《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）解读

摘要：本文介绍了《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）的研制思路，从标准定位、信息模型和功能模型三个主要方面对标准进行了分析与解读。从概念和管理两个角度分析标准的具体定位，从宏观分类方案和文件-文档-组件结构模型两个角度解读标准的信息模型，从配置功能、文件管理业务功能、安全管理与系统管理功能等方面分析了标准的功能模型，并提出了标准的后续维护建议。

关键词：电子文件管理系统功能要求标准解读

Abstract： This paper introduces the develop？ ment idea of“General functional requirements for electronicrecordsmanagementsystem”（GB/ T29194- 2012）， analyzes and explains the standard from the three main aspects of standard positioning， information model and functional model. The author analyzes the concrete location of the standard from two perspectives of concept and management， and interprets information model of the standard from the perspective of the macro classification scheme and the record- document- component structure model， and analyzes functional model of the stan？ dard from the aspects of configuration functions， file management business functions， security manage？ ment and system management functions， and then puts forward follow-up maintenance recommenda？ tions for the standard.

Keywords： electronic records management sys？ tem； functional requirements； interpretation of stan？ dard

电子文件管理终究需要依托系统而非人工来完成，因此一个贯彻管理人员意志与遵从业务规则的电子文件管理系统（ERMS）就显得尤为重要。事实上，档案信息化在完成起步阶段（典型成果是目录数据库）、准备阶段（典型业务是数字化工作），进入发展阶段后主要就是各类原生或派生（特指数字化成果）电子文件的管理问题。[1]

电子文件的管理总体上有两个定位，如果仅仅是将电子文件视为传统纸质文件的副本，那么该系统就是一个比较单纯的资源管理系统，在安全设计、四性保障方面的要求可以放低；而如果系统定位在可“替代原件”的层面上，那么就需要在设计开发时高度重视电子文件的真实、完整、可用、安全四性的维护。定位不同，二者的建设难度不可同日而语。GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》（下文通称《要求》）正是本着电子文件作为“原件”的理念进行制定的。

事实证明，依托《要求》能够有效推动档案工作的数字转型，促進部分信息化成熟度高的组织和行业开始推动电子文件“单套制”的施行。例如国家开发银行依托《要求》开发的电子文件管理系统支撑了助学贷款业务办理的全流程无纸化，取得了非常良好的社会效益。[2]以本《要求》为基础陆续编制了若干重要的国家标准，如《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）与《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则》（GB/T 31021.2-2014）等。

一、标准研制背景

电子文件管理系统功能要求是电子文件管理系统设计和实施的核心，如何收集、整理、分析电子文件的功能要求是各国在开展电子文件管理活动时都非常重视的问题。不少国家和地区早在上世纪末就系统开始了相关规范的研究，在标准制定、系统设计、功能测试等方面已取得了较为显著的成果。比较典型的功能需求规范包括：欧盟地区提出的MOREQ系列规范、[3]美国国防部提出的DOD5015.2、[4]澳大利亚国家档案馆的《电子文件管理系统软件功能规范》、ICA（国际档案理事会）制定的《电子办公环境中的文件管理原则与功能需求规范》、ISO15489-2文件管理规范等，其中ICA制定的标准就是后续ISO16175系列国际标准的前身。此外，课题组还组织翻译研究了挪威的NOARK电子文件管理系统需求、[5]美国的ERA项目需求文档、[6]澳大利亚维多利亚州电子文件管理规范VERS[7]等，这些也都是国际上享有盛誉的功能需求规范。

2009年出台的《电子文件管理暂行办法》（中办2009年第39号文）可视为我国电子文件国家战略的重要文献，该文件提出电子文件管理应满足“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的管理要求，客观上要求电子文件管理活动应在具备规范功能的系统环境中进行。为此，国电联办在2010年将ERMS功能需求规范列为当年重要规划事项，委托中国人民大学信息资源管理学院主持制定。

二、标准研制主要思路

ERMS标准在研制思路主要包括三部分内容：

（一）开展定位研究

电子文件管理系统作为电子文件的管理中枢，功能范围涉及大量政策要求、业务规范、数据接口、技术工具，使用环境复杂，许多功能要求随行业和电子文件类型不同而有较大差异，因而研发ERMS功能需求标准时应结合国内文档管理实际和国际经验明确其基本定位，从而有效确定需求边界。标准研制时就花费较大精力进行了定位研究，基本明确了在概念、系统形态、管理对象、需求类型和适用对象方面的定位要求，这些定位研究内容在拙文《电子文件管理系统功能需求规范定位研究》已有详述。[8]

（二）明确信息模型与功能模型

功能需求规范普遍体量较大，为便于描述，标准针对电子文件的静态特征（对象特征）和动态特征（业务行为）分别进行了模型建设，原则上按照信息模型对机构电子文件进行了描述，基于生命周期对电子文件主要业务进行了功能模型建构。其中，信息模型提供了用于描述机构电子文件的聚合模型（可大致视为分类方案），以及描述具体文件的结构模型。

（三）明确需求条款描述方法

为便于完整、准确地描述功能需求，在具体编制条款时基本遵从“用户-对象-规则-行为”结构进行，即什么样的用户依据何种规则对什么对象进行了何种行为。为此，《要求》规定了四种典型的用户角色（系统管理员、文件管理员、授权用户、用户），依托信息模型和分类模型分别明确“对象”和“行为”，具体描述结构如图1所示；

同时，基于描述结构，根据特定功能需求的具体情况，在编制需求条款时还充分结合以下情形进行具体文本描述：

*是否强制，即该功能是必选、条件选、可选；

*行为方式，即描述功能执行者是ERMS自动执行、人工操作，或者第三方工具；

*行为结果记录，是否入审计跟踪日志；

*行为条件，该项功能是否需要先决条件；

*行为判断，该项功能执行后是否需要进行特别的错误处理；

*是否涉及重要元数据更改，等等。

三、标准定位研究

（一）概念定位

本标准所谓“文件”是指机构或个人为了履行法律责任或开展业务活动而生成、接收和维护的具有凭证价值和查考价值的信息，这个定义参考了ISO15489标准，国际上几乎所有的ERMS功能需求规范也都采取了类似说法。从其基本概念描述来看，Records本质上基本等同于我们平时所说的“归档文件”的含义，从文件生命周期来看，基本属于半现行阶段。[9]

概念定位也直接决定了对应的信息系统定位。根据文件生命周期理论，文件形态大致会经历docu？ ment-record-archives不同形式，对应的系统形态也存在业务系统（Business System）、电子文件管理系统（ERMS）和可信数字仓储系统（TDR，在档案领域可以特指数字档案馆系统）。

其中，Document（文档）具有最宽泛的含义，在该阶段的文档管理特别关注提供利用、系统流程和版本控制等功能。Records（文件）作为业务活动的固化物，ERMS包括对文件的形成、接收、维护、利用及处置进行高效和系统控制的管理活动，维护文件内容、背景、结构以及文件之间的联系，维护文件的可用性和凭证价值，尤其关注文件真实性、可靠性、完整性和可用性。Archives（档案）特指进入档案馆的用于长期和永久保存的文件，对应系统的功能重点在于长期保存。

（二）管理定位

1.要求与需求

需求是以一种清晰、简明、一致且无二义的方式对一个待开发系统中的各个方面有意义的陈述的集合，是“系统必须符合的条件或具备的功能”。一般来说，软件需求包括三个不同的层次：业务需求、用户需求和功能需求，由于功能需求的实现需要用户需求和业务需求的支撑，是二者的集中体现，因而，国际上有关项目对ERMS的需求研究都普遍集中在功能需求规范上。[10]但由于我國电子文件管理方面的规范积累较少，加之ERMS规范体量大，使用环境复杂，在政策、技术、管理、标准、业务等多方面还存在大量不定项，正因为有这个考虑，在标准审定会上将原定的“需求”改为了“要求”，就需要实施部门或开发单位对规范条款进行一定的辩证理解。

2.需要大量配套规范支撑

电子文件管理系统功能要求规范作为一个系统开发的总体规范，需要大量管理和业务规范的支撑，如果没有将这些具体的业务流程、规则、标准等沉淀到规范需求中，将出现“以已昏昏，使人昭昭”的荒唐情形。《要求》作为可信电子文件管理系统的设计参考规范，需要具体的执行机构以其为核心进行规范体系的建设，切实向《要求》提供可执行层面的规范营养，保证ERMS系统能进行有效运转和实施。

首先，应提供较为完备的基础配置规范。这些业务规范是驱动ERMS得以运转的基础标准，包括分类方案、保管期限表、处置规范和主要的元数据方案等。事实上，《要求》中就专门提供了配置管理模块，用于指导通过ERMS系统这些配置规范的设计和修改功能。其次，应提供大量的业务规范，如用于支持捕获功能的归档范围，用于验证完整性的检查清单。第三，应提供核心的外围规范，如应与安全管理、质量管理、系统运维的标准体系进行衔接，保障ERMS系统具备良好的外围环境。

四、信息模型解读

ERMS默认管理的是一个机构的所有归档文件，如果将一个机构的所有文件资源视为一棵树，那么《要求》的信息模型主要包括两个方面内容，其一是负责描述树干的分类模型，其二是负责描述树叶的文件结构模型。

（一）宏观分类方案

分类方案是将机构档案资源进行整体管控的核心工具，主要目的在于解决全宗、类、卷之间的逻辑关系。在多数ERMS规范中，常用聚合（Aggregation）来表示上至全宗下至案卷的各类文件组合的情况，因而对一个机构而言，全宗就是最高的聚合层次，不同的职能线具有不同的聚合层级，分类方案作为一种层次管理模型，能够很好地适应机构文件各类聚合管理。

ERMS按照一定的逻辑结构管理文件，形成不同层次的文件聚合，如图2罗列了部分文件聚合的情形。在图示的层次型结构中，类以上的部分被称为分类方案。分类方案一般应根据机构的业务职能确定，按照树状结构组织类目，其层次设置需要结合机构实际情况而定。在分类方案的最底层类目下，可按照文件管理的需要设置案卷层次进行管理，对于不需立卷管理的文件类型，可以在最末一级类目下进行文件组织。

（二）文件-文档-组件结构模型

文件结构模型是包括文件-文档-组件在内的微观信息模型，主要用于描述件内关系，以便实施元数据层级的精细管理，这也是ERMS与传统档案管理的核心区别之一。

构建件内模型，需要明确一些基本概念。（1）文档是构成文件的最小管理单元，也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成；（2）组件（compo？ nent）是独立的比特流，是操作系统管理信息的基本单元，也就是计算机意义上的“文件”；（3）组合文件（combined record）是指若干文档按照关联关系组织在一起的集合，ERMS将其作为一份文件来处理；（4）复合文件（compound record）是包含多个组件的文件。

需要厘清几种容易混淆的场景。（1）文件与文档。最简单的情形是一件文件只包含一份文档，而如果一项业务需要多份文档参与，则该“文件”需要由这些文档组成，它们之间存在一对多的关系。（2）组合文件与复合文件。需要明确的是组成复合文件的组件之间具有技术意义上的紧密关联，如网页文件中的HTML、CSS、JPEG图片都是组件，它们共同构成一份复合文件。组成组合文件的文档之间具有业务意义上的紧密关联，如请示和批复是两个相对独立的文档，但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动。抽象的说，文件、文档、组件三者之间存在一对多关系如图2所示，机构应根据各自特点识别这三者之间的各种“组合”情况，从而确保文件的完整性。

五、功能模型解读

GB/T29194-2012 ERMS的功能架构如图3所示，基本功能要求部分阐述了文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能等四个方面的ERMS基本功能要求，是本标准的核心部分。其中，配置是条件，文件管理业务功能是主题，安全管理与系统管理是保障。此外，可选功能要求部分阐述了数字化文件的管理、多载体文件的管理、离线利用、接口管理、工作流、性能要求等要求，有条件的机构可以采用。主要功能板块的需求设计逻辑简述如下如图3所示。

（一）配置功能。文件管理配置功能是建立和维护文件管理业务规范的功能，包括分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容，《要求》中提出了总共74条配置功能要求。配置是电子文件管理系统功能得以发挥的前提，电子文件管理系统需要对分类方案、保管期限表、元数据方案等文件管理工具提前进行配置，以便为具体的电子文件管理业务的开展搭建出环境。在具体执行功能时，通过将分类方案与权限、处置、保管期限等进行联动就能够实现大量业务活动自动运行，达到分类驱动业务的效果。

（二）捕获登记。捕获是将业务活动过程中生成或接收到的数据对象作为文件与其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程，《要求》中提出了多达60条的捕获功能要求。捕获可以理解为传统的收集，由于该环节牵涉到外部系统、组织、人员，导致依赖因素较多，其功能设计是整个ERMS的难点，涉及大量接口界面，因而功能描述逻辑比较复杂。《要求》较为详尽的规定了捕获流程，明确了捕获什么、谁来捕获、如何捕获等基本问题。

（三）分类组织。分类组织实质上是对电子文件管理系统管理范围内的对象，包括全宗、类目、案卷、文件等层级在内的有序化管理，《要求》中提出了23条功能要求。分类就是根据文件的各种特点分门别类，表征文件之间的联系。电子文件的分类不仅能够使文件管理更加条理化，也是实施其他电子文件管理功能必不可少的前提。

（四）鉴定處置。鉴定处置的主要工具是保管期限与处置表。ERMS应该支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录，文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。《要求》中提出了56条鉴定处置功能要求。鉴定处置的任务是解决存多久，到期之后怎么办的问题，其主要工具是保管期限与处置表。ERMS应该支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。

（五）存储保管。电子文件的存储应该能确保文件在保存期限内的可用性、可靠性、真实性，要完整解决这个问题需要在文件整个生命周期中考虑与维护、保管和存储相关的问题。《要求》提出了30条功能，重在管理层面而非技术方案，大量的技术实现需要外围规范和工具支撑。ERMS应该支持文件的迁移、转换等长期保存方法，能够对迁移前后数据的准确程度进行比较，并对迁移过程进行记录。

（六）安全管理。ERMS应保护系统内的文件资源不被非法存取和破坏，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作，对系统中的重要行为进行审计跟踪。《要求》提出了49条安全功能要求，包括身份认证、权限管理、审计跟踪、文件变更、电子签名等。电子文件管理系统应支持多种用户身份认证机制，如用户名/密码、数字证书、指纹识别等方式来确认用户身份。ERMS必须提供权限管理，对用户的权限与系统分类方案下电子文件等实体的访问进行安全管理等。

六、实施标准的要求和措施的建议

国际大量类似规范的应用经验表明，电子文件系统功能要求规范的建设绝非一日之功，需要大量的积累与持续维护，这方面欧盟的MOREQ标准就是很好的榜样。

具体的措施和要求需要多部门通力合作。（1）标准主管部门需要建立相应的长效维护机制，以促使功能要求规范满足实际需要，表达更为清晰完整，内容逐步丰富完善。（2）业务指导部门基于《要求》逐步建设完善配套规范体系，以保障ERMS功能的完整实现与可持续管理。这是由于功能需求规范普遍体量较大，同时很多具体功能的实现涉及大量外部规范的支撑与配合。（3）实施机构应建立适于电子文件管理系统运行的业务规范和系统管理环境，保证功能要求的顺利实现，在具体管理活动中还需要灵活使用《要求》，如在设计权限矩阵时就可以依托标准，将分散在具体功能板块中的权限与角色进行匹配如表1所示，从而有效支撑ERMS的设计与开发。

參考文献

[1][10]冯惠玲，刘越男.电子文件管理国家战略[M].中国人民大学出版社.北京.2010年：P339

[2]国家开发银行助学贷款电子合同试点建设方案通过专家论证.[EB/OL] http：//sca.gov.cn/sca/ztpd/2016-01/29/content_1002509.shtml [2018-03-14]

[3]MODULAR REQUIREMENTS FOR RECORDS SYSTEMS.[EB/OL]www.moreq.info[2018-03-14]

[4]DoD Standard 5015.2. [EB/OL] https：//www.ar？ chives.gov/records-mgmt/initiatives/dod-standard-5015-2.html [2018-03-14]

[5]NOARK-4 Norwegian recordkeeping system Ver？ sion4.[EB/OL] https：//docgo.net/philosophy-of-money. html？utm_source=noark- 4- norwegian- recordkeepingsystem-version- 4-part-i-functional-description-and- specification-of-requirements [2018-04-16]

[6]ERA Requirements Document.[EB/OL] https：// www.archives.gov/files/era/about/requirements.pdf[2018-04-16]

[7]VERS Standard. [EB/OL] https：//www.prov.vic. gov.au/recordkeeping-government/about-standardsframework-policies/vers-standard [2018-04-16]

[8][9]钱毅.电子文件管理系统功能需求规范定位研究[J].北京档案2011（01）：24-26