行政审批档案信息化建设思考与对策分析

刘继志

【摘 要】 行政审批是政府和群众之间交流的主要通道，行政审批包含的内容非常繁多，档案信息保存形式也是多样化的。随着人们需求的多元化，行政审批的对象也变多，导致行政审批档案管理工作量与日俱增，因此进行档案信息化建设是档案管理的发展方向，不但可以加快行政审批档案管理的进度，而且也能够保证行政审批档案的完整性。

【关键词】 行政审批 档案管理 档案信息化 信息化建设

1 行政审批档案信息化建设的現状

1.1 行政审批档案信息化建设的利用率不高

随着大数据时代的到来，行政审批流程逐渐搬到了网络上，让行政审批更加的方便快捷，而且审批的档案可以自动的保存。如果需要查找某项审批的档案，只需要检索关键字就可以呈现在大家的面前，因此其优势不言而喻。但是目前很多地区的信息技术的使用程度不高，加上很多居民对行政审批档案信息化建设的认识不足，依然沿用了之前的行政审批流程来申报需要处理的事项，使行政审批档案信息化没有充分发挥其优势。

1.2 行政审批档案信息化建设软硬件设备不齐全

目前很多地方的行政单位对行政审批档案信息化的建设投入不足，导致档案信息化的建设进程很慢。首先是人力资源方面，由于缺乏信息技术的高精尖人才，导致档案信息化软件的运用存在问题。对于突发的技术问题，也不能立马进行处理，导致档案管理的效率比较低。其次是计算机的配置问题，很多行政单位因为资金的投入不足，采购的电脑存在一定的缺陷，在使用的过程中会出现卡顿、死机的情况发生，影响了办公人员的工作热情。然后是行政审批档案管理软件的建设和后期维护，有些行政单位使用的档案管理软件本身存在一些漏洞，导致在信息量比较大的时候信息的保存会出现错误或者保存不上，导致档案信息丢失的情况出现，另外很多行政单位对软件的后期维护不够，只重视前期的安装和使用，对后期的维护没有加大投入，往往出现使用故障时才发现软件出现了问题，严重影响工作效率。最后是信息的安全防护不够，因为行政单位的审批内容很多，例如招投标信息审批流程，由于供应商很多，而且供应商需要审核公司的基本信息、人员执业资格、业绩等等，内容包括文字、图片等，信息量很大，往往在上传时会暗含一些病毒或者木马，但是由于信息的安全防护措施做得不到位，导致行政单位的计算机受损，甚至造成档案信息丢失。

2 行政审批档案信息化建设的对策

2.1 提高行政审批档案管理人员的综合素质

行政审批档案信息化建设的核心在于人，不管信息化平台搭建的好与坏，最终的使用都是管理人员，因此要做好行政审批档案信息化建设，首先是要提高档案管理人员的综合素质。一方面是管理人员的职业道德素质，很多管理人员工作中没有责任心，发现工作中问题，没有及时的反映，更不用说及时的解决问题，总是将责任推脱给其他人员，导致档案管理工作进行的效率很低。因此要提高档案管理人员的工作责任心，坚持自己的职业道德，维护行政审批档案信息的安全性。不能为了眼前的利益，就去出卖一些行政审批的档案信息，要坚持自己的职业原则。另外一方面是提高管理人员的信息化技术水平，很多管理人员对信息化技术的使用水平不足，遇到简单的技术问题也不知道如何解决，还需要请求相关技术人员的帮助，导致工作中总是麻烦不断。因此行政单位需要提高管理人员计算机应用的技术水平，一些含金量比较小的问题要自己能够单独解决。尽量多安排一些培训，邀请专业人员进行技术交流，对软件使用的关键点进行讲解，加强管理人员之间的交流，遇到问题大家一起商量解决，尽量不要耽误正常的工作时间。

2.2 改善行政审批档案信息化的基础设施

为了保证行政审批档案信息化建设能够顺利的进行，必须要加大相关的投入，不管是人力方面还是资金方面。通过对档案信息化管理的软件不断修正，让其能够与行政审批软件能够无缝衔接，逐渐取消纸质版的审批流程，建立数据化的审批档案信息。通过行政审批电子化，让政务档案信息更加的公开，受到人们的监督。另外由于地区的不同，行政单位的职能不同，导致行政审批档案存于不同的软件平台中，导致档案信息不能很好的实现共享。另外还有一些审批事项，需要多部门共同审批的情况，如果审批信息交流不畅，不仅会导致办事人需要进入不同的平台进行待审批事项的申报，而且也会造成档案信息的重复录入，影响资源的利用率。因此行政审批档案信息化管理流程应该建立统一的管理平台，更好的实现档案信息的共享。

2.3 规范行政审批档案信息化管理的流程

加强行政审批档案信息化管理的宣传，提高人们对信息化技术学习的紧迫感。在行政审批中逐渐淘汰纸质版的审批模式，多举办一些电子化审批的培训，促进电子版审批办公的推广，让企业单位或者居民更加的适应信息化办公。在待审批事项的申报、审批办理、审批结果公告、审批档案管理等方面实现连续统一。对于需要多个行政单位联合审批的事项，可以由审批人员直接转交给下一步的行政审批单位，实现审批全程网上流转，避免办事人员各部门来回跑的情况，而且可以大大提高行政审批的效率，同时对于审批档案的管理来说，可以避免信息的重复录入，保持档案信息的连贯性。规范行政审批档案信息化管理不仅可以减轻工作人员的管理压力，提高办事效率，而且能够在查找档案信息时更加的方便。每个审批点都会留下相应的标记，如果审批事项出现错漏的情况，也可以直接追究到相关责任人。

结束语

行政审批档案信息化建设是我国在行政管理中取得的重大进展，通过档案信息化的管理可以实现对行政审批流程的在线监督，让行政审批更加的规范，提高行政审批效率，同时更好的实现行政审批档案信息的共享。因此我们要加快行政审批档案信息化建设的进程，更好的为人民服务。

【参考文献】

[1] 李茹.行政审批档案信息化管理工作要点探究[J].科技创新导报，2016，13（31）：105+107.

[2] 韩辉.行政审批档案信息化建设的思考和对策[J].办公室业务，2016（06）：99.