基于OCR和电子签名技术的结算单据电子化管理系统应用

杜晓平，张 勇，李 涛，郭 淳，杜晓媛

（国网山东省电力公司，山东 济南 250000）

0 引言

物资合同结算工作是指按合同约定和实施进度开展物资合同结算单据收集与验审、付款申请发起及支付工作。根据项目进度，合同资金支付一般分为预付款、到货款、投运款、质保金四段式结算付款，每段结算需要提供结算单据作为付款依据，如图1所示。

本文物资合同电子化结算研究范围是指物资合同到货款、投运款和质保金结算。按照国网物资管理规定，物资合同完成各阶段履约后，各方签署完毕的结算单据作为付款依据［1］，由供应商从地市公司人工提交至省物资公司，由合同结算人员对结算单据纸质文件验审无误后，在SAP（System Appliactions and Products）系统完成付款申请逐条创建并打印。结算人员将纸质付款申请汇总移交财务后，由财务部门完成资金支付。

图1 四段试结算付款依据示意图

结算业务流程存在结算人员 “虚假入库”、供应商伪造和丢失单据风险，资金支付存在安全隐患。同时，多年来，存在供应商月末扎堆办理业务宿疾，工作量极不均衡，高峰期业务人员压力大、供应商排队等待时间长，业务管理问题日益凸显。

“十三五”期间，国网公司将进一步巩固提升“三集五大”体系，创新优化物力集约化管理［2］，全面推进地（市）县公司业务集约融合。目前，山东公司 97家县公司已全部完成“子改分”，物资合同业务全面向省物资公司层面集中，物资合同结算量从年均约5万笔增加至约19万笔，工作量成倍增加对当前业务流程、业务管理带来前所未有的挑战。

因此，探索实践光学条码识别技术、电子签章等先进信息技术，创新结算流程，建设结算单据电子化管理系统，实现电子化结算、强化过程管控、风险防控势在必行。

1 实施结算原始凭证电子化管理

提升信息化管理水平，省去供应商线下传递结算单据环节，取而代之，将结算单据限制在公司系统内部，结算单据电子化管理系统流转、审批。如图2所示，系统最大限度融合SAP系统，符合员工操作习惯。各方签署的纸质单据以地市（县）物资结算专工扫描方式上传SAP系统，地市物资主任审核合格后电子签名，上传省公司；省物资结算专工审批合格后电子签名，触发付款申请工作流，每月底将付款申请整合、集中批量打印移交财务，由财务完成资金支付。

图2 结算凭证流转流、审批化前后流程对比图

2 构建结算单据电子化管理系统

整合结算工作链，将结算单据流转与发票业务系统联动，并集成SAP财务付款申请工作流，构建基于 OCR（Optical Character Recognition）和电子签名技术的结算单据电子化管理系统。如图3所示，结算单据电子化管理系统包括结算单据影像管理平台、电子签章平台、发票业务系统、财务付款申请工作流4部分。结算单据电子化管理系统详细业务流程如图所示4所示。

图3 集采物资结算单据电子化管理系统

图4 集采物资结算单据电子化管理系统流程图

2.1 实现单据影像电子化扫描和归档管理

2.1.1 结算单据快速批量扫描上传管理

如图4所示，依托SAP系统调用结算单据影像管理平台，地市（县）结算专工通过OCR专用扫描仪扫描结算单据方式，实现结算单据分类、批量扫描上传管理结算单据批量扫描完成后，系统显示已扫描的影像文件和识别的单据订单编号，结算人员对单据影像文件和相应订单编号检查无误后上传SAP系统。系统自动把影像文件地址和识别的采购订单号与SAP系统采购订单关联并批量生成单据影像编号，实现影像文件归档管理。结算人员通过采购订单可以直接查询对应的结算单据。

结算单据原始凭证则由市（县）物资部门规范保管。

2.1.2 OCR光学条码识别技术

OCR作为一种光学字符识别技术，是通过光学技术对字符、条码等进行识别、光学成像，传输到计算机等光学设备中。OCR能够快速准确采集和录入条形码数据，代替人工录入，从而解决数据输入速度慢、出错率高等瓶颈问题。

结算单据影像管理平台扫描软件中创新性集成先进的OCR光学条码识别技术，实现采购订单条码不限位置的识别并获得采购订单编号数据。在单据影像上传之前，实现识别的采购订单编号与SAP系统选择的订单编号一致性校验和匹配。

解析：本题考查了连接实物电路图、电路故障分析、实验注意事项、电表读数、求灯泡功率等问题，连接电路图时要注意电表量程的选择；对电表读数时，要先确定其量程与分度值，然后再读数，读数时视线要与电表刻度线垂直。

2.2 实现结算单据电子化传递和审核管理

2.2.1 电子签名技术

电子签章是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子签章技术从2005年《中华人民共和国电子签名法》颁布实施以来，已在网上银行、电子合同签署等领域广泛应用。合法有效的电子公章（电子签名）可解决电子文件签署过程中签署人员身份合法认证、签章文件合法有效、签署过程永久追溯、不可否认等一系列法律问题及信息安全问题。

SAP系统创新性地集成成熟的电子签名技术，实现结算单据影像文件批量电子签名认证。

2.2.2 实现结算单据电子化审核

建设结算单据电子签章平台，平台实行地市物资、省物资公司两级签名审批机制，强化物资结算人员验收责任意识，保证单据流转规范、合法、安全，降低凭证造假及“虚假入库”风险，实现单据在线流转审批、无纸化传递。电子签名在SAP系统PDF文件中进行，签名为用户手写体。

2.3 结算单据流转与发票结算业务信息系统联动

2.3.1 发票业务系统

如图3、4所示，增值税发票业务信息系统集成先进的OCR光学字符识别技术，通过OCR专用扫描仪扫描增值税专用发票，稳定采集增值税发票票面信息，通过与SAP系统的数据交互，实现发票验审、发票过账环节自动运行，大幅提高发票验审工作效率。

2.3.2 结算单据流转与发票业务系统联动

如图4所示，针对到货验收单，地市物资主任电子签名认证后，采购订单在发票系统方为可结算状态，允许供应商扫描上传发票，办理发票验审与税务认证，实现增值税发票交票控制。

2.4 集成优化财务付款申请工作流

两级电子签名与发票验审通过后，系统自动触发财务付款申请工作流。月底集中开展付款申请合并、批量打印，实现付款申请自动创建及批量合并打印。

每月底SAP系统自动将当月“同一供应商、同一需求单位、相同资金属性”付款申请合并后批量集中打印，同时生成付款流水码并电子签名。付款申请合并后大幅节省纸张用量、减少后续财务管控付款笔数，工作效率显著提高。

3 推进结算单据电子化管理全省范围有序开展

组织编写 《国网山东省电力公司物资合同电子化结算实施细则》《物资公司结算单据电子化管理项目用户手册》，完善规则制度，确保结算管理高效、安全。

按照试运行、试点、全面推广三阶段分步开展全省范围系统安装应用，保证结电子化结算覆盖实施。

4 结论

结算单据电子化管理实现结算电子化、管控可视化，创新物资合同结算业务模式，在国网系统率先实现结算单据线上流转审批实质性飞跃，具有良好示范作用和推广价值。

1）实现结算单据电子化流转、审批，结算过程全程溯源。物资合同结算全程透明化、可视化。关键审批环节加盖电子签章，有效防范付款风险。单据以电子档案形式存储，结算过程全程追溯。

2）解决供应商月末扎堆交单问题，工作效率显著提高。结算工作均衡开展，工作效率提升30%。后续财务管控付款笔数减少至41072笔，减幅70%，付款效率提高至3倍，节省纸张用量约11万张，如表1所示。

表1 支付工作链各年数据

3）大幅提升服务质量和企业形象，实现企业、经济、社会效益三合一。节省供应商时间、差旅成本，铸造一流服务品质，累计已节省供应商约4.5万人次差旅成本，总计约4 500万差旅费用，取得良好的社会效益和经济效益。