事业单位人事档案的用途和研究

陈光磊

摘 要：档案是现今社会招工单位评定人才的第一手材料也是重要的参考依据，它包含各个人的基本信息，成长经历，对个人发展生存的重要性不言而喻。事业单位要高度重视档案的研究与运用，以便根据档案全面的了解员工，使部门的人员分配最优，充分发挥员工的个人优势，达到利益最大化。对国家而言人事档案是一股潜在财富，运用得当可以极大地促进我国“人才战略”计划的实施。

关键词：事业单位；人事档案；用途和研究

社会飞速向前发展，各种决定社会发展进程的因素也在不断变化。当今社会處于发展竞争的风口浪尖的资源是人才。这个社会对人才的需求量是无法满足的，而人事档案作为储存人才资料的形式，记录着员工的就职历程，对人才的后期发展起着重要作用，因此把人事档案的研究与运用工作做好是保证人才系统正常运作的必要前提。但由于各种各样的原因，并不是所有的事业单位都有能力完成好档案研究与运用工作。本文从我国事业单位人事档案的研究和运用现状出发，分析了其中存在的问题，并给出了行之有效的好方法。

一、我国事业单位档案的用途与研究情况不容乐观。

（一）研究人员综合素质不达标

随着信息化时代的不断推进，对于人事档案深入研究的需求越来越高，因此加强对事业单位的人事档案研究十分重要。但是目前许多企业的人事档案专业研究人员的综合素质却令人担忧。我国目前的人事档案研究专业人才缺乏，目前从事档案研究的人员中很多人都没有经过专业培训，以前的档案研究方式是传统的方式，只要求工作人员了解计算机的一些基础操作，只要满足于基本需求就可以任职，所以很多现在的研究人员对计算机的操作都不是很熟悉，专业化程度不高，对工作内容不是很清楚，只是简单地收集和保存工作人员基本信息，达不到档案研究进一步发展的要求。部分人员责任心缺乏，对待工作得过且过，在其位不谋其政。

（二）基础设施落后

每一项工作的开展，都涉及到相关人员，一定的基础物质设施。在进行档案管理工作时，基础设施的建设起到的作用很重要。档案是对员工的先前经历的具体体现，其中包括其所有的学习经历、任职经历、素质道德等，尤其是对就业者特长才能，所获奖项等信息的如实记录都对考虑员工未来的提拔与换岗提供了有力依据。毋庸置疑，这些信息是最具权威性的，是一个重要的参考。但是没有基础设施的支持以上这些作用都不可能达到。很多单位不注重档案室的选择，大多采用类似库房的潮湿狭窄的房间作为档案室，没有设立专门档案室，也自然没有购进完善的信息分析设备，不愿意投入资金，不推进后期维护工作，非常容易引起档案材料霉变，影响档案后期的研究及下一步的运用。例如，随着人事改革的深入，在进行某些传统常规工作，如工资调整、人事任命、社会保险时，需要翻阅档案，然而对保存的人事档案研究不够深入，可用于查询的内容少，具有实用性的信息汇编和专题统计表较少，不能满足工作需求，不能充分体现档案的价值与功能。

（三）观念传统，研究者重视程度不够

由于人事档案研究起步晚，发展慢，一些事业单位对档案的研究工作不够重视，认识片面不深入，只是把人事档案当成是对员工信息的简单记录，对日后统计提供依据的一种字面信息而已，因此也不给该工作提供相应的研究人员及物质和金钱的支持，并且对档案的储存记录也缺乏全盘的考虑，对员工的档案信息只是很简单的记录。无法收集相关人员信息变动的最新信息，更新率较低，耽误相关人员的就职，买保等事情。高层管理尚且如此，下层执行人员的人知也就不可能深入，对档案的研究监督工作敷衍了事，以完成初级统计为最终目标，不能有效的把档案研究工作认真进行下去。人事档案其实是企业日常事务的一项重要组成部分，而由于观念在起作用，研究人员普遍采用传统的档案研究方式即不同的机构对该范围的职工的档案信息进行分别研究的形式，这种研究方式呈一定的封闭状态，导致一个个数据孤岛的存在。不重视改进，也就使一些企业不能很好的适应当前的大数据情形下的人事研究要求，导致存在一些缺陷也是在所难免。

二、解决我国人事档案研究与运用问题的有效方法。

（一）提高研究人员的综合素质

现代化发展风起云涌的时代，现代化的建设也在日趋完善，现代化企业的人事档案部门也应该顺应时代要求，从从业人员的综合素质抓起，巩固从业人员的基本职业水平，同时还需要进行必要的计算机操作能力和管控能力培养。建议采取的方法有对档案研究人员进行基础培训来达到提升员工素质的目的，使研究人员更好的在现代的研究条件下提供更准确的服务。在各工作过程中进行业务的合理重组，提高从业人员的素质来进行档案研究方式的创新，并对日渐成熟的科学技术进行合理的应用，从而加快对人事信息平台的建设与改进步伐，把人事档案看作是一种实用的社会资源，充分发挥其价值与作用。要在经过培训的人员中进行优胜略汰的抉择，选择具有较扎实知识与较高责任心的人员，在平时也要注重对这些人进行进一步的培养与规范，主动了解这些人的心理需求，尽量满足基础需要，达到满意，使其发挥自己的积极性，从而找到自己的优越感，对工作付出更多的精力。

（二）完善基础设施

档案的研究运用部门要积极的与领导进行沟通，积极反应在工作过程中遇到的问题，让领导及时了解工作的进展，引起其注意，进而顺利的进行档案基础设施的完善。具体来说，基础设施的建设要从基本的生活需求开始，例如对火灾的预防、对防潮材料的准备以及坚实的建筑材料等，同时要用结实的金属材料储存档案文件，在室内安装足够量的灭火设备以保证安全。当然除了纸质档案的管理还有电子档案的管理，在这样的企业里要严格按照相关规定，在做好收集的前提下进行信息整理归档与备份，尤其要重视人事档案的保密性，保证电子系统的安全，防御病毒入侵等恶意侵入，尽可能使信息完整安全，达到企业在人事研究方面的改革与创新。此外，为了达到高效率工作的要求，要及时精准的进行人事信息的传递，在基础建设达到要求的前提下提高该工作的有效性，进而实现工作展开与档案质量更高效的目的，逐渐完善人事档案的管理工作，为社会做更大的贡献。因此，对档案管理基础设施的建设是最符合这个时代的背景的一种方式。

（三）由上至下，强化档案研究与运用意识

行政管理人员，档案的首要形成者又是档案的直接受益者。如果他们档案意识不强，将直接影响到档案的形成和归档的完整性和实用性。所以，要强化他们的档案意识，使他们明确本身承担着档案所有者的信息保密，信息安全等责任，并赋予其一定的利用档案的权利，以方便其开展下一步研究工作。更重要的是加强更高一层领导的档案运用意识。加强企业人事档案研究重要性的宣传，让高层领导层更加深入地了解人事档案研究与运用，从而给予档案部门充足的支持：放宽资金政策，定期发放档案维护专款； 重视档案用房、设备等设施的建设。建立档案研究领导小组，实行责任制，定期对档案研究管理工作进行检查、指导。在企业的日常工作交流中加强相关人员的思想政治教育，使档案人员在认识上提升高度，认识到档案研究与运用的重要性，提高认识，坚持原则，保持档案的完整、准确、安全，自觉努力提升自己的专业素质。

三、结语

在信息交流如此迅速的当今时代，人事档案一定程度上代表着我们的能力，对日后的求职或是升职都有着不可估量的影响，也可以说档案已经变成了我们的敲门砖。但由于档案研究运用人员自身素质低下，专业知识不过关，基础设施薄弱等各种问题，目前企业的人事档案研究与运用工作未能起到应有的作用，这就要求相关从业人员积极自省，转变观念，努力提高自身能力，为档案事业的发展做出应有的贡献。

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