普通高中学校财务档案管理策略新探

薛 娜

（福建省宁德第一中学,福建 宁德 352100）

一、普通高中学校财务档案创新管理的意义

（一）提升财务档案管理水平

在普通高中学校管理活动中，健全完善财务运转机制，灵活针对新情况、查找新问题，创新管理方式方法，有助于规范与调整财务档案管理工作，增强档案管理的真实性、可靠性和实效性，提升依法治档的水平。

（二）有效推进财务审计工作

优化创新财务档案管理，能使审计人员更为便捷地调阅档案资料，清晰了解学校的财务状况，检验财务工作是否按规进行，有效监督经费挪用、乱用等违纪现象的发生，减少国家重要资财的浪费，促进审计工作顺利开展。

（三）为学校决策提供科学依据

学校财务档案是学校领导制定财务计划、规划财务工作、谋划学校发展的重要参考资料。创新实施学校财务档案管理，有利于为学校领导开展工作部署、研究发展问题、编制财务预算等各项决策活动提供第一手素材，促进资金和资源的合理配置，推进学校顺利发展。

二、普通高中学校财务档案管理的基本原则

（一）科学性原则

普通高中学校必须优化财务档案常规管理，注重科学性原则，有序做好财务信息分类和归纳、档案卷册的整理、加工、封装、保管，以及管理员、数据系统维护员、保管人员等的管理分工，科学划分管理权限，有效开展数字化档案管理。同时必须从学校长远发展的视角出发，重视发挥未来管理效益，合理应用现代科技成果，提升档案管理的科学性。

（二）安全性原则

学校一方面必须坚持依法办事，明确财务档案管理所需承担的职责和义务，严格遵守财务法律法规，强化安全保密措施，认真保守财务档案数据信息。另一方面，必须严格执行安全和保密制度。要求管理人员必须严肃对待管理工作，设置专人专责，尊重职业道德，熟悉工作程序和安全规定，严格依照保密工作要求。

（三）真实性原则

实施财务档案管理必须紧密联系学校的发展实际和财务现状，将管理工作做细做实，不断增强财务档案数据信息的准确性和真实性。只有真实有效的管理活动，才能促使财务档案管理工作更加有效率，学校领导层才可以从中获取更有价值的资料和信息，更好地服务学校发展决策。

三、普通高中学校财务档案管理存在的问题

（一）管理人员专业素质不强

目前，有的学校并没有专设财务档案管理人员，往往由财务或会计人员来兼管，他们在学历层次、法律意识、信息化应用能力、管理技能和水平等方面的综合素质都有所欠缺，往往缺乏专业的档案管理知识和经验，未受过正规系统的档案理论知识培训，使得财务档案管理工作中经常出现操作不规范，降低工作标准，管理程序混乱，档案信息失实等现象。

（二）创新管理意识和能力不足

部分档案管理人员积极创新财务档案管理意识相对淡薄，他们对档案管理的重要性和责任性认识不足，管理工作积极性不高，一些机密档案资料文件的安全保密措施管理不到位。这些管理工作中应有的创新意识和能力缺失，极有可能造成不少重要的财务档案信息流失，造成学校不可估量的损失。

（三）管理制度不够系统规范

在管理实践中，有些管理人员在遵照和执行《档案法》、《会计法》和《会计档案管理办法》中相关的档案管理规定和制度时不够严谨规范，自觉遵守的意识比较差，人员配备不齐，管理方式缺乏灵活性。甚至有的学校所制定的管理办法形同虚设，仅依靠经验办事，档案管理工作常常滞后混乱，给会计核算和财务管理等工作带来了许多不便。

（四）档案信息化管理浮于表面

部分学校的财务档案信息化管理水平较低，数据信息管理不严密，经常出现财务信息遗漏、丢失或泄密等现象。有些管理人员无法充分利用新型的信息化管理手段，数字化和网络化等信息化利用效率极低；电子档案数据冗繁和重复的现象屡见不鲜，不按制度规定科学设置科目、使用凭证和账簿、编制会计报表等。

四、普通高中学校财务档案创新管理的策略

创新财务档案管理应积极从思想认识、团队建设、监管制度和信息化建设等方面，探索有效的管理策略，来逐步提高财务档案管理质量和水平。

（一）提高思想认识，强化管理意识

思想认识是改革创新的前提。创新开展学校财务档案管理，首先必须从提高学校领导和财务档案管理人员的思想认识入手。学校领导作为学校管理制度的设计者和发展的决策者，他们的认识和觉悟影响着学校各方面制度的制定和实施。学校领导重视强调财务档案管理工作，能促使他们形成严格细致的工作作风，善于利用财务档案资料开展财务监督、审核、鉴定等活动，深入了解学校财务运作情况，从而更加清晰地认识到财务档案管理对本校持续健康发展的关键作用。

同时，财务档案管理人员必须积极树立主人翁意识，转变对档案管理的思想认识，尽职尽责地做好财务档案管理工作。他们积极强化创新管理意识，将有利于为学校制定实施教学管理计划、作出教育决策提供更加可靠的参考信息，为保护国家资财、严格执行国家财务制度、合法合规开展财务管理提供有力凭证；也将激励他们树立学校长远发展的观念，为促进学校管理和服务提质增效做出自己的贡献。

（二）优化团队建设，提升管理素质

首先，要强化培训学习，提高业务素质。学校要定期选派相关人员参加档案管理技能培训，提高他们的业务水平；要与财政部门或档案部门紧密合作，及时组织人员参与学习最新的管理技术、财务制度规定和档案管理办法，不断增强财务档案管理的规范化、标准化程度，提高档案信息管理和服务能力，并将这些常态化的进修学习培训作为岗位技能锻炼和继续教育的必备内容来常抓不懈。

其次，要精心配备人才，组建优秀的管理队伍。学校必须选择优秀管理人才，精选那些具备档案从业资格、既有扎实的档案专业知识，又有良好的财务职业道德素质的管理人才，组建起具有团结合作精神的、稳定的工作团队。校领导必须根据管理工作需要，合理地规划设置档案工作岗位、人数、职位安排等要求，使学校人力资源得以优化配置；尤其要积极选用那些具有严谨求实的工作态度，坚持工作原则，又能熟练应用计算机和网络技术的管理人员，建立协同作战的队伍，使财务档案管理获得最佳的效益。

最后，要加强财务档案管理队伍的职业道德教育。一要培养财务档案管理人员个人的道德修养，这是做好管理工作、保证诚信治档的必要前提；二要加强职业道德培训。灵活应用职业道德教育的典型案例来深入探讨学习，深化对职业道德规范的认识，坚持不懈学习财经法律法规，增强知法守法用法的能力，严守财务档案管理制度和规范；三要加强团队文化建设。建立融洽工作的共同目标，形成对校园文化、学校管理经验的良好的认同感和归属感，不断激发致力财务档案管理的积极性、主动性和创造性。

（三）健全监管制度，增强管理实效

优化创新财务档案管理工作，必须不断适应新时期财务档案管理新形势和新要求，健全档案管理和监督制度。

其一，要完善财务档案管理制度。首先，必须加强依法治档、优化管理。学校要合理制定管理细则，规范做好财务档案的收集、立卷、归档、整理、保管、查阅和销毁等管理工作，实施全面优化管理。其次，细化档案管理，科学控制管理成本，提高管理运行效率。近几年，我校就围绕财务档案管理中存在的问题，积极进行了整改完善，专门设立了财务档案室，制定了财务档案管理具体办法，获得了良好的成效。如按照案卷、全引、专题、文号等目录进行科学编制档案检索；对基建会计档案等各种合同、协议等原始重要凭证进行科学编号、排序、归档和存放。最后，真抓实干，落实管理。必须深入学习《档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规，不断丰富档案管理理论知识；并结合本校教育教学管理和服务需求，制定财务档案管理人员守则、归档制度、保管制度、移交制度、安全保密制度、期满销毁制度、查阅制度等各项制度和细则，促进档案管理依法进行。

其二，要强化学校内部监督管理。内部的有效监管能进一步减少普通高中学校财务档案管理过程中的错误、舞弊和失实现象，提升档案信息资料的真实性和可靠性。强化学校内部监督管控，必须强化校内各职能部门、工会、一线教师的大力监督，发挥教职工代表大会的积极作用，推举一些热心学校发展的、负责任的教师成员组成财务监督委员会，形成独立于校领导和财务管理人员的有效监督体系；同时，必须建立财务管理规范，明确业务凭据的流转规程，科学确立责权管控重点，理清各部门和管理人员的职责范围，细化责任，使之形成分工确切、协调配合、又相互制约、相互联系的监管工作形式；学校主管领导要积极完善与学校各项管理制度相适应的内部管控措施，这也是服务财务管理和会计核算的重要规范；并且，内部监督管控应贯穿于学校财务预算编制、物资采购、资金结算、资财管理等各项管理活动中，进行全方位的监督管控。

其三，要加强职能部门监督管理。健全完善财务档案管理和监督，还必须加强国家财政、审计和教育等行政主管部门的监督管理作用。主管职能部门应积极通过勤联系、多沟通、抓反馈、促整改等灵活多样的监管手段，来督促学校持续优化财务档案管理工作，营造诚信治档、依法治档的良好氛围。

（四）加强信息化建设，创新档案管理

信息化建设是新时期创新普通高中学校财务档案管理工作的新趋势。首先，要加强信息化设施建设。普通高中学校应配备更新专门的计算机和管理软件，改善财务档案管理的软硬件基础，做到办公、阅档、库房相分离。其次，要实现财务档案信息化和网络化管理。注重采集和整理各种原始财务数据信息，将财务会计文档、表格、报告等数据转换成数字化资料，建立档案数据库，增添学校固定资产管理、预决算管理、债务管理等数据，不断充实完备数据库资源，为信息化管理活动提供完整实用的信息素材。最后，要勇于创新财务档案信息化管理新思路。创新设计财务档案信息化工作思路，合理利用互联网络和学校局域网的便捷条件，搭建信息化、网络化工作平台，进行工作分享、交流和沟通，并积极完善电子文件签入签出、安全日志等日常安全事项，定期做好阶段性安全检查，从而提高财务档案管理工作效率。

随着国家教育改革的不断深入和学校信息化管理水平的提升，普通高中学校财务档案管理工作也将不断呈现许多新问题、面临着新挑战。积极探索财务档案有效管理策略，创新与转化管理形式，健全管理工作机制，做好档案的收集、整理、利用等多方面工作，更好地为学校教育和管理服务，始终是我们应予以重视的重要问题。