浅谈财务在企业ERP系统上线中的角色

康志锋

【摘要】本文以财务人员为研究视角，针对财务工作者在ERP管理系统上线过程中的作用展开分析，结合本企业实际上线中的成功与不足，期待现代企业管理走向科学化，以促进企业的稳步发展。

【关键词】财务人员 ERP系统 上线过程

一、企业ERP系统上线的一般流程

通常来讲，ERP整体的项目实施过程基本上是一样的，ERP项目实施都分五个阶段：

（1）项目启动：这个阶段通常来讲算是项目前期工作的一个总结，以项目启动大会为结束标志，它包括了项目计划，项目章程，组织结构，人员职责，项目工作环境等等的设定，这个时候，通常有一个初始预算，随着后面阶段需求的变化，需要进行更新。

（2）业务流程梳理：这个阶段主要完成客户未来流程的设计，主要有如下几点：

概念培训：对KEY USER和IT USER进行ERP OVERVIEW的一个培训，此培训主要让客户掌握SAP ERP的基本概念，对SAP的操作和运行方式有个基本的了解。

现状调研：对总帐，应收，应付，固定资产，成本计划以及核算等财务子职能的现状进行调查，详细了解客户各方面的需求，这个阶段顾问间要经常沟通，从而可以更全面地掌握客户需求。

蓝图设计：对比现有流程与SAP标准流程间的差距，通常财务流程较为标准，对于特殊需求，特别考虑一下即可。这个阶段的顾问要写出蓝图文档，也是客户与顾问冲突最大的阶段，成功的关键是引导客户需求，降低客户对项目不切实际的期望等等。

（3）系统运行测试：此阶段要将蓝图设计中涉及到的流程，在SAP系统里给予实现，更多的是技术方面的工作，测试文档由KEYUSER准备出来，记录测试过程及结果，这个文档也是接下来用户培训阶段培训手册的蓝本。此阶段顾问要着重解决KEY USER提出的各种业务流程在系统中如何表现的问题，也是对KEY USER进行SAP操作培训的最重要的一个步骤。单元测试结束后将进行集成测试，集成测试涉及到企业日常运作的主要场景，从销售预测，销售订单，生产计划，采购，库存，生产，销售，收款等等业务循环各阶段的操作的进行，凭证的显示查询，单据的流转等等。此部分内容主要由KEY USER来进行。

（4）上线准备：此阶段要做的主要工作是上线数据的准备以及最终用户的培训工作，数据可分静态数据和动态数据，静态数据也可稱为主数据，如客户，供应商，物料等等，动态数据为业务产生的数据，如客户余额，物料库存数量等等，对FICO顾问来说，要准备的静态数据无非是总账科目，客户，供应商要对应的统驭科目，银行信息，还有就是物料的价格信息，而动态数据无非是各种类型账户的科目余额。

（5）系统切换以及上线支持：此阶段实现数据从原有系统到新系统的导入，对于后勤业务来说，物料主数据必须首先导入系统，然后是BOM，ROUNTING，已经下达尚未收货的采购订单，生产订单，尚未交货的销售订单等等，对于财务部分，最重要的是将总账和明细账对平：

导入上线时刻财务数据到新系统：对于总账存货科目余额，一定要和所有物料价值明细对平，允许的差异记录到材料成本差异账户，总帐的固定资产余额要与固定资产明细对平，应收应付预收预付总帐科目要与客户供应商余额明晰对平。

运行成本估算，从系统内产生物料的标准价，从而后勤物料移动，成本信息准确反映。

上线后的日清操作：上线后要对所有从后勤业务产生的财务凭证进行检查，从而保证后勤业务和财务的正确集成。一旦发现错误操作，当天发生的，当天解决，财务尤其需要关注的是仓库的收发料操作，错误的物料价格，错误使用的移动类型，常常对财务产生较大的影响。

上线后月结支持：通常SAP系统上线第一个月的月结需要财务顾问现场指导，而且在月结时候暴露出来的一些业务问题要进行纠正。

上线后的其他支持：系统上线后两周左右，顾问撤离客户公司，以后的大部分支持是通过电话，EMAIL，VPN远程连接来解决的。END USER的问题传递给KEY USER和IT USER，IT USER作为企业内部顾问将逐渐取代FICO顾问的角色，他们再将自己无法解决的问题传递给顾问，顾问解决不了的再向SAP发送MESSAGE，请求SAP的全球支持，就是这样一个帮助链条保证SAP系统的正常运行。

二、结合本企业ERP上线中，财务有以下成功与不足

（一）成功之处

（1）最成功的是物料，BOM，工艺主数据的质量。最终上线后，导入初始库存（产成品、半成品）1000多万元，然后用SAP运行成本估算，产生的物料差异正负抵销后只有10万多元，误差不到1%。对于接近4万条的物料主数据来说，这是一个很了不起的成就。这说明用户方的主数据管理部门工作是很值得肯定的。

（2）关键时刻的顾问和用户组织。由于切换后期有些工作不顺利，到了快要上线的时刻，前景开始变得不太明朗。客户方关键时刻组织了特别行动队，由一个非常积极负责的工程技术部经理任行动队队长，全面推进主数据工作，抓着人加班加点地往前赶。

（二）不足之处

（1）进度把控方面比较差。主数据导入的时候，中间有个春节。除去春节，主数据的导入工作竟然拖延三周之多。这与主数据工作的策略有些失误脱不开关系。后来的加班加点，主要是因为前期没有抓紧。

（2）业务数据的质量不过关。对业务数据的检验，是在所有未清单据录入之后运行MRP来实现的。理论上来讲，应该说是没有新的计划订单产生的，因为所有的需求和供应都已经存在于系统中。但事实上产生了2300多条计划订单。从这个数字出来之后，用户和顾问的苦日子就开始了。第一天检查完毕，下班前把安全库存删除后重新运行MRP为了排除安全库存设置的影响），产生的计划订单有900多条；第二天是周六，也是3月1日，释放成本，加班到晚上8点，剩余600多条；第三天修正计划订单的同时，开始补录收发货，这个过程也纠正了一些计划订单。到晚上11点，剩余400多条，产成品和半成品的计划订单已经基本清理完毕，所有订单收发货也已经基本补录完毕（不包括停产切换之后线下执行的部分）。

参考文献：

[1]杨青林.财务人员在ERP上线过程中的作用[J].现代经济信息，2015，（24）.

[2]郭素娟.对ERP支持下是我企业财务管理问题的思[J].财会研究，2011，（3）.