社区养老服务档案管理的问题与对策

孔祥威 樊学明 钱睿 马立超 毕月

摘要：社区养老服务已成为社会热点，养老服务档案是一项重要的民生档案，本文通过对大兴区社区养老机构档案管理现状的研究分析，梳理存在的问题，从制度保障、业务流程、信息化管理角度提出相应对策。

关键字：社区养老服务档案规范化档案信息资源档案管理

社区养老服务档案是一类新的专门档案，指与社区养老服务有关的具有保存价值的原始记录，包括文字、声像、图表及其他各种载体的文件，不论其产生单位是否专责管理社区养老服务工作，都属于社区养老服务档案，具有凭证和参考作用；也可从狭义角度理解，指由社区养老中心、养老驿站等养老服务机构产生，在社区养老模式下直接形成的具有保存价值的文件。本文从狭义概念出发，以社区养老中心、养老驿站等机构为主要研究对象，通过发放问卷、实地走访调研，梳理现存的问题并分析原因，提出相应对策来完善社区养老服务档案管理。

一、社区养老服务档案管理现状

大兴区档案局通过向大兴区、怀柔区和平谷区的街道办、社区居委会发放调查问卷，实地走访大兴区老龄委、建兴家园居委会、观音寺街道金锐社区养老服务中心、清源街道养老照料中心和枣园养老驿站、昌平泰康之家等，对目前社区养老服务档案的管理现状进行归纳总结（如表1）。

通过对比发现，该表中社区养老服务机构在档案管理各方面尚处起步阶段，随着机构运行形成了大量养老服务文件材料，但缺乏有效措施对这些材料进行规范化管理。

二、社区养老服务档案管理中存在的问题及原因

（一）档案管理保障不完善

社区养老中心、养老驿站等机构有具体的服务项目、收费标准、工作流程、服务监督等制度，但普遍缺失档案管理制度，会造成档案材料的丢失、遗漏，致使档案管理混乱。究其原因，是这些机构对养老档案没有高度重视，没有认识到档案管理制度的重要性。

（二）文件材料归档不规范

社区养老服务文件材料收集类型较为单一，归档时未对文件材料加以详细分类。文件材料的收集类型主要集中在文书档案、基本信息、服务项目等方面，关于声像照片、音频视频等方面很少涉及；各类档案排序、编号混乱，有些档案只存不整。究其原因，是社区养老服务文件材料收集整理缺乏规范标准。

（三）档案利用渠道不畅通

社区养老服务档案的形成是政府各部门与养老服务机构共同运行的产物，各档案形成主体较少进行部门间协调沟通，导致养老服务档案分散在各部门系统内，档案信息资源共享利用渠道不畅通。究其原因，是目前“谁收集、谁保管、谁利用”的既定工作模式造成主体分散，档案信息化和数字化程度不高，缺乏有效共享。

三、规范社区养老服务档案管理的对策

根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）文件精神，档案行政管理部门在社区养老服务档案工作模式不完善的情况下应积极探索、广泛调研，构建并完善社区养老服务档案管理工作体系，提高社区养老服务档案管理水平。

针对以上关于档案收集归档不规范、管理制度不完善、档案利用不畅通的问题，本文提出构建社区养老服务档案业务管理体系（图1），分别从社区养老服务档案管理保障、档案业务管理、档案信息资源共享的角度提出解决办法，规范社区养老服务档案管理。

（一）完善社区养老服务档案管理保障

1、完善组织体系的建设。建立檔案管理工作网络，保障社区养老服务档案管理的有效运行。明确负责档案工作的主管领导，配备有档案专业知识且综合素质过硬的专职或兼职人员负责档案管理工作，指定各文件形成部门负责档案工作责任人。

2、建立健全档案管理制度。对社区养老服务档案收集、整理、归档、保管、利用等业务环节建立详细的规章制度，保障档案资源质量和档案利用服务质量，进一步保障档案科学规范管理。

3、档案行政管理部门应以《档案法》及《北京市实施<档案法>办法》为依据，加强对本地区社区养老服务机构的档案工作的监督、指导，确保养老服务档案的实体与信息安全，保障社区养老服务档案的科学化管理。

（二）规范社区养老服务档案业务流程

对社区养老服务档案进行统一的收集、分类、整理、保管并提供利用，规范社区养老服务档案业务流程，为养老服务档案科学化管理提供了基础。

1、大兴区档案局结合社区养老服务工作，经研究制定了供参考的包含文书档案、声像档案、实物档案等在内的《社区养老服务档案收集范围和保管期限表》，各养老服务机构可结合实际制定本单位的相应规范，作为档案收集和分类的依据。

2、在归档操作过程中，各社区养老机构可参照《北京市实施归档文件整理规则细则》、《北京市数码照片归档与管理办法》、《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》等文件，进行文件归档整理，使档案整理达到标准化。

3、应将完成归档操作的档案及时入库上架并进行安全保管。配备满足档案安全管理的设施设备并预留档案保管空间。档案人员应定期监测档案设施，定期检查维护档案设施设备，及时排除隐患，确保档案安全。

（三）加快档案信息化建设与信息资源共享

为集中解决档案利用渠道不通畅问题，进一步方便养老服务信息资源的共享利用，要加快形成网络化、共享化的档案管理机制，完善社区养老服务档案工作的信息化管理和信息共享。

1、将社区养老服务档案中传统纸质档案数字化，建设档案数据库（如图2所示，可为数据库检索目录的建设提供参考），协调民政部门完善社区养老服务电子管理系统，把档案管理作为一个模块纳入系统，使相应数据能够存储、利用，为后期档案信息化开发利用打下基础。

2、构建多部门信息资源共享的“社区虚拟养老服务档案信息共享中心”（如图3所示），解决社区养老服务档案利用不畅问题。贯彻实施“医养结合”模式精神，在社区层面整合社区居委会、卫生服务站、社区养老中心及驿站等部门数据库中存储的老人信息，实现社区老人与相关服务机构信息共享。同时，在政府层面组成养老服务档案工作小组，积极构建信息共享平台并下发相应文件，与社区层面的工作共同作用、双管齐下产生强化效果。

在具体的工作中，由区县档案部门、民政部门与街道共同发起，组成社区养老档案领导小组，建立并制定相应规章制度、对街道所辖社区的养老服务档案工作进行监督指导并接收反馈意见；在社区层面，由街道所辖社区的各养老档案形成部门指派人员组成社区养老档案工作小组，负责档案信息管理和具体事项的执行，对社区老人和其他部门提出的咨询问题和查档需求进行专业、高效的答复，在保证老人信息安全的基础上使社区老人能够享受更好、更准确的服务。