浅析招标项目的综合管理

冯岩

（杭州中科微电子有限公司，浙江 杭州 310000）

采用招标的项目通常是技术含量高、涉及面广、实施周期长的大型项目，因而从全局、多角度进行项目综合管理显得尤为重要，直接关系到项目能否按时、保质完成。招标项目因在竞标准备过程中已明确了项目的范围、进度、成本、质量等要求。在后续的管理过程中，主要将管理的重点放在项目沟通管理，进度、费用、质量的协调管理及变更管理上。

一、项目沟通管理的重要性和必要性

招标项目在启动阶段，招投标方及其他项目利益相关者需要就项目关键技术指标、经济指标的确定，项目成果提交形式，后续发展计划等方面进行沟通。

首先，建立良好的沟通机制，使项目各利益相关者能够认识到有效的沟通对项目实施的重要性，从而对沟通工作给予必要的人力、物力等方面的支持。特别是在项目启动初期，项目团队组建不久，各成员之间彼此不甚了解，需要更多的沟通，随着项目的逐步开展，项目组成员也需要共享资源及必要的技术交流。

其次，确立有效的沟通方式。沟通方式一般可分为正式沟通和非正式沟通，上行沟通、下行沟通和平行交叉沟通，单向沟通和双向沟通，言语和非言语沟通，书面和口头沟通。在项目实际管理过程中考虑到项目较复杂，涉及的利益相关者众多，因此选用多种沟通渠道。针对重要的决策，一般采用例会、项目进展报告、工作报告等正式的沟通方式，同时将其制度化，便于相关资料存档，作为解决后续类似问题或类似项目的依据。针对较小的问题，则可采取电话、传真、邮件等快速、经济、便捷的沟通方式，这样可以节约时间和费用，使问题可以及时得到解决。若遇到比较重要同时比较棘手的问题，则可根据需要先行进行电话交流等快速的沟通，待问题得到解决后再将其纸质化，形成相关报告进行存档。

二、在进度、费用、质量之间衡管理，争取达到最佳平衡点

项目计划过程应当从对各种制约因素的综合分析中，权衡利弊。项目综合计划本身是一个系统，由一系列单项计划组成，所以应当充分考虑各单项计划之间的相关性。因项目招标的文件已明确了项目的执行期、费用及要达到的关键指标要求等，因而项目计划的制定要综合考虑以上各方的制约关系，不能单就一方制定计划，那样的计划只能顾此失彼，不能达到项目要求。

在制定项目计划时，首先对项目团队的技术水平进行分析，对团队已有技术累计的部分，关键指标的设计可参照以往类似项目来完成，并在以后的研发过程中不断改进，进而将重点放在新技术突破的过程，集中力量攻克。其次，明确项目分工，尽量根据项目需求划分多个独立设计小组，采用平行的工作关系，缩短工作时间。

在项目实施过程中，往往不会完全按照项目初期制定的计划进行，要对项目各关键要素进行综合协调，并根据实际的变化程度选择相应的变更管理。在这些协调工作中，对于项目进度、费用和质量这三大要素的分析尤为重要。

（一）项目质量与费用的综合分析

为了使项目可交付的成果符合项目最初的质量要求，要在项目实施过程中开展质量检验和保障工作，一旦出现质量问题及时采取相应的补救措施。但同时这些补救措施都需要消耗和占用项目资源，产生费用。这就意味着提高质量势必会产生费用，增加成本。反之要是降低产品质量要求则可能导致整个项目失败。可见平衡项目质量与费用之间的矛盾对项目成败有至关重要的作用。

此处引入价值工程分析法，来加以平衡两者之间的矛盾。

V=F/C

式中，V为“价值”，F为功能，C为成本。

价值V：指对象具有的必要功能与取得该功能的总成本的比例，即效用或功能与费用之比。

功能F：指产品或劳务的性能或用途，即所承担的职能，其实质是产品的使用价值。

根据项目实际情况计算出价值系数V。其中，价值系数大于1的功能，表示其实现花费较少的钱即可完成，可提高质量，以满足招标方更高的要求，价值系数小于1的功能，是费用重点控制对象，在保证质量的同时则需要考虑降低成本，减少费用支出。

（二）项目进度与费用的综合分析

由于资金时间价值的存在，项目费用与进度是直接相关的。项目的成本一般是由直接成本和间接成本组成。直接成本主要包括材料费、人工费、设备费等组成，随着进度的提前而增加，间接成本包括劳务费、管理费等，随着进度的拖延而增加。因此要根据项目的要求或者说项目合同要求来判断如何协调项目进度与费用的关系。可采取弹性计划的方式，如果项目提前会使项目成本大增，可考虑相应放缓项目的研发进度，将一部分资源分流至其他项目，这样可以分摊本项目的成本，亦不会影响项目可交付成果的提交。如果项目的进度已处在拖延的情况下，可考虑增加一部分成本换取进度的方式。

（三）项目进度与质量的综合分析

对于招标的项目，质量要求已被固定，如果达不到质量要求，项目即宣告失败。在目标时间内完成所要达到的质量要求，往往费用会超支，如若控制费用在额度内，势必会影响进度的安排。可根据项目实施的进展情况，将某些工作的逻辑关系由顺序进行改为平行进行，或者将部分关键工作的持续时间压缩，以保证项目按时、保质完成。

三、项目的变更管理

招标项目是一个技术含量高、涉及面广、实施周期长的项目，在项目实施过程中要权衡多方的关系，因此项目变更在所难免。所谓项目综合变更是指在项目生命周期的整个过程中，对变更的识别、评价和管理等工作。在项目管理过程中，通过项目进展报告时刻跟踪项目状态，当发现出现异常，需要对项目计划实施变更时，首先对促使变更形成的因素进行分析和采取措施，确保变更朝着对项目有力的方向发展，并根据绩效测量确认发生偏差的程度来制定补充计划。

四、结论

综上所述，招标项目是一项复杂的工作，需要多角度、全方位的管理。在项目初期就要引入系统的项目综合管理方法，并对项目进行科学、规范、有效的管理，将项目的所有组成要素充分地、有机地结合在一起，才能极大的提高项目的效率和成功概率。