关于企业档案管理的几点思考

张凯军

企业档案工作是企业工作的重要组成部分，企业在生产、经营、科研、产品、管理过程中形成的大量档案资料，构成了企业信息资源的重要内容，记录着企业发展壮大的经历与历程。但是，长期以来，企业档案工作却始终未能尽如人意，企业档案工作被置于企业工作的边缘，档案部门和档案工作人员多成为机构精简、人员裁剪的主要对象，纸质档案与电子档案的管理未能很好加以协调与均衡，档案信息化建设的程度与效率也不高，阻碍了企业发展的进程。随着企业的不断发展、壮大和成熟，一些企业已开始认识到这些问题，他们纷纷着手强化本单位的档案工作，实现着档案建设与管理上的发展和创新。本文以吉林徽商特种电缆有限公司为例，在总结和阐述其在档案管理上取得的诸多创新的同时，总结创新经验，提出发展希望。

一、吉林徽商特种电缆有限公司简介

吉林徽商特种电缆有限公司位于吉林通榆经济开发区，成立于2012年12月，是一家集研发、生产、销售、服务为一体的专业化电缆生产企业。2013年正式落户开发区建设500万米特种电缆项目，计划总投资15259万元，项目占地面积64430平方米，建筑面积34360平方米，建设办公楼、综合楼、生产车间、原料库、成品库等工程。项目分两期工程建设，一期工程计划建设办公楼、综合楼6000平方米，建设标准化钢结构厂房7500平方米，配置先进生产设备70台（套）。一期工程项目于2014年4月末开工建设，2016年5月9日正式投产运行，6月26日举行开业庆典，目前运行良好。二期工程于2016年4月正式开工建设，主要建设8500平方米的生产车间、原料库、成品库等建设工程。2016年11月4日上午正式试车，35KV交联电缆一次试车成功，第一根交联电缆正式下线，至此，该公司35KV及以下交联电缆可正式投入批量生产。现有员工86人，2016年实现产值1.4亿元，实现税金37万元。在上述工作中形成的具有保存價值的各门类和载体的档案资料被统称为徽商电缆公司档案。近年来，徽商电缆公司的档案数量呈现出逐年增长的趋势，且随着信息化的推进，电子档案数量也随之增多，围绕着档案的建设与管理，徽商电缆公司积极开展起一系列管理创新实践。

二、吉林徽商特种电缆有限公司档案管理的创新

1.转变观念，重塑档案管理与创新理念。理念是行动的先导，实施档案管理工作的创新，首要是对管理理念的变革和重塑。徽商电缆公司没有陷入忽视档案工作的传统案臼，而是结合时代发展与要求，牢固树立档案建设与管理的重要性，结合以经济发展为中心的理念，适时转变观念，树立新的档案管理意识。具体来说，正确认识档案工作在整个企业工作中的地位，将其视为企业发展的基本出发点，将“经济发展”作为开展档案工作的中心，克服因循守旧的思想和自我封闭的意识，引人竞争与协作的理念，以“全程管理”理念指导档案工作，既关注企业档案的收集、整理与保存，也将管理的视角延伸拓展至对档案工作的检查与评价，将“互相结合、优势互补”作为企业发展的目标。

2.合理分工，健全档案管理体制。在科学管理理念的指导下，徽商电缆公司依照国家档案局的要求，以“集中统一”管理的模式管理本单位档案，在明确企业内部档案主管部门的基础上，合理分工，不断健全和完善企业档案管理体制。具体来说，公司档案管理的核心主管部门是公司办公室，负责全公司档案工作的统筹规划，宏观指导与监督；根据国家有关档案工作法律法规，制定出适用于本单位的档案管理制度，如公司文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度和档案管理系统操作制度等，对档案管理的主要流程加以指导和规范，由各部门遵照执行；强化岗位责任制度，明确本单位档案工作人员基本职业道德，制定“四参加”和“四同步”制度，将“前端控制”思想贯彻于本单位档案管理工作中，要求档案部门参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，公司下达科技、生产项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，建成项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、建档项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目急结与项目文件材料完成归档同步。徽商电缆公司内部的档案工作人员也有明确而合理的分工。领导人员承担文件和档案工作重大事项的研究、决策、计划和审批的宏观指导、文件与档案管理机构及其人员的配置与协调职责；档案管理人员分为现行文件管理人员和档案管理人员两大类，前者负责现行文件的运转、整理、移交等工作，后者负责档案的整理、保管、日常借阅等；开发人员承担对文件和档案的研究、报道及咨询服务职责，编写档案编研成果；技术人员则负责文件档案及计算机管理信息系统数据库的管理和维护。

三、进一步完善的思路和措施

徽商电缆公司通过一系列的创新与努力，在档案管理上取得很大成绩与进展，为进一步推进和完善相关的工作，需要做好以下三方面的工作：

1.助力企业文件建设。随着企业发展与壮大，企业文化的地位和影响日益重要，良好的企业文化有利于增强企业的凝聚力和向心力，而企业档案则是企业文化建设中不可忽视的部分，企业文化在企业发展中日益重要，良好的企业文化有利于增强企业的凝聚力和向心力，企业档案既反映了企业历史的悠久，也反映了企业发展的文明，它们能够为企业文化建设提供真实素材，进而展现出企业独有的文化魅力。目前，徽商电缆公司在企业领导的重视与支持下，已经在体制机制、基础工作、档案编研等方面都取得了显著成效，但仍有需要进一步努力的空间，未来，徽商电缆公司将继续深化企业档案工作以促进企业文化建设，利用企业人事档案塑造“以人为本”的企业文化，利用企业信用档案树立良好的企业形象，利用企业科技档案，培养企业创新能力，创建知识共享、创新型企业文化，破除旧企业文化中的专制主义和官僚主义，将其转变为共同协作性文化。

2.深化企业档案信息化建设。如前所述，徽商电缆公司已在档案信息化建设方面取得一定进展，但从发展阶段看，只集中于档案信息的录入、整理和保存等未上升到知识管理高度，更未建成档案信息知识库。徽商电缆公司也认识到这一不足，指出信息化将使档案资料获取途径更加多样、方便，档案信息数据库的建设对档案管理人员探索总结企业发展规律，充分利用社会信息，提高企业的生产效率也有着很大帮助，进而将构建企业档案信息知识库作为未来信息化建设的重点，努力提高企业档案者素质，实现由隐性知识到显性知识的转化，充分考虑企业生产经营特点，实施信息化标准建设，建立统一的管理制度，建立产品档案专题数据库，为以后技术创新和开拓市场提供参考。

3重视档案信息安全保障。在全力做好企业档案管理工作的同时，企业档案的信息安全，尤其是电子档案的信息安全显得尤为重要。在档案保管环节，徽商电缆公司侧重点在于档案载体的安全，既有对载体中信息安全的关注，也有基于人员、管理制度、技术层面所制定的一些安全管理规定。但从工作阶段来看，仍存在一定的不足，如企业档案安全法规标准建设的迟缓，安全管理制度的不健全，安全保障技术相对落后，安全专业人才的匮乏，以及档案安全监督机制的缺乏等。为此，在今后的工作中，将着力于企业档案安全保护法律法规的建设，严格制定企业档案安全保密制度、企业档案安全应急制度，优化企业档案安全保护技术，完善企业档案安全基础设施建设，适度强化企业档案安全业务人才队伍建设，定期开展企业档案安全体系建设评审验收工作。