行政档案管理中信息化技术的应用

张丽婷 泰安技师学院

而目前随着信息化的科技时代进一步发展和应用，计算机技术也开始应用于各行各业的工作中，而在行政档案管理的工作中也得到了日益广泛的运用。而本文将从行政档案管理的角度分析在其管理工作中信息化技术的应用方法，进而总结在行政档案管理工作中应用信息化技术的意义。

一、行政档案管理中信息化技术的应用方法

（一）充分收集并对信息进行归纳整理。对档案信息进行收集和整理是信息化技术的档案管理中的最为基础却又重要的内容。在对行政档案中的信息进行收集和整理的过程之中，这项工作要求其工作人员有较强的专业技能知识和运用科技的技术水平能力，并不停地促使自己不断进步并更能更熟练的运用更加先进的信息技术，而在行政管理之中对信息资料的采集和整理的工作要求较高，能掌握最新资料是工作中极其重要的内容。信息化技术正是辅助工作人员更好的完成工作的一种先进工具，因此相关工作人员无比更好的运用信息化的科学技术，以便能更好的收集资料并将其准确存储至计算机内，只有这样才能促进信息化技术在行政档案管理中发挥更大的作用。

（二）对所收集信息进行归纳整理和有序分类。对所收集信息进行归纳和分类是信息化技术在行政档案管理工作之中的一项核心内容。而进行信息档案管理的工作人员在做档案信息收集工作的过程中，可能出现由于未对资料内信息进行细致的检查核实工作，所导致的收集到的资料不完整和存在纰漏的现象。因此，这就要求相关的工作人员始终秉承一个细致负责的态度，运用信息化的技术和手段对所收集的资料信息进行进一步分类和整理，只有严谨负责的工作态度和广泛的信息化技术的应用才能最终实现信息化技术档案管理的目标。另外，还要做好各项基础的工作，更多地应用信息化的技术，只有这样才能更好更快地将资料信息分类输入计算机系统内。

（三）运用信息化技术来更快地查询和提取资料信息。充分运用信息化技术手段于档案管理之中是信息化技术应用的根本目的。而之前那两个步骤也都是为了能更快地将所收集的资料信息输入到计算机系统之中，能在需要之时对所需信息进行查找和提取[2]。而使用计算机进行档案资料的查找，才能更高效、更准确地找到所需资料，只有这样才能更好地节省人力物力并切实提高工作效率。

二、在行政档案的管理工作中充分应用信息化技术的意义

（一）运用信息化技术有利于提高档案的质量。在行政档案管理的工作中充分应用信息化的技术手段，首先能保证归档了的资料具有统一的格式和字体，不再需要工作人员人工进行书写，一方面能保证资料信息的规范统一性，从而方便查阅；另一方面，在确保了资料的规范的同时还节约了人力资源。

（二）运用信息化技术有利于提高工作效率，从而节约人力资源。在传统的档案管理工作中，主要通过人工的手段对档案进行初步的收集，然后通过大量的整理，放于柜中进行保管，以供日后的查阅，这项工作不仅需要耗费大量的人力资源和时间成本，而且效率较低，容易出错。随着现代科学技术的发展，信息化和网络化的普及和发展，将信息化技术充分应用于行政管理工作中是十分必要的。而将信息化技术应用于行政档案管理当中，不仅很大程度上提高档案储存系统的容量还能切实减少对人力资源的耗损，从而提高工作效率，促使档案的信息化转换为实际的生产力。

（三）运用信息化技术所带来的时间和地域上的优势。利用信息化技术去做管理档案的工作不仅能不受地域的限制，还能节约时间。而传统的行政档案管理工作必须要在存储档案的库房中进行，而且只能在特定时间和一定条件下进行，因此传统方式下行政档案管理工作具有很大的限制性，但是运用信息化技术，工作人员就能通过互联网对资料和信息进行处理，这也在很大程度上给工作人员带来很大的便利。

（四）运用信息化技术所带来的空间上的优势。由于传统行政档案管理工作需要在特定场所进行，导致档案库的占有率增加，同时还使得空间拥挤，这也给档案资料的查找带来了很大不便，而在寻找需要的资料的过程中也会消耗很多的时间精力，给档案的管理工作带来了很多困难。而利用信息化技术进行管理工作，对服务器的空间进行优化，更好地节约人力资源，同时改变管理的模式和手段，进而提高工作效率[3]。

（五）运用信息化技术能实现信息的共享。在行政档案管理的工作中运用信息化技术，能实现相关人员对所需档案和资料进行复制和共享，最终实现信息的分享性和充分利用。另外，在行政档案的管理中充分运用信息化的科学技术，还能通过建立电子档案，实现信息的复制，最终能对档案进行多次的利用和共享。值得一提的是，信息化的档案库不仅能无限次使用还能实现分享，而过程中信息不会产生变化，能保证信息的完整性。

结语：当前信息化技术在行政档案管理工作之中的运用日益广泛也日趋成熟，在各大领域的行政档案管理工作中要想保证工作效率和质量，其档案管理工作必将要利用信息化的技术才能提升整体的水平。在信息化的技术指导下的行政档案管理工作中，既能实现信息共享的目标，还具有一定的可复制分享性的优势，因此在行政档案管理的工作中相关人员必须不断地学习，紧跟信息时代发展的步伐，努力提高个人技术和水平，从而促进行政档案管理工作整体的业务水平的提高，推动信息化科技的应用才能最终实现行政档案管理的现代化[4]。