房屋动拆迁档案数字化的实践与探索

文/刘燕

随着新时期的到来，信息技术的广泛运用推动了社会发展的进程，对各行各业的管理理念和管理方式都产生了深刻的影响。房屋动拆迁的档案管理理念也正顺应时代的潮流发生着明显的转变。加快档案数字化存储、信息化管理、网络化利用的步伐已经逐渐成为人们的共识。

房屋动拆迁档案记录了每个动拆迁项目从拆迁申请到拆迁完成的各个环节，客观、全面、系统、完整地记载了动拆迁项目的全过程，是房屋动拆迁活动的原始记录。房屋动拆迁档案维系着城市的记忆，同时反映了拆迁人与被拆迁人的权益、义务和责任，涉及当事双方的切身利益，是城市建设和管理的历史凭据。随着城市建设的步伐不断加快，社会各方面利用房屋动拆迁档案的“刚需”十分旺盛，“接收数得清、平时管得严、用时找得到”的传统理念已无法满足包括信息查找在内的各项工作日益增长的需要。解决问题的根本出路在于信息化。档案信息化建设涵盖收集、整理、保管、利用的全过程，数字化存储是基础，信息化管理是手段，网络化利用是目标。如何加快房屋动拆迁档案数字化的步伐，提高信息化管理水平，值得档案管理人员认真思考。

一、房屋动拆迁档案数字化的内涵与作用

档案数字化是指不改变档案的实质，使其结构和存在方式作符合信息原则的转变。它是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、信息存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字形式的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，从而实现资源共享。

房屋动拆迁档案数字化包括增量数字化和存量信息化两部分。增量数字化即现有档案资源化，在各类文件材料归档时，同时进行相应的数字化信息归档，实现结构优化、整合有序。存量信息化即室藏运用信息技术实现各类载体形式档案的数字化，使其成为可供计算机管理的信息资源。

档案数字化可以大大提高查询、检索的速度，利用计算机的处理能力，短时间内从浩如烟海的数据中迅速准确地找到需要的信息，同时也能够使档案信息在更大的范围中得到利用，一份档案可以同时提供给多个需要的用户使用，有效地扩大了覆盖面，提高了社会化程度，实现了数据资源的共享。档案数字化后，借助计算机网络技术，还可以实现不同地域之间的信息传输，扩大档案的利用空间。通过档案的数字化备份，在信息数据库进行保存后，既可以代替原档案使用，又可以最大限度地延长其保存时间。对于一些有“先天缺陷”的档案原件，还可以利用图像处理技术，恢复原档案材料中模糊褪变的文字和污损残缺的照片图像。

综上所述，房屋动拆迁档案数字化的意义主要有四个方面。其一，可以提高工作效率。档案数字化在其融入文件材料归档的过程中，与各项管理工作相辅相成、相得益彰，档案数字化能够提供详细、即时的数据信息，档案信息一次输入，多次使用，查询方便快捷，可以减少办公人员的工作量。其二，可以提高经济效益。将传统的主要以纸为载体的档案信息转化为机读档案，减少了保管存储费用，节省了占地空间，也避免了提供利用时因反复复印等造成的资源消耗与浪费。其三，加强了对档案原件的保护。一般的信息查阅可以不调阅档案原件，避免纸质案卷磨损，延长档案的寿命。同时，通过物理下载和异地保存等措施，能够有效避免天灾人祸所造成的档案信息毁灭性损失。其四，可以提供更全面的信息服务。档案数字化后通过计算机网络进行高效检索、储存、阅读、复制，提升了利用空间和服务水平，也为进一步面向社会服务、实现房屋动拆迁档案更大的价值奠定了基础。

二、房屋动拆迁档案数字化的原则

房屋动拆迁档案来源分散、数量庞大、形式多样、形成周期长，因此，其信息化建设是一项系统工程，要夯实档案信息化的基础，在数字化的过程中必须遵循以下原则。

（一）质量原则

档案数字化工作耗时耗财，需要每个单位投入的人力物力较大，而档案数字化的成果要流传百世，永久保存，所以尤其需要注重质量管理。质量保障必须从电子文件归档的源头抓起，对归档文件的真实性、完整性严格把关，避免先天不足，确保信息准确、齐全。存量档案扫描加工，要做到不重不漏，图像清晰，保持持久的可识别性。档案信息数据库要层次得当、排列有序、载体可靠。在档案数字化过程中，每个环节都要严格把关，所有的数字化信息都要经得起历史的检验。

（二）效益原则

房屋动拆迁档案数字化涉及面广、工作量大、技术含量高、操作要求严格，要根据每个单位需要和可能的具体情况，以优质高效为前提，选择适当的时机，相机而动，根据单位自身的条件，量力而行，遴选多种方案，择优而取。通过结合实际，度身定制，设计最优工作流程，提高工作效率；采用最合理的技术手段，得到最好效果；选择最适宜的加工设备，做到物美价廉、合我所用；付出最小的代价，取得最佳的工作效益，达到预期目的。

（三）规范原则

房屋动拆迁档案是对国家和社会有保存价值的珍贵财富，其数字化事关国家档案信息资源建设，为保证信息数据的通用性、有效性，规范化、标准化尤为重要。国家在这方面制定了一系列法律法规、政策规定和技术标准，在制度建立、软硬件要求，传递方式、文件格式、载体选择、保管条件等多个方面都有明确的规定。房屋动拆迁档案数字化必须站在保护国家信息资源的高度考虑问题，按照有关规定和技术要求操作执行。同时，现代计算机技术发展迅速，新技术手段层出不穷，升级换代的频率也相对较高，档案部门应当密切关注相关技术要求的更新变化，及时采取必要的措施，保持房屋动拆迁档案数字化成果长期有效，充分发挥信息资源的作用。

（四）安全原则

安全是档案数字化工作的生命线，是数字化过程中时刻要注意的问题。首先要保证档案原件的安全，在存量数字化过程中，要对档案进行拆卷扫描，必须十分注意对档案原件的保护，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失；其次要注重档案信息的“保真”和“保密”，在文件生成、信息采集和传递、储存保管、开发利用等各个环节，要采取多种切实可行的措施，保证档案信息数据与原件内容吻合一致，有效防止非法窃取，保证档案信息内容不泄密、不失密。

三、房屋动拆迁档案数字化的实践与体会

中城房屋动拆迁公司在常规的文书档案文档一体化基础上，自2015年起启动房屋动拆迁档案数字化工作，将1993年以来的19000件房屋动迁档案，以“件”为单位实现数字化，建立专门的信息数据库，引进档案管理软件，将各种门类载体的档案信息纳入其中，并把档案管理融入公司办公自动化系统中，作为其中一个模块，发挥数据存储和信息支撑作用。同时，还积极推进公司下属各基地的房屋动拆迁档案数字化，基本形成了信息化的管理模式。公司内部还根据档案数字化的需要，建立起一系列管理制度，规范数字化文件的生成、归档收集、整理鉴定等操作程序、技术要求和职责划分，落实各级责任监督制度，避免因部门改革、岗位调整、计算机更换、工作移交等诸多因素导致的数字档案散失。此外，公司还依据电子文件的特性，逐步改善数字化后档案的保管条件，保存的数据信息均按照国家规定的技术标准定期进行检查测试，确保档案完整和信息安全。

档案数字化给公司的各项管理工作带来了新的面貌，归档文件材料可以做到随时归档，消化了各部门年底集中归档的工作量。室藏房屋动拆迁档案数字化后，查询档案信息更加便利快捷，公司内部在网络上即可以实现查询、打印等操作，大大提高工作效率。

房屋动拆迁工程周期长，实施过程中经常需要调用已经归档的动拆迁文件。一个项目产生的动拆迁档案量是非常庞大的，需要占据项目点稀缺的办公用房资源，而且项目点简易的保管条件也会给资料的保管带来诸多安全隐患。实现数字化后，问题将迎刃而解。项目点可调用、保存房屋动拆迁档案数字信息，既节约了场地资源，又可以满足项目实施期间的信息利用需求。而房屋动拆迁档案原件提前保管在公司档案室，其安全性也可以得到充分保障。

2001年中城公司对卢湾区816基地进行动迁安置，因各种原因还有30户居民未签订安置协议，作为历史遗留问题留存至今。近年来，政府加强了房产市场管理，强调房子是用来住的，不是用来炒的，出台了公租房政策，816基地被列为公租房项目。由于当年的动迁政策已不再适用现今的动迁安置，因此必须对该基地所有未安置和已安置的居民情况作一次全面调查。数字化的房屋动拆迁档案发挥了便捷、高效的作用，工作人员在第一时间调阅了所有居民的户籍、房籍等全部材料并提供给有关部门，为顺利征收提供了第一手依据。

四、推进动拆迁档案信息化建设的思考

档案数字化是档案信息化建设的基础，取得房屋动拆迁档案数字化初步成效后，要百尺竿头更进一步，不断提高信息化建设的水准，适应城市建设事业和档案管理工作发展的需要。

（一）不断提高对档案信息化建设的重视程度

档案信息化管理是时代发展的趋势，档案管理人员和企业管理层都要及时转变传统的思想理念，通过档案信息化建设的实践，不断增强信息化意识，提高对档案信息化工作的重视程度。同时，可以采取讲座、宣传栏、演讲会等形式，对信息社会未来趋势、国家有关新法规和技术标准、档案管理新技术运用等内容进行宣讲，帮助转变管理思维，使相关人员能够积极参与企业档案信息化的建设，主动学习相关管理知识，积极做好相关工作，更好地适应信息化管理的各项要求。

（二）进一步完善档案管理信息化的基础设施

“工欲善，必先利其器”，基础施设是档案信息化建设的必要支撑，不断完善软硬件设施十分必要。根据档案信息数量激增和硬件技术日新月异的现状，要及时更新各类设备，尽量保持与现代技术发展同步。档案信息化管理的程序软件要及时根据企业发展的进程和信息利用需求的变化进行调整，完善相应功能。要综合考虑档案数量、信息化管理要求等因素，努力开发具有房屋动拆迁档案特色的管理功能，体现自身管理的高质量、高水平，充分运用信息化处理技术推进相关工作顺利开展。

（三）适时推出房屋动拆迁档案网站

互联网的运用改变了世界，给人们的工作和生活带来了无穷的便利。房屋动拆迁档案牵涉面广，从国家机关、司法部门、建设企业到平民百姓，利用对象遍及全社会。借助计算机网络的信息传播功能，人们能够更加方便、快速地解决相关的信息需求问题，实现更大的价值。因此，房屋动拆迁企业应当积极创造条件，在国家有关部门牵头协调下，探索建立房屋动拆迁档案网站的可能性，在国家规定许可的范围内，面向社会提供房屋动拆迁档案信息，满足方方面面的利用需求。

（四）强化档案信息化建设的人才队伍

信息化管理的关键是人，人才队伍是档案信息化建设的基本保障。企业应当建立科学的用人理念：一方面引进既了解档案管理又擅长信息技术的复合型管理人才，充实公司、基地项目点的各级档案管理岗位；另一方面，应当着力提升现有档案管理人员的业务素质，通过继续教育、考察交流等形式，进行相关的培训，使其开阔视野，拓展思路，努力提升其开拓创新的动能和精湛管理的技能，不断提高业务水平，增强管理能力，顺应时代前进的潮流，适应房屋动拆迁档案信息化建设的需要。