浅谈档案信息化建设存在的问题及对策

吴雪峰

【摘要】随着时代的不断发展，我国的信息化水平也在逐渐的得到提高，信息化水平越来越高。现在是一个信息爆炸的时代，网络在我们的生活中很常见，网络信息也已经遍及到社会的很多领域中了。现在我国的科学技术水平也得到了很大的提升，我国的信息化水平得到了很大的促进，中国信息化的进程成上升趋势，自然档案信息化建设就发展了起来，档案信息化建设对于学校、企业等都有很大的帮助，档案管理工作是企业管理中的重要环节，直接的影响着企业在市场上的竞争优势，档案信息化管理就显得尤为重要。

【关键词】档案信息化建设 存在问题 对策

档案信息化建设需要运用到计算机技术，网络技术等技术，运用这些先进的科学技术可以有效的提高档案信息化建设的工作效率和工作水平。对档案信息化管理建设的创新可以改善档案信息化建设出现的问题，有利于更好的管理档案，能不断的满足现在对档案信息化的需求，不断的促进社会进步。

一、信息化建设的意义和存在的问题

（一）信息化建设的意义

我们已经逐渐步入了信息化时代，甚至是信息泛滥的时代，档案信息化建设是时代发展的需要。档案建设已经由过去的传统的手工操作变成了现在的信息化建设，国家也出台了关于档案信息化建设方面的政策，把档案信息化建设作为档案建设的主要任务，战略性任务，发展目标，要全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。档案信息化建设的意义是很重大的，档案信息化建设有利于档案信息资源的保存，使得档案信息不容易丢失，利用计算机，电子形式进行保存。档案信息可以储存在光盘或者是硬盘中，光盘和硬盘的存储量大、传输快、，只需要占用很小的空间，对于查找来说也很方便，通过在计算机上查阅，就避免了因为反复翻阅对原始的纸质档案带来的破坏。将档案信息化最大的好处就是可以备份，档案信息化之后档案就可以长久保存。

（二）档案信息资源分散

尽管现在档案信息化建设已经发展的很好了，但是还是存在很多问题，这就给档案信息化建设中带来了很多的挑战。档案信息资源分散就是现在的一个重要的问题，档案信息的整合能力不强，很多信息还是很分散，有时查找起来还是很麻烦，所以还是要在这方面改正一下。档案信息化管理过程中会遇到很多各种各样的挑战，这些问题的出现都会影响工作的有效进行。要想解决这些问题就要加强档案信息化建设的创新性和安全性，改善档案信息资源分散的问题。档案信息资源分散会使得工作效率下降，因为在信息查找上会浪费很多时间，导致工作效率下降，而且在计算机本身上还存在一些问题，这就更加加大了查找信息的难度。计算机网络很容易泄露信息，安全隐患是档案信息化建设中存在的很危险的问题，如果计算机系统和网络系统本身存在着安全问题，硬件和软件都很容易遭到破坏，这就会影响到档案信息的安全。

（三）法律不完善，人员素质低

自从档案被信息化管理后，对于档案管理人员的素质要求就很高了，档案管理的人员必须能够熟练的使用计算机。在档案管理的时候要将综合资料进行数字化处理，将很多图片转换成数字文件，这就需要很高的计算机操作能力。但是我国是一个比较重视科研成果和教学的国家，这就导致了我国在这方面的人才缺失，很多操作人员的操作能力不是很强，操作不规范，档案管理人才短缺，使得我国档案的信息化建设发展受到人才的制约，发展的很缓慢，所以人才问题亟待解决。另外我国在档案管理信息化方面的相关政策是很多，但是这些法律政策很多不是很完善，还需要更明确的规定，不然很容易导致很多人钻了法律的空子。电子文件很容易删除，复制这就使得档案很容易泄露或者是被改动，导致档案的保密工作做得不好，使得很多人的信息被泄露，带来严峻的问题，所以对于这些问题，都是需要明确的法律来规范的。

二、档案信息化建设问题的对策

（一）提高工作人员的素质和网络意识

要想提高档案信息化建设就要从人才抓起，任何事物的发展都是需要人才的，同时还要健全完善法律法规，提高人员的素质和网络意识，提高工作的效率，是现在应该做的。定期对在职的档案工作者实行业务培训，使得工作者在业务上越来越熟练，可以高效的完成工作。不但要培训现在的人员，还要积极的引进创新性人才，将优秀的管理人才引进来，培养他们业务能力，还要从思想上对操作人员进行引导，逐步建成一支多层次的复合型档案信息化建设队伍，以适应档案信息化建设的需要，完美地迎接信息化浪潮的到来。思想觀念是工作能否取得成就的关键，所以应该重视思想意识的培养，增强管理者的网络意识，实现档案信息化管理工作的良性循环，让管理者从传统的束缚中走出来，充分的利用网络，在网络意识的支持下开展工作。

（二）提高管理的标准性，完善法律建设

档案信息化管理中的法律规范问题，应该通过完善法律法规，使得每个细节都清楚的被规范。档案信息化的管理是决定暗杆能否被有效保存，不被泄露的基础，是提高档案信息化建设的基础。明确档案信息化管理的规范，提高管理的标准性有利于促进档案信息化建设的发展，对于企业来说，档案信息化建设的越好对于企业的发展就越有利，对于学校来说档案的信息化建设有利于学生信息的保存。

（三）有创新意识

创新意识能够恰当的调整各种矛盾之间的关系，创新意识是很重要的，创新永远不会过时，在档案信息化建设中也是需要有创新意识的。创新性能为档案信息化建设带来良好的发展，能够很好的解决现阶段档案信息化建设所面临的矛盾和问题，使得我国的档案信息化向着更加现代化的脚步迈进。创新是将档案信息化的管理进行合理的创新，使得档案查找起来更加的方便，使得档案信息化管理工作的每个环节都能够做到有序进行。

三、结语

传统的档案保存如果遇到火灾就会将档案烧毁，但是现在档案的信息化保存就避免了这种问题，因为档案都被数字化保存在计算机中了，即使档案消失了，还可以有备份。档案信息化建设可以实现资源共享，档案信息化处理之后可以将本来分散的资源整合在一起，形成整体统一的资源网络，然后更方便实现资源共享。对于档案的查找也更加方便了，这种资源共享有利于提升档案信息的利用价值，档案的查阅者随时都可以查阅档案，没有时间和空间的限制，只要使用计算机和网络就能随时查找档案，很大程度上提高了工作效率。

参考文献：

[1]罗珊.高校档案信息化建设存在的问题及策略研究[J].兰台世界，2016.

[2]韩丽平.医院档案信息化建设存在的问题与对策探讨[J].人力资源管理，2016.