电子档案元数据的管理方案

陈兰

摘 要 随着社会的进步和信息技术的不断发展，越来越多的电子文件在其归档后就形成了电子档案，这种电子档案是保存各种电子文件的重要工具。其中，元数据是这种电子档案的基础，它又被叫作“关于数据的数据”，是记录各种电子文件全部信息的重要工具，通过元数据可以实现对各种重要的电子文件的完整性、真实性的保护。

关键词 电子档案 元数据 管理方案

元数据的准确定义为：对各种信息资源进行结构化的描述，提供关于信息资源或数据的一种结构化数据。它可以对各种电子数据本身的特征和属性进行描述，具有发现、检索、管理、描述等功能。目前基于元数据的电子档案管理已经广泛应用于各行各业。本文对元数据在电子档案管理中的功能、电子档案元数据管理方案等几个方面进行研究和探讨。

一、元数据在电子档案管理中的作用

（一）保证电子档案的真实性和完整性

因为电子档案与实体分离，并且可以通过相关的操作进行变更，所以它的真实性往往会受到怀疑。但是，如果电子档案有了元数据，就可以将整个电子档案的形成、利用、处理的过程记录下来，从而保证整个电子档案的真实性和完整性。

（二）确保电子档案的长期可读性

我们知道，电子档案的生成和保存主要是依靠电脑和一些软件，一旦电脑或者是软件运行出现问题，电子档案就无法识别。在这种情况下，就可以利用元数据建立相应的模型对电子档案的格式信息、制作信息、转换方式等进行详细的记录与描述，这样就可以在电子档案迁移过程中保证其完整性和可读性。

（三）具有发现、检索、管理、描述等基本功能

元数据最基本的功能就是描述功能，它可以对档案信息对象的属性和位置进行详细的描述，从而将所找对象的基本信息呈现在人们面前。此外，因为元数据将主要信息展示出来了，所以就便于人们快速查找所需信息。同时，元数据还可以对各种资源对象的各个部件之间的结构和关联模式进行管理。

二、电子档案元数据的管理方案

电子档案元数据的管理方案有四种，即内封装、半封装、不封装、特定封装。以下对电子档案元数据的这四种管理方案作介绍。

（一）内封装

内封装主要就是指将电子档案的内容信息和相应的元数据进行绑定，使其形成一个完整的对象，目前我国常用的数据封装方法就是VEO和Mets。VEO内封装常用的方法有两种，一种是在不对电子档案的内容信息作任何处理的前提下，将元数据封装到内容信息里面的特定位置；另一种就是将存储在电子档案内容中的文件进行编码转换，然后和元数据一起封装到特定结构当中。其中第一种方法在现有的技术条件下很难实现，所以应用较少。

（二）半封装

半封装就是指将电子数据独自做成XML结构后进行封装，这时候电子档案的内容信息不作处理直接储存，并且将它的储存位置写进元数据封装包中，从而实现两者的有效联系。但是，这种半封装方案并没有将元数据和内容信息整合为一个对象，而且如果单单是进行这种逻辑关联，那就有更简单的方法，所以该方案没有什么实際操作和应用价值。

（三）不封装

不封装就是指不对内容信息和元数据进行封装处理，也就是内容信息不进行编码处理并且以非结构的形态进行独自存储，而将元数据以结构化的数据形态进行管理，通过这种方式实现两者的有效连接。这种电子档案元数据管理方案简单可行，易于实施，但是这种不封装方案没有将两者的真实性和完整性进行严密的捆绑，因此这种方案是否能保证整个电子档案内容信息的长期可读性还有待观察。

（四）特定封装

特定封装就是指将电子档案身份证和电子档案元数据进行封装，并将封装包进行相应的处理后以结构化的数据形态放入数据库中，而电子档案的内容信息以非结构化的数据形态独立储存，不作编码处理。通过这种方式实现电子档案元数据和身份证封装包与相应的内容信息之间的相互连接。这种特定封装的电子元数据的档案管理方案可行性高、管理方便，达到了将元数据和内容信息直接进行封装的目的。

综上所述，元数据能够对各种电子文件和档案进行有效的控制，保护电子文件的真实性、完整性和有效性，它是进行电子档案管理的重要工具，所以一定要选择合适的元数据管理方法，这对于保证电子档案长期可读性、真实性、凭证性具有重要意义。综合分析以上四种管理方案，特定封装方案具有较好的可实施性、便于管理，能够实现电子档案的真实性和有效性保存，对于提升元数据处理效率和元数据变更时的管理效率具有重要意义，拥有广阔的发展前景。

（作者单位为长江武汉航道局）

参考文献

[1] 陶水龙.电子档案元数据分开管理研究[J].中国档案，2014（09）.

[2] 毛义春.电子文件元数据管理[J].秘书，2011（02）.

[3] 刘鹤.论电子文件元数据管理[J].兰台世界，2009（S1）.