信息化背景下电子发票对高校财务管理的影响

周德旺 李 静

引言

电子发票是由国家税务局以统一发放的形式提供商家使用，并储存于信息系统的无纸化发票形式。电子发票的发行和实施在互联网时代具有重大意义，可以说，电子发票是互联网经济快速发展的产物。对消费者而言，电子发票与纸质发票一样，是维权的重要依据。对销售方而言，电子发票能降低更多企业成本。对国家税务层面而言，电子发票可以减少偷税漏税，节约纸质发票等成本。

一、电子发票的发展

2012年5月，国家发展改革委发布《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，相关城市可提出建设电子商务示范城市申请，试点城市可提出推广电子发票要求。最终获批开展电子发票的试点城市有重庆、南京、杭州、深圳和青岛。

2015年9月28日，国家税务局制定了《“互联网+税务”行动计划》，把互联网与税收工作深度融合，推动了税收工作的新变革。该计划的实施，从国家层面上全面推进了电子发票的应用。

2015年11月26日，国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），明确了增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途和基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。

2015年12月，中华人民共和国财政部发布国家档案局令第79号，明确2016年1月1日起施行新的《会计档案管理办法》，并在其第八条中明确规定：单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料，在满足了相关条件后可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。这是首次明确了电子会计档案的合法地位。

2017年3月，国家税务总局《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》（税总发2017年第31号）中提出，重点在电商、电信、金融、快递、公用事业等有特殊需求的纳税人中推行使用电子发票。

从以上可以看出，电子发票在我国发展和推广速度相当快，无论是从政府监管，还是从销售者和消费者利益而言，都是有着积极的意义。

二、电子发票对高校财务工作的影响

（一）如何鉴别电子发票的真实性和唯一性

随着电子发票的推广和应用，在高校的财务报账工作中，财务人员越来越多的接触到电子发票。目前，高校财务仍以纸质发票报账为主，电子发票需打印为纸质发票才能进行报账处理。

从国家税务局和销售企业层面来看，电子发票节约了销售企业开发票的纸张成本，却在无形之中将其打印成本转嫁到消费者身上。而且，以往的税控纸质发票有相应的物理防伪性能，财务人员从紫光灯和手感触摸方面可以对其进行部分鉴别。但电子发票在消费者自行打印后，财务人员无法鉴别电子发票的真实性，只能通过国家税务总局系统进行单笔发票信息的查验。仅上网查验电子发票是否真实，已经大大影响了财务人员的工作效率。

此外，电子发票具有可以重复打印的特点，这也从另一个角度对财务人员报账工作进行了挑战，即财务人员如何鉴别电子发票的唯一性，该笔电子发票是否已经进行过报销处理。在现实工作中，一旦电子发票重复报销，财务人员又未鉴别出来，电子发票给财务人员所带来的财务风险大大增加。

鉴于此，在目前高校财务工作中，报账人员尽量让销售企业开具纸质发票进行报账处理。此外，电子发票打印为纸质发票进行报账时，高校财务人员有以下处理方法。在预约报账系统中，财务人员可以要求预约报账人员对电子发票的发票号码等相关信息进行填报，通过预约报账系统对电子发票重复性进行验证。而在传统报账处理中，财务人员可以将报销过的每张电子发票编号记录下来，每次有电子发票进行报销时再进行查验，并要求报账人员对电子发票仅报销一次进行书面保证。

以上可以看出，电子发票给高校财务人员带来了如何鉴别发票真实性和唯一性的困扰。

（二）如何将电子发票与高校财务报账系统对接

电子发票的推广使得高校信息安全面临着巨大挑战。以往，高校财务工作是相对封闭性的，随着电子发票的发展，越来越多的电子发票涌现在报账过程中。

2017年3月23日，用友网络科技股份有限公司宣布推出电子发票服务平台。与此同时，用友网络也在积极推进“互联网+电子发票”相关解决方案的研发。基于众多ERP产品用户的业务需求，用友建立了以大数据云服务为特征的技术平台，与阿里、百望股份、腾讯等多家第三方交易平台对接，并实现开票、流转、收票、报销、入账、归档的无缝衔接。

如何将电子发票与高校财务系统对接，是目前面临的财务报账困境。我们可以设想一下，以大数据云服务为平台，高校财务系统如果能与多家交易平台对接，在财务系统中归集和管理多平台、多来源的电子发票，将有效解决电子发票入账难题。

（三）如何将电子发票与高校财务收入系统对接

高校的主要收入来源于财政拨款收入、学费收入、捐赠收入、经营收入等。以往的高校收入记账带来了大量收入票据的管理工作。高校票据专管员需按照规定流程领取、印制、使用和保管票据。手工整理相关纸质票据，花费了大量的财务成本和人力成本。当电子发票普及后，高校可以通过财政电子票据管理系统开具财政电子票据。一方面，缴款人可以充分利用网络技术进行缴费和获取电子发票，提高票据利用效率。另一方面，高校可以通过电子发票减少纸质发票的相关流转环节，节约财务成本和人力成本。

如何将电子发票与高校财务收入系统对接，是高校财务管理面临的问题。目前，上海市高校使用电子发票开具学费收入走在了全国高校的前列。根据上海市财政局2015年8月1日起实施的《上海市政府非税收入电子票据管理暂行办法》第二十条，电子票据通过下载打印后，经执收单位加盖财务专用章的纸质电子票据可作为财务记账的原始凭证。故而，以上海市高校为例，电子发票与高校财务收入系统未进行电子化的对接，仅在电子发票的流转环节进行了电子化的处理。

（四）如何进行电子会计档案的管理

传统的会计档案是指财务部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质会计核算材料。而新的会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2015年12月，财政部、国家档案局发布《会计档案管理办法》，并于2016年1月1日起实施，明确了电子会计资料和电子会计档案的管理要求。在《会计档案管理办法》中提出，同时满足六个条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。这其中的第六个条件就是“形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案”。所以，从具体操作层面来说，对于具有永久保存价值或重要保存价值的会计档案，应该以纸质档案进行保存。此外，单位之间交接会计档案时，电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

此次《会计档案管理办法》的规定，虽然从国家层面上认可了档案管理中电子发票的地位，但如何建立行之有效的电子化档案管理平台，既是信息化背景下的大势所趋，也是摆在高校财务管理信息化面前急需处理的问题。

三、电子发票在高校财务管理信息化的未来前景

（一）从财务报账层面来看，目前的高校财务工作处于纸质发票与电子发票共同报账的环境中

从长远发展看，电子发票将会逐步取缔纸质发票，适应电子发票报销的财务软件将被开发并应用推广，会计电算化环境下的电子发票报账，将成为会计核算的最终形式，大大简化报账流程和提高报账效率。至此，电子发票将高校财务人员从繁重的基础核算中解脱出来，最终立足点于高校财务的预算与决算分析层面。

（二）从财政收入层面来看，仅高校学费收入这一项所带来的纸质收据申请、领用、开具、流转、审核、装订、保管等环节，就消耗了大量的人力和物力

国家税务总局公告2017年第31号《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》已明确使用电子发票的重点领域，其中就指明了公用事业等有特殊需求的纳税人。如果高校学费的纸质收据将被电子收据取代，毫无疑问将管理票据的财务工作人员从繁琐的程序中解放出来，不仅能高效统计学费收入，也能妥善处理数据的真实性。

（三）从会计档案保管层面来看，电子会计档案将是大势所趋

高校财务人员可以从纸质档案的整理和装订中摆脱出来，有效节约存放纸质会计档案的空间。但如何最大化发挥电子会计档案的信息化，避免电子会计档案的丢失和被篡改，提升财务会计档案服务性，将是今后有待解决的问题。