Lotus Notes在办公自动化系统开发中的技术特点

徐 菱，陈家晨，胡莹石

（无锡太湖学院，江苏 无锡 214000）

在我国社会不断发展的过程中，企业办公设备也逐渐朝着自动化、电子化及无纸化发展。如果想要保证公司、企业及集团相互协同进行工作，能够使企业利用小代价提高自身经济效益，要求企业决策人员能够对办公设备等方面的知识及技术精准地掌握。目前现代通信技术和计算机技术的逐渐完善，使企业能够通过高效性、精准性的措施全面收集内部信息，并且对信息进行加工和存储。在现代社会中，办公自动化被广泛应用到现代行业中，Lotus Notes也成为了实现企业办公自动化的科学及有效软件支撑。

1 Lotus Notes简介

Lotus Notes是一款具备唯一开放性、统一性结构，并且还具备企业协作、通信的综合性应用软件平台，其能够在多领域使用，这是Lotus Notes在使用过程中的重要优势。Lotus Notes自身是一种文档数据库管理系统，其中的应用呈现方式都是通过数据库实现，Lotus Notes的处理对象就是数据库文档。现代Lotus Notes也是文档存储、通信处理及Web发布的软件，其具备多种现代化技术特点，比如移动计算、安全管理、复制机制、计算机支持等，能够有效支持多种开发方式，分别为Lotus Notes公示语言及Java等，应用到ADO（ActiveX Data Objects）等接口中能够对相应的数据进行访问。另外，Lotus Notes中的数据模板较多，通过此模板能够有效降低应用程序在开发过程中的工作量。

在使用Lotus Notes的过程中，Lotus Notes能够在操作系统平台进行使用，并且还能够支持操作系统及网络等结构，而且还能够有效屏蔽系统之间的复杂性及不兼容性，此软件自身复制技术较为突出，其主要包含了双向复制、移动辅助、高效复制、后端复制等，保证能够有效提高企业的信息交互功能，以此有效完善企业的办公效率[1]。

2 办公自动化系统的需求

2.1 系统安全

要求系统在数据备份过程中具有备份数据时间选择，并且还要求具备前台操作功能。在登录系统中要实现身份验证，并且设置权限，使系统便于恢复。使系统具备容错处理方式、支持磁盘阵列及联机备份。

2.2 访问方式

基于现代企业情况下，为了使设备投资得到降低，所以可以使用客户/服务器模式，并且客户机不使用用户端专用软件，可以直接利用浏览器的方式实现访问[2]。

2.3 易用性

为了能够对用户便捷、安全及及时地利用此办公自动化系统，要求其具备以下功能：图形化工作流程自定义；完全浏览器架构；文件格式自定义；和关系数据库相互连接；电子印章功能；对内外邮箱的相互统一进行解决；支持条件、全文检索功能。不用功能模块就具备前台数据的转入及转出功能，能够对某个时间段数据库的备份进行指定；具备系统前台数据库的转入转出功能；操作方便、简单，满足日常办公需求[3]。

3 Lotus Notes在办公自动化系统开发中的使用

使用Lotus Notes设计办公自动化系统主要包括两种：B/S结构及C/S结构。

3.1 B/S 3层结构模型

因为Lotus Notes在目前发展较为迅速，尤其是将Web作为凭条的信息发布及检查技术，使应用系统自身具备的体系结构从C/S主从结构变为了目前的多级分布式结构，此种演变的过程核心就是Web技术，并且也是多级分布式结构的范围，也就是B/S系统。B/S系统架构如图1所示。

图1 B/S系统架构

服务器和浏览器共同实现了B/S模型应用系统的创建，应用程序和数据都配置到服务器中，在现代服务器应用程序中能够实现浏览器的动态扩展，从根本上分析，浏览器自身具备多层结构，能够实现B/S系统需求数据类型的动态扩展处理，并且在服务器中能够实现B/S系统类型系统维护的集中开发，不需要实现客户端维护，并且操作风格一致，只要是具备浏览器的计算机用户都能够使用。在B/S系统架构中能够有效实现用户界面途径的为www浏览器，其中部分事物逻辑在前端实现，大部分事务逻辑在服务器端实现。以此表示，B/S架构是利用浏览器技术和浏览器Active技术、Script语言相互结合，通过通用浏览器方式使原本复杂及繁琐的计算机专用转件自身功能进行实现[4]。

3.2 C/S两层结构模型

C/S两层结构模型指的是通过多个或一个服务器、下层通信系统、客户及操作系统构成的分布式分析、计算复合体系，此模型属于两层结构模型范围，此应用系统具体包括客户机、服务器两种，大部分应用软件都是集中在客户端中，通过客户端实现系统应用的处理，利用服务器端实现数据访问及事务管理等处理[5]。

3.3 搜索能力

使用Lotus Notes创建的系统能够提供根据业务、部门及时间等多种自由化的展开模式，并且还具备跨库检索的能力。具备多种的查询方式，允许用户根据自己所设置的查询条件实现文档索引及查询，并且找到满足自身条件的文档。能够利用搜索条、表单及查询构造器对查询请求进行实现。

4 系统安全性的设计

办公桌自动化系统中所处理的信息大部分都与企业机密具有一定的联系，并且不同办公人员在不同时间对办公信息处理的权限各不相同，所以安全控制功能属于目前办公自动化系统使用的基础。为了能够满足用户对Lotus Notes的数据库安全性需求，Lotus Notes就充分发挥了自身多层安全性保护的功能。

办公自动化系统中的全部用户都具备相关标识符文件，在用户对数据库访问之前，数据库服务器要对此用户标识符文件进行检查，从而对其合法身份进行确定。在对用户身份合法确定之后，要对公共通讯录中的允许及禁止访问列表进行检查，以此对用户是否具备访问权限进行确定。

文档是根据表单格式对数据保存的单元，文档访问具备一个或者多个读者字段进行控制，在文档创建及修改的过程中，此读者字段属于文档中的部分保存，字段中列出了所允许的读者，并且明确指出了读取表单中所创建的用户和组，假如对文档访问没有权限，那么用户就不能够看到数据库及视图中的文档[6]。

利用电子签名技术实现硬件加密设备，就像是兑换支付票的时候出示有效证件。使用全程加密技术，结合传输系统及加密机制。简单来说，也就是使电子公文能够从生成时就加密，不仅要在信道传输过程中加密，也就是在落地之后要保证加密状态，即便是合格接收方在进行合法操作的时候也不能够出现明文，保证数据安全性。另外，还要保证实时解密技术，对合法使用人员在合法操作过程中的时候不出现被截获明文。利用电子签名技术，能够使领导在处理公文的时候得到有效保证，利用加密狗能够对信息加密进行有效保证，并且还能够对网络中的文件、数据等网上传输数据安全性进行保证。

5 结语

21世纪，信息化在逐渐完善的过程中，尤其是现代市场经济及机构改革的背景下，办公自动化对于政府机关、企业部门办公质量、效率、决策科学性、正确性具有重要的意义。在办公自动化不断发展的过程中，信息组织方式及处理手段也在不断发生变化，自动化系统创建属于长期发展方向，不仅能够完善功能，还能够充分使用先进技术，使其在技术中不断改进。目前，基于Lotus Notes的办公自动化系统开发逐渐改进及改善，已经成为群体系统使用的学习对象。

[1]刘华敏，刘显杨，姚宏.基于Lotus Notes的高校办公自动化系统设计与实现探讨[J].电子技术与软件工程，2016（5）：87.

[2]濮杰.基于LOTUS的政府机关办公自动化系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2015.

[3]杨旸.基于工作流技术的高校办公自动化系统的研究与应用[D].长春：吉林大学，2015.

[4]张贺民，赵国军.浅谈办公自动化系统在企业中的广泛应用[J].科学技术创新，2016（8）：93.

[5]陈菊.基于Lotus Notes的企业办公自动化系统的研究[J].中国新通信，2014（19）：61-62.

[6]冯磊，杨洋.基于Lotus Domino/Notes的办公自动化系统[J].黑龙江科技信息，2014（31）：203.

[7]代冉，刘里，陈德丞.基于Lotus Domino的移动OA办公系统[J].计算机光盘软件与应用，2014（1）：261-262.