预研项目经费科目管理的重点和难点

杜雨洁

本文对预研项目常见的三种经费管理办法的经费科目管理的重点和难点进行了剖析与讲解，希望大家能从中受益，提升预研项目的经费管理能力。

去年写了题为《浅谈预研项目成本管理》的文章，今年在此基础上，从预研项目经费管理模式着手，分析不同经费管理办法经费科目支出的重点和难点。为了让更多的预研项目经费管理者从中受到启发，能根据不同的经费管理办法，掌握不同的原则，提升预研项目经费管理能力，以便顺利通过项目审计。下面就从三种常见的经费管理办法进行剖析。

第一种，财防11号文。11号文主要包括：设计费、专用费、材料费、外协费、燃料动力费、固定资产使用费、工资及劳务费、差旅费、会议费、事务费、专家咨询费、管理费、不可预见费。每一项经费的意义这里不再赘述，根据经费管理办法规定和审计经验，我们来仔细看一下这些经费科目。审计时候会将设计费、差旅费、会议费、事务费和专家咨询费这五项作为一个整体考核，也就是说该项目的经费支出也需要将这五项合并后与这五项的批复合计比对，如果差异率在10%以内则不需要解释，在10%-20%之间需要写说明解释，当然如果大于20%，可能有些支出就不能计入本课题了，这个规律适用于其他几种经费科目。了解到这一点，在项目过程管理时就需要根据差异率控制项目支出。专用费、材料费和外协费这三个经费也是和项目成果息息相关的，因为他们直接反应出研制项目成果产生的直接成本。这里最主要说的是专用费，专用费的支出需要和项目批复匹配，即项目实际支出需要与合同中规定的专用费需要购置或者试制的设备相符，并且不能超过批复的预算。如果有未支出的项目，该部分经费将收回。因此，专用费特别强调专款专用，一切遵循合同中批复的明细。因此在申报项目时就需要仔细梳理项目流程，将相关经费预留。材料费和外协费不像专用费管理那么苛刻，但是也尽量和合同批复保持一致，一旦出现经费支出差异超过20%，也需要合理的解释为什么与批复不符。除了以上经费，11号文剩余的是间接费，间接费在审计时，也是作为一个整体考核，平时我们在管理项目时，只需要根据申报的经费按照实际情况在研制周期内进行分摊，一般不会出太大差错。11号文就说这么多，一般科工局等民用项目都参考执行，大家重点关注专用费的支出。

第二种，科技部的项目。科技部的项目经费包含：设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、档案/出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、其他费用和间接费。科技部的项目与11号文相比又更苛刻一些，为什么这么说，因为每项经费科目都有各自的特点和一些规定，如果项目立项后实际支出和批复存在差异，那么需要遵循几个原则，总结下来就是“五可调、三不增、三调剂、一不变”的原则。五可調，顾名思义就是有五项经费可以调整，分别是材料费、测试化验加工费、燃料动力费、档案/出版/文献/信息传播/知识产权事务费和其他费用。这五项经费只需要进行单位内部变更流程便可以调整，审计也予以认可。比如当时申报材料费是50万元，在后期执行过程中，发现部分材料涨价或者某个外购件性能指标提高从而能满足项目指标更好的实现等情况，那么可以从其他可调整的经费科目中支配。这时只需要单位内部审批即可。三不增，也很好理解，就是有三项经费不能增加，只能在批复以里控制支出。分别是，设备费、劳务费和专家咨询费。这里所说的设备费和11号文中的专用费一样，只是叫法不同，它们的管理原则也一样，都是需要按照批复进行支出，并且不能超预算。三调剂是指会议费、差旅费和国际合作交流费三个科目预算可以调剂使用，但不得突破三项费用预算总额。这个理解起来也不难，就是三项经费总额控制，只要支出不超过三项经费批复总额就可以。一不变就是有一项经费不能变，这项经费就是间接费，不能变的意思是指不能多也不能少，即不能调整。说完了这几个经费科目的管理方法，还需要特别说明一下科技部的项目一般会配有自筹经费，如果遇到项目匹配了自筹经费，在课题管理时需要将国拨和自筹单独建账，专账管理。

第三种，1765号。一般1765号文适用于军口预研项目。它由八大成本组成：设计费、外协费、材料费、专用费、试验费、固定资产使用费、工资和管理费。目前1765号文的经费管理相比11号文和科技部的经费管理那么繁琐，但是几大经费科目也需要遵从合同批复执行，各项差异率控制在10%以里，因此所有的管理办法万变不离其宗，都是需要尽可能的按照合同或者任务书批复执行，即使有变化最好也控制在可控范围以里。

最后，再说一下结余资金的管理，这两年结余资金的使用在各大网站转载。结余资金顾名思义就是项目支出小于批复，结余的经费，这部分经费目前规定在通过项目验收后可以在2年内用于科研项目的直接支出。可能更多的文献写的都是字面意思，下面我们根据实际和与一些审计老师咨询后得出了一些结论，首先结余资金没有比例要求，只要是按照要求完成了项目任务，并通过结题验收后结余的资金都可以作为结余资金使用。使用周期是从项目通过验收后下一年的1月1日起开始计算的两年，需要强调，支出只能用于直接经费支出，即使项目结余的是间接经费，两年内也需要用作科研项目的直径经费支出。两年后，项目管理人员会进行查阅，如果仍有结余，将收回剩余经费。目前结余资金使用的原则从官方正式文件中只查阅到民口项目可以适用，相关军口项目未查阅到相关管理规定。

以上简要分析了三种常见的预研项目的经费管理规定。可见它们都存在共性的问题就是项目在申报阶段就需要将经费严格按照后期执行编写，即使无法保证全部能按照批复支出，也需要尽量与批复相符，可以看出论证阶段也非常重要，它关系到后期经费的执行情况。如果每个项目负责人在立项阶段都能仔细分析项目指标，策划实施方案，按照实际情况编写预算，那么后期项目经费支出管理匹配度高，管理也就容易的多。本篇文章谈到的这些经费管理办法中的经费科目支出重点与难点，都是根据多年的预研项目经费管理经验和国家的相关规定进行梳理，如果有不妥的或者牵强的请读者批评指正，后期也会将项目管理中遇到的一些实际案例进行整理和大家分享。