机制、构建全新的信息化档案管理体系，是完善、创新档案信息化管理工作的必要举措。

关键词：医院；档案管理；信息化；创新

信息技术和医疗卫生事业的日新月异，让信息化成为档案管理工作的必然趋势。目前，医疗档案的管理均逐步实现了信息化，但在档案信息化管理过程中，仍存在诸多问题，比如，医院对信息化建设不够重视、信息化档案管理人员素质不足、档案信息化管理模式落后……因此，想要完善、创新医疗档案信息化管理工作，我们应从多方努力。那么，怎样科学地完善、创新档案信息化管理呢？

一、建立系统的信息化档案管理体制

1.优化档案管理模式，明确职责。优化档案管理体制，明确的责任体系十分重要。医院是人员密集、信息内容更新较快的医疗单位，档案的形成和管理涉及全院诸多医护人员，是一项系统工程，需要全院上下协同配合。在职责体系中，确定主管领导作为第一责任人，宏观指导医院档案管理工作的方针和计划，制定工作监督体制。确定涉及档案管理的相关部门负责人为第二责任人，结合医院工作实际，对全院各类档案科学归类、存档管理。全院相关科室负责人和工作人员为实际执行人即第三责任人，这样建立一个在院领导引领下的责任体制，明确各方职责，层层落实责任，有利于档案管理工作的开展和具体的责任追究。在档案管理的过程中，需要结合医院实际制定一系列档案管理工作规定，并在档案管理工作中严格执行落实，确保工作的严谨性、科学性、客观真实性、安全性，使医院档案管理更科学、高效、便捷。

2.健全工作人员管理体制，加强档案管理者队伍建设。医院档案管理者选用有档案管理经验者，在某种程度上制约了无经验，但思想灵活，勇于创新的人才。一些“资深”档案管理人员的保守和陈旧思维，阻碍了现代化档案管理工作的推进。同时，从事档案管理的工作人员待遇差，晋升慢，无法吸引年轻有为的人才，这也影响了档案工作的正常开展。因此，建立一个全新的档案人员管理体制至关重要。可以引进竞争激励机制，通过提高档案管理工作人员的待遇和地位，吸引人才；推行全员聘任竞争上岗，择优录取，充分调动员工的积极性，鼓励创新，最大限度地挖掘个人潜力；在人员的管理方面，建立相应的激励机制，如分配制度、奖励制度，将档案管理者的工作表现作为考核的重要依据，并与薪资、晋职挂钩，促进档案管理工作的良性发展。

二、确立科学的信息化档案管理机制

1.加强档案管理人员的信息化培训。医院应积极开展档案管理相关培训：（1）培养档案管理人员的专业素质。组织档案管理者参加档案业务培训，学习档案管理工作的法律法规，系统地学习最前沿的档案管理方法，调动档案管理者的积极性和创造性。同时，及时反馈档案管理工作中存在的问题，探讨解决方案，明确整改方向和措施。（2）培养档案管理者创新及实践应用能力，把专业知识灵活运用到档案管理实践中。随着档案管理信息化的发展，亟需年轻有为、熟练计算机软件操作且热爱档案管理事业的人才，医院应紧跟时代发展步伐，培养信息化的专业人才，运用现代化管理知识和技术，推进档案管理工作不断创新发展。（3）培养档案管理者综合服务素质。加强其思想政治教育和职业道德教育，提升服务理念，培养一批品德高尚、业务精通、踏实肯干、敢于创新、锐意进取的人才。

2.加强软环境建设，营造人性化的工作氛围。（1）营造积极、活泼、创新的工作氛围，调动档案管理工作人员的积极性。通过组织开展相关活动，比如档案管理知识竞赛、传统档案管理与信息化档案管理辩论赛，先进档案管理工作人员评比等调动工作者的激情与活力，激发创新思维，提高专业知识水平。（2）合理安排工作岗位，发掘员工的优点和专长。在工作安排上，根据人员的专长和个性特点安排适合的岗位，双向促进，使档案管理工作更加有效率，营造一种尊重个性、鼓励创新、信任理解的良好工作氛围。

三、构建全新的信息化档案管理体系

在全新的信息化档案管理体系中，档案管理人员要不断创新管理方式，科学分类，探索高效便捷的信息化档案管理方法，使档案管理工作日趋完善。（1）建立一套完善、健全和科学的信息化档案管理制度，并认真落实。如通过制定落实严格的保管制度，确保电子档案信息安全。把住存储载体的质量关，规范存储载体的保管条件，加强计算机的病毒检测，应定期对电子档案进行安全检查，一旦发现信息或载体损坏，及时采取有效措施进行修复。规范电子文件形成、积累过程的管理以及歸档责任、检查鉴定等一系列工作环节。（2）建立数字化信息档案馆，实现网上归档、网上检索。把档案馆中储存的档案、影像资料等进行数字化处理，并全部上载到相关的网络云数据库。结合实际工作，不断创新信息化的方法和手段，提高档案信息管理、利用效率。（3）培养档案管理者信息化管理水平。可聘请专业人员加强信息安全管理工作，并培养和强化档案管理者的安全保密意识和网络安全防范技能。（4）严格控制电子档案的可转换性，保证电子档案的安全，对电子文件进行特定保护。做好电子档案使用中的控制与管理，电子档案使用过程中加强安全保护。（5）通过分布式数据库管理系统上传部分档案到专业平台，方便各单位互访数据。（6）从电子文件的源头抓电子档案的质量。为档案部门增配设备，对电子信息进行统一管理和制作，规范电子文件形成所使用的软件。（7）设置专人对纸质文件集中审鉴，保证纸质文件与电子信息一致。（8）严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。在电子信息归档时，对电子信息进行检查、鉴定、验收，实行动态管理。

当前医院体制改革正在向纵深发展，做好信息化档案管理是时代的需求，我们应将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入医院信息化建设总体规划、统筹安排实施，从而深入推进“智慧医疗”建设。

参考文献：

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（05）：199.

[2]李华.对医院档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报，2010，12（4）：23.