澳大利亚国家图书馆《馆藏灾难预案》研究

马泳娴

0　引言

在文献保护语境下，灾难是任何对文献收藏机构人员人身安全造成威胁以及(或者)对文献收藏机构的建筑物、馆藏、设施或服务造成损害或破坏的事件[1]。文献保护灾难管理的基础是“灾难控制计划”(Disaster Control Plan)，或称灾难预案(Disaster Plan)，即“一份被收集、识别、审核、安放、公布、传播、持续更新、使用以及评估的文字内容”，用于指导文献收藏机构完成文献保护灾难管理的工作[2]。1960年代灾难预案进入国外文献收藏机构的视野。1966年意大利的佛罗伦萨洪灾被认为是世界文献保护事业发展的转折点，其重要影响是使灾难预案成为文献保护工作的重要组成部分。随后美国、英国、澳大利亚等国的国家图书馆和高校图书馆陆续着手编制灾难预案。国际图联保存保护中心(The International Federation of Library Associations and Institutions Preservation and Conservation Center，IFLA-PAC)于2006年发布《国际图联灾害预防手册》(IFLA Disaster Preparedness and Planning：A Brief Manual)，为图书馆和档案馆编制防灾计划提供参考，推动文献收藏机构灾难管理工作的发展。近年来，国外还出版了以灾难预案为主题的专著，如《现代图书灾难管理与应急预案研究手册》(Handbook of Research on Disaster Management and Contingency Planning in Modern Libraries)汇集了图书馆灾难管理领域最新的学术成果、研究理论和案例分析，研究了不同规模和类型的灾难对图书馆的影响。《图书馆灾难应对与预案制定》(第3版)(Disaster Response and Planning for Libraries.3rd ed.)对灾难应对和灾后恢复流程进行了具体介绍，为制订灾难应对预案提供详细指导。

图1　《现代图书灾难管理与应急预案研究手册》

我国图书馆灾难管理工作起步较晚，尚处于探索阶段。刘秀娥主编的《图书馆防灾与危机管理》系统介绍了图书馆灾难事故管理和防灾知识[3]。刘兹恒主编的《图书馆危机管理手册》从危机管理角度讨论了图书馆灾难管理理论和应对方法[4]。林明和张靖于2010年对我国50家图书馆进行文献保护灾难预案调查，结果显示受访图书馆应对文献保护灾难的能力较薄弱，对文献保护灾难预案的认知度低，没有符合规范要求的成文灾难预案[5]。鞠雄艳等分析各种灾害对图书馆安全管理的冲击，提出灾备管理措施以及进行图书馆文献资源保护的策略[6]。张靖和张怡对国际文献保护界设计的各种有针对性的文献保护灾难预案编制工具进行研究，为我国文献保护灾难预案编制工作提供参考[2]。虽然灾难预案逐渐引起我国图书馆界的注意，但到目前为止，尚没有文献收藏机构颁布相对完整的成文的灾难预案，机构的灾难管理工作缺乏系统的规划和指导。

在国外图书馆已颁布的灾难预案中，澳大利亚国家图书馆(National Library of Australia)的《馆藏灾难预案》(Collection Disaster Plan)相对完善，反映了大型综合性文献收藏机构的灾难管理过程和内容，具有一定参考价值。因此，本文以澳大利亚国家图书馆的《馆藏灾难预案》为研究对象，通过梳理和分析该预防政策的制订背景、政策文本和编制思路，希望为我国文献收藏机构制订适用于本馆的灾难预案提供借鉴。

图2　《图书馆灾难应对与预案制定》(第3版)

1《馆藏灾难预案》制订背景

推动澳大利亚国家图书馆开展灾难管理工作并制订《馆藏灾难预案》的原因主要有两个。

(1)文献保护思想的转变。传统文献保护以装订、修复和格式转换等途径为主。自1950年代起，由于酸性纸张老化问题加剧，多起灾难事故给文献收藏机构带来严重破坏，以个体馆藏为对象的文献保护方式逐渐向以整体馆藏为对象的文献保护方式演变[7]。受欧美文献收藏机构陆续转变文献保护思想的影响，澳大利亚国家图书馆从1980年代开始改进文献保护工作，将文献保护上升到馆藏整体保护的层面。

(2)灾难事件的影响。文献保护思想的转变为澳大利亚国家图书馆开展灾难管理工作奠定了基础，而对其制订文献保护政策产生直接推动作用的是1985年图书馆遭遇的灾难事件——重大火灾引发的灾害对建筑和馆藏造成了不同程度的破坏[8]。这场灾难引发全体馆员的反思：①灾前对风险形成一定的认识在某种程度上可以降低灾害对馆藏文献的破坏程度，因此需要制订灾难应对计划；②馆员需要接受专业培训以便在灾难发生时作出正确反应。此后，图书馆管理层召开会议并设立应急预案委员会(Emergency Planning Committee)，着手对灾难预案进行讨论和研究。

除大型灾难带来的警示，图书馆员应对小型灾难的经验也对制订灾难预案起到积极的促进作用。经历了自动喷水装置对馆藏亚洲文献造成伤害的事件后，馆藏管理部门的馆员开始反思如何应对喷水装置对文献造成二次伤害的问题[8]。秉承“灾难预案必须识别出可能对馆藏造成影响的风险，并将降低风险的措施落实到位”[9]的理念，文献保护工作人员将实践经验补充到灾难预案中，逐步完善政策，使之兼具指导性和实践性。

在系列事件和多种因素推动下，澳大利亚国家图书馆于1986年颁布第一份《馆藏灾难预案》。1993年针对灾难管理计划实施过程中的常见疑问，汇编《图书馆与档案馆灾难预案：了解基本问题》(Disaster Planning for Libraries and Archives：Understanding the Essential Issues)供馆员学习参考[10]。

2《馆藏灾难预案》文本分析

《馆藏灾难预案》包括“灾难准备及预防政策”(Disaster Preparedness and Prevention Policy)和“灾难应对措施”(Disaster Actions)两部分。前者针对常见灾难为文献保护工作人员提供灾难预案和行动参考；后者以具体的方案和步骤指导工作人员组织灾难应对行动、抢救受灾文献和开展灾后恢复工作。

表1　灾难预防检查表[12]

2.1“灾前准备及预防政策”内容分析

“灾前准备及预防政策”整合灾前预防和灾前准备两个环节的详细内容和具体措施，既着眼于定期检查和维护等常规工作，又强调救灾物资储备和人员培训。“灾前准备及预防政策”主要从工作程序、人事组织、应急保障和监督管理四个角度编制，主要内容包括四个方面：(1)排查潜在风险需要了解的信息；(2)各人员在灾难预防和应对行动中的角色和职能；(3)应急物资清单和馆内物资列表；(4)有助于预防灾难的政策和行动[11]。

2.1.1潜在风险排查方法

尽管灾难不期而至，但如果及早发现苗头并及时干预，灾难其实也可预防。因此，澳大利亚国家图书馆规定，除对整体环境进行常规监测，还要对馆藏区域进行定期检查，比如建筑空调承包商每周对所有机房进行检查，图书馆病虫害控制承包商每个季度对建筑的病虫害情况进行检查。负责环境监测的文献保护工作人员对照灾难预防检查表(见表1)排查潜在风险，将发现的情况上报至建筑与安全服务咨询处(Building and Security Service Help Desk)[12]。从表1看出，除对常见的水灾、火灾和昆虫灾害进行预防，澳大利亚国家图书馆还特别注意防备潮湿天气和施工期间的潜在风险。由于堪培拉(Canberra)属于亚热带季风性湿润气候，夏季高温多雨，连续降雨容易导致水灾，同时较高的湿度也可能引起霉菌爆发，因此图书馆特别强调文献保护部门、书库和特藏部的工作人员接受专业培训，在暴雨和连续降雨之后对馆藏区域进行彻底检查。此外，澳大利亚国家图书馆意识到馆舍建筑施工可能会增加灾难风险，因此制定“预先制订应急计划——与施工承包商充分交流——在施工过程中严密监管”的工作程序，力求减少施工对文献保护带来的威胁。

2.1.2灾难预防工作人员职责

澳大利亚国家图书馆灾难预防工作人员包括应急预案委员会、馆藏应急工作协调人(Collections Emergency Coordinator)、馆藏灾难协调人(Collections Disaster Coordinator)、馆藏管理负责人(Collection Managers)、馆藏资源登记人(Director of Registrar)、文献保护工作人员(Preservation Services staff)和馆藏抢救小组(Salvage Teams)[12]。应急预案委员会是图书馆灾难预防工作的总指挥，对灾难预防、灾难应对和灾后恢复承担全部责任。馆藏应急工作协调人员和馆藏灾难协调人员均为应急预案委员会的成员，二者层级平行，职责各有侧重。前者主要为馆藏管理提供建议和信息，后者负责监督图书馆馆藏灾难预防、灾难应对和灾后恢复情况[12]。馆藏管理负责人和馆藏资源登记人在灾难计划框架内受应急预案委员会领导，依照指令对受灾文献进行抢救需求评估。但在实际操作中，前者主要关注本馆文献抢救和灾后恢复的优先次序，辅助决定灾后恢复的长期和短期计划，而后者负责管理从其他机构借来的文献，与外借文献的机构商量决定抢救优先次序，合作制订灾后恢复和文献归还计划[12]。文献保护工作人员和馆藏抢救小组主要听从馆藏灾难协调人员的指挥，为灾难应对和灾后恢复提供帮助和支持。

2.1.3应急物资的使用与维护

灾难预防中非常重要的一个环节是配备应急物资。澳大利亚国家图书馆的应急物资主要存放于应急物资储存中心(Central EmergencyStore)和区域应急物资点(Local Emergency Stores)。应急物资储存中心存放了图书馆用于应对各种紧急情况和灾后恢复所需的物资设备，由文献保护工作人员负责看管，正常情况下每6个月对照应急物资储备清单进行检查。如有灾难事件发生，则在灾后恢复工作完成后对相关物资设备进行检查，及时补充。区域应急物资点一般配备两种应急物资箱，一种是黄色应急物资橱，另一种是可移动式应急物资箱。通常物资箱里常备的应急物资包括塑料薄膜、胶带(用于固定塑料薄膜)、手电筒及电池、手套、水桶、用于擦拭书架的布、剪刀、吸水垫和吸附棉条[8]。两种物资箱可帮助图书馆工作人员应对小型紧急情况。馆内所有区域应急物资点每月需进行检查和维护，确认物资完整且处于可用状态。

2.1.4灾难应对培训策略

机构工作人员对灾难预案的熟悉程度对政策的活跃性和实践效果有莫大影响，因此人员培训至关重要。为避免灾难预案失效且能更好地执行灾难预案，澳大利亚国家图书馆安排不同形式和层次的灾难应对培训。首先，基础的灾难应对培训由文献保护工作人员组织，主要针对全体馆员、建筑承包商和值班人员。一系列的培训内容将安排在两周内的不同时段，以确保覆盖全部工作人员[12]。其次，由于管理人员在灾难应对中还要扮演主持和决策的角色，图书馆安排相关顾问提供高级培训指导。每年还为文献保护工作人员、书库主管、馆藏管理负责人开设1天半到2天的愿景工作坊，通过系列讲座为馆藏抢救小组和组长提供所需的专业知识[12]。

2.2“灾难应对措施”内容分析

“灾难应对措施”旨在指导文献保护工作人员开展灾难应对和灾后恢复工作。其中灾难应对环节力求减少人员伤亡，通过及时合理的抢救使馆藏文献损毁最小化；灾后恢复部分侧重于对受灾文献和馆舍的修复和维护，逐步恢复机构服务和日常工作。

2.2.1最高原则

澳大利亚国家图书馆根据危机事件发生的概率以及可能造成的损害，把可能面临的危机事件分成高风险、中等风险和低风险三个级别(详见表2)，力争在发生危机事件时实行人力、物力、财力资源的最优配置[13]。

表2　灾难类型及风险等级

灾难的发生和损害程度不可预测，灾难类型、文献类型、损害位置、可用资源、人身安全等多种因素都可能影响决策和工作优先次序的分配。在这种复杂的情况下，澳大利亚国家图书馆提出了6条最高原则指导灾难应对工作：(1)人身安全高于馆藏文献保护工作，即便是面对具有重要意义的文献；(2)紧急情况下应听从紧急救援人员的指令；(3)所有灾难应对和灾后恢复行动应该经过良好的协调和充分的计划，实现最好的结果；(4)优先抢救进入国家重大文献名录的文献；(5)在紧急情况下，除非得到馆藏灾难协调人、应急预案委员会或主管馆长的授权，否则不可将优先抢救的文献转移出馆舍外；(6)所有事件和行动都应详细记录[14]。

2.2.2行动释义和基本步骤

根据灾难应对措施的先后顺序，把应对行动分为即时措施、短期措施与长期措施(参见表3)。馆员发现灾情后，首先应采取即时措施，评估灾情并向相关人员报告，然后馆员根据现场情况采取短期措施，使用应急物资保护馆藏文献和控制灾难源头。长期措施由文献保护工作人员制订和实施，包括拟定长期计划、进行馆藏抢救和处理、恢复受灾区域、重新评估《馆藏灾难预案》、灾后评估和撰写报告等。

尽管面对不同风险等级的灾难有不同的操作程序，但总体而言灾难应对工作应遵循以下基本步骤：(1)当图书馆工作人员或馆藏灾难协调人发现灾情后，应立即根据预设好的问题对当前灾情进行评估，同时联系相关负责人上报灾难情况；(2)相关负责人接到报告后，当即根据对灾情的判断采取相应措施；(3)当灾难应对和灾后恢复工作完成后，由馆藏灾难协调人和应急预案委员会进行灾后评估，包括分析该次即时、短期和长期行动中的成功和不足之处；就该次事件准备书面报告，内容包括灾难原因，损坏、替换、剔除和修复的馆藏数量，当前所用支出，处理过程中花费的时间，恢复受灾区域的花费，设备和物资费用；如有需要，可根据该次行动的实践经验对灾难预案提出修改意见；(4)对该次事件给予帮助的个人和团体寄送感谢信[14]。至此，一次灾难应对行动告终。

2.2.3灾难应对特殊指示

灾难的影响程度和广度受其规模影响，轻微的灾难可能带来微小的不便，采取短期措施即可解决；但有些大型灾难则可能给人身安全和馆藏安全带来巨大影响，需要花费较长时间解决和恢复。因此，“灾难应对措施”特别设置“详细应急行动程序”(Disaster Action Procedures：Detailed)和“受灾馆藏文献特别处理指示”(Special Handling Instructions：Disaster Affected Collection Material)两个章节，指导工作人员进行具体行动和特殊处理。

“详细应急行动程序”对每种灾难情况下各负责人的行动作出了详细的规定，保证工作人员在应对不同规模、不同类型的灾难时各司其职，互相配合。如果是比较大型的灾难或重大事件，在遵循最高原则的前提下，“详细应急行动程序”建议按照以下优先次序抢救文献：(1)具有重大意义的文献，如入选国家重大文献名录的文献、馆藏管理负责人特别指定的文献；(2)具有特殊格式或版式、需要紧急处理的文献，如艺术品、载体具有吸水性的文献、铜版纸文献、磁性媒介、照片、缩微胶片；(3)其他特藏；(4)遭遇火烧的文献。其他文献的抢救排在以上文献之后[14]。

当文献得到抢救后，为避免人为处理对受灾文献造成进一步伤害，工作人员应遵循“受灾馆藏文献特别处理指示”进行操作。这一章节根据文献类型提供操作说明，覆盖的文献类型包括图书、期刊、小册子和报纸，大开本文献，小开本文献，纸上艺术，架上画，牛皮纸、羊皮纸及其他类似文献，感光介质文献，光学及磁性介质文献[14]。在实践工作中，对文献的处理程度要根据文献类型、灾害类型及受损程度决定。

表3　澳大利亚国家图书馆灾难应对措施

3　《馆藏灾难预案》编制思路

《馆藏灾难预案》直观地体现了澳大利亚国家图书馆灾难管理内容，其编制思路则反映了该馆开展灾难管理所遵循的“制订计划——分配落实——执行反馈”三个过程。

3.1　立足工作重点，尽量全面覆盖

在灾难管理过程中，不同环节有各自侧重的任务：灾难预防环节强调常规检查和维护；灾前准备环节侧重制定并落实工作程序；灾难应对要求采取合适的措施将人员伤亡和文献破坏程度降到最低；灾后恢复则关注文献抢救和机构日常工作的恢复。立足于以上四个环节的工作重点，澳大利亚国家图书馆在编制《馆藏灾难预案》时以“灾难预防及准备政策”和“灾难应对措施”两大部分涵盖了四个方面的子计划：(1)通过常规风险排查避免大部分灾难发生的预防计划；(2)明确救灾程序和应急物资储备的准备计划；(3)为处理潜在风险和常见灾难提供指导的应对计划；(4)具体阐述抢救行动的恢复计划。这些子计划既可独立指导特定环节的工作，同时又互相关联，共同构成一份完整的文献保护灾难预案。

制订文献保护灾难预案需要预测各种预备行动的结果，因此《馆藏灾难预案》不只覆盖灾难预防的各个环节，同时也尽可能地考虑该馆将面临的灾难、人员和馆藏的安全，以及各种突发因素。

3.2　细化应对措施，落实人员职责

为了加强政策的针对性和可操作性，《馆藏灾难预案》在编制时注意从两方面进行设计：一是在常规程序的基础上，根据不同灾难类型制订更有针对性的具体措施；二是落实文献保护管理负责人职责，各行动程序对应明确的执行主体。

灾害的发生不受人文环境的影响，图书馆既会面临常见的火灾、水灾、虫害和霉变等问题，也有可能遭遇地震、海啸以及战争等重大事件。“灾难行动具体程序”这一节针对可能面临的所有类型的灾难，在遵循一般工作程序的基础上，详细阐述了在每种情况下应采取的应对措施。这些特定灾害的应对措施并非直接套用公共建筑场所使用的类似预案，而是充分结合澳大利亚国家图书馆的情况，使措施切实可行。

“灾难应对措施”在引言中提到“该政策不适合广泛使用”[14]，推测其部分原因可能在于政策较为明确地规定了行动措施的执行主体。在说明人事分工时，《馆藏灾难预案》将任务和职责与馆内具体负责人一一对应，较少使用“相关人士”“有关管理者”这样的模糊表达。若其他文献收藏机构想要借鉴《馆藏灾难预案》，至少需要在执行主体上进行相应改动，以符合机构实际情况。

3.3　通过培训提高可行性，及时更新保证可用性

文献保护灾难预案的实施是一项长期工作，若缺少平时的工作基础，在灾难发生时预案也难以生效。工作人员是否熟悉灾难预案的内容是影响文献保护灾难管理效果的重要因素之一，因此该馆在编制《馆藏灾难预案》时对馆员灾难应对培训进行了规定。图书馆不但定期组织和安排工作人员接受培训，同时要求文献保护工作人员完成灾难预防培训报告，详细记录日期、培训地点和出席员工情况，并将表格存档。通过常规培训和应急演练，《馆藏灾难预案》从政策文本转变成实际操作，以实践方式查找政策漏洞，验证应急预案是否可行。

除了培训工作人员以提高政策的可行性，澳大利亚国家图书馆还定期对政策内容进行修订和更新，保证政策的可用性。自1986年颁布第一份《馆藏灾难预案》至今，根据新增的馆藏文献类型、更新换代的设备和不断变动的职员名单，现行的《馆藏灾难预案》已几经更新，可迎合数字时代图书馆进行灾难管理的需要。不断更新的《馆藏灾难预案》为图书馆实现文献保护目标提供了风险管理层面的保证。

《馆藏灾难预案》虽以书面规定的形式存在，但不仅仅是纸上文字，澳大利亚国家图书馆通过宣传、培训、更新的形式使其一直保持应有的活跃性。除了将《馆藏灾难预案》上传到官方主页上供有需要的人员查阅，图书馆还将《馆藏灾难预案》的部分内容制成单页文件放置在馆内方便领取的地方，一来在紧急情况发生时可供工作人员参阅使用，二来也向到馆的读者和用户进行宣传，提高大家的灾难预防意识。

4　结语

虽然各文献收藏机构经历的历史背景和身处的发展环境不同，但在同一时代下面临的灾难挑战大同小异。澳大利亚国家图书馆的《馆藏灾难预案》内容充实，可操作性强，在政策编制方面可为我国文献收藏机构提供一定的参考。同时，我国文献收藏机构也可考虑将澳大利亚国家图书馆的经验和成果与自身机构现有的标准或政策相结合，制订出自身较适用的灾难预案。