新时期行政执法档案管理的几点建议

董建山

摘 要 行政执法档案管理是行政执法单位管理的重要一环，在法制化健全的今天，行政执法单位行政执法数量和类型也不断增多，间接导致行政执法档案管理工作量和管理难度的增加，因此本文就行政执法档案管理存在的问题进行分析，进而提出了行政执法档案管理有效建议。

关键词 行政执法 档案管理 管理建议

中图分类号：F272.9 文献标识码：A

高效的行政执法档案管理工作将有效促进行政执法单位工作的展开，在行政执法不断健全的今天，政执法档案管理工作的重要性也日益突出。据统计调查结果表明，在行政执法相关工作中，行政执法档案管理是最容易被轻视也是最薄弱的环节。

1行政执法档案管理中的问题

1.1档案管理意识不强

行政执法档案管理工作是行政执法单位运营过程中的基本工作之一，但容易出现档案管理过程中重视人事档案的管理，也有很多行政执法单位认为行政执法档案管理与行政执法联系性较差而轻视这一工作。反映在实际的设备档案管理中就是行政执法档案收集整理不完善，很多需详细记载的设备信息被一笔带过，一些设备档案资料不全面、不详细是现阶段我国大部分行政执法单位行政执法档案管理中的突出问题，归根结底是由于档案管理意识不强所致。

1.2档案收集周期较长

由于行政执法的本身特点，行政执法单位行政执法档案信息的收集周期较长。整个档案的制作大约用时几个月，而一般的行政执法人员交替通常以年为单位，一些执法过程中的案例或者事件在工作人员交替时容易出现遗留，对档案的收集带来困难。

1.3團队建设不到位

行政执法档案管理工作不能仅依靠一个人或一个部门的人员执行，而是需要多个部门协同才能完成，然而档案管理人员不一定熟悉各种行政执法的使用和特性，各部门间联系不紧密是一大问题。其次由于行政执法单位人事管理的局限性，通常行政执法档案由专门的行政执法单位档案管理人员负责，其中可能缺乏熟悉各种行政执法人员，在档案管理工作中有很多不便之处。

2行政执法档案管理的几点建议

2.1强化管理

需对档案管理人员进行培训，一方面是要强化其对行政执法档案管理工作的责任心，强化其档案管理意识，另一方面是利用培训检验其档案管理工作的业务水平，从而做出更合理的人员调动，进而组建更具责任心的行政执法单位档案管理团队。

同时行政执法单位管理层人员应重视设备档案管理工作，定期检查或不定期抽查并建立其相应的奖惩机制，利用奖惩机制和抽查、检查制度调动档案管理人员的工作积极性和责任心，促使其不断完善设备档案管理工作的方方面面。

2.2建设团队

行政执法档案管理工作离不开档案管理团队，而先进的行政执法档案管理团队不应仅仅由档案管理人员组成，需要更多的熟悉各个部门的专业人员进行支持，因此行政执法档案管理不应仅由单一部门负责。应当建立起以档案管理人员为核心的，全部门相协同的档案管理团队。

2.3电子化档案管理

传统的档案管理工作是基于文字书写和纸质载体展开的，而书写过程中难免出现差错，且由笔墨书写的纸质档案材料很容易在管理过程中受潮或毁损。随着计算机技术的不断发展，计算机技术已广泛应用于社会生产生活的方方面面，行政执法单位设备档案管理工作中也可引入计算机技术，将传统纸质载体档案资料转变为电子信息档案资料。这么做有以下三点好处：（1）电子信息更容易保存，首先电子信息可存储在各种移动设备中，不需专门的空间进行保存；其次电子信息不容易毁损，即使保存档案资料的设备丢失或毁损，在云技术普及的今天，可将终端设备上的档案信息上传至云端永久保存，随时使用随时提取。（2）更节约成本，建立电子档案需条件较少，终端设备和人员配置即可，输入、提取、保存等操作可由单一人员完成，并且利用计算机录入信息较传统手写信息更快捷，档案管理工作效率更高。（3）档案检索更加方便，行政执法单位设备档案信息资料众多，传统的档案管工作中，如果认为某项设备档案存在缺陷，需经多层、多次检索才可在众多档案文件中找到，而电子档案的检索具备一目了然、一步到位的特点，可在众多档案中直接找到需修改的内容。

3结语

新时代对当前行政执法档案管理工作有了更高的要求，在此过程中行政执法单位对档案管理工作的作用以及重视程度均有了进一步的认识以及提升，行政执法档案管理工作对行政执法单位的发展起到十分重要的作用，行政执法单位应结合其实际的发展情况来对档案管理方法进行改善以及提升，及时加强档案管理人员对档案管理意识的转变，增强其自身对档案管理的专业素质，并及时对信息技术进行融入，使得档案管理向信息化发展，并加强档案管理人员对计算机使用的熟练程度，积极地将档案管理工作进行发展，使得档案管理工作的效率进一步得以提升，促进行政执法单位的健康持续发展。

参考文献

[1] 吴芝芝，柯大观.浅谈现阶段行政执法档案管理的难点和加强措施分析[J].数理医药学杂志，2016，29（11）.

[2] 金路.浅谈行政执法单位行政执法档案管理的现状及改进措施[J].办公室业务，2016 （08） ：128.