浅谈我国事业单位财务档案管理现状与问题分析

周红梅

【摘要】财务档案管理是事业单位一切经济活动的最终集合，是档案管理的核心制度。财务档案为事业单位的客观经济活动做精准记录，一方面是对信息的准确记录，另一方面是对监督和检查财务工作起到了很好的作用。只有财务档案保存完整，国家的长期经济利益才能得以保全，所以保存好财务档案对于发展我国经济具有重大意义。

【关键词】事业单位；财务档案；管理现状；问题；措施

1 当前事业单位财务档案管理存在的问题

1.1 部分管理者对于财务档案管理不够重视

目前，部分事业单位的领导对于财务档案管理工作不够重视，认为财务档案管理工作可有可无，没有认识到财务档案管理对于事业单位发展的重要性。由于管理者的重视程度不够，针对档案管理的资金与设备投入都十分有限，财务档案管理人力物力配备不科学，这也是导致财务档案管理工作效果不佳的重要因素之一。其次，部分管理者重视自己在任时的档案管理，对于以往的财务档案不够重视，还有的限制于权利关系，对于以往档案管理存在的问题进行隐瞒，这是导致档案管理秩序混乱的重要原因。目前，部分事业单位财务档案管理无序，很多财务档案查阅和提取十分困难，这些因素都制约了财务档案管理工作水平的提升。

1.2 管理意识淡薄，专业技能人才缺乏

因为事业单位的编制问题，部分事业单位没有设置专门的财务档案管理部门，财务档案管理工作一般由财务部门负责管理和监督，还有部门相关治疗在办公室管理范畴。事业单位也没有配备专门的管理人员进行财务档案管理，由于员工本身工作量较大，再加上档案管理工作繁杂，使很多员工工作量激增，影响其工作态度，工作效率更是难以得到提升。其次，即使部分事业单位按照相关要求配备了专业的财务档案管理人员，但是很多都是上了年纪的老员工，事业单位这种现象尤其明显，这些老员工工作精力有限，难以掌握先进的档案管理设备的使用，对高科技相对比较抵触，难免影响财务档案管理工作的开展。

1.3 财务档案收集不够完整、齐全

部分事业单位的财务档案隶属于财务部门，没有单独建立部门，财务档案在收集时经常会出现资料不详实，档案遗漏等现象。财务部门的资料和原始凭证数量较多，分类较杂，例如记账凭证、账本、支款单、缴款单等等，还有各类台账与表册，这些资料的容量较大，财务部门的工作人员在平时工作中没有对档案资料进行合理的分类和归档处理，导致在大批归档时资料不齐全，而且财务档案一旦出现遗漏将不利于后期的审查工作。

2 解决财务档案在事业单位出现问题的应对策略

2.1 加强对财务档案管理工作的重视

首先，事业单位的领导必须认清财务档案管理工作的重要性，了解财务档案的发展对事业单位起到的巨大作用，熟悉财务记录管理政策法规，提高财务人员的档案意识，为档案管理工作创造出一个良好的环境。要明确落实责任，制定综合性的财务标准管理系统，认识到财务档案管理宣传的重要性，即财务人员也要加强自身管理，有效管理财务档案，认真细致地识别和审核档案工作。各部门要建立监督小组，进行相互监督。同时也要根据《会计档案管理办法》的规定，建立会计档案立卷、归档、查阅、保管和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。另外，财务档案管理工作人员一定明确自己的岗位职责。

2.2 提高财务档案管理工作人员的素质

随着现代化信息技术的发展。为了适应信息化的发展，就需要对财务档案的管理工作人员进行培训教育，全面提升财务管理工作人员的专业素质文化水平，转变陈旧的思想观念。首先，在形式上为财务管理工作人员提供一个发展自我的机会，并对那些表现良好的工作人员给予奖励，这样才能更好地促进工作人员的积极性，与此同时，开展学术交流，进行交流与分享。通过举办专家讲座，丰富自己的理论知识。其次在内容上，对财务档案的相关专业知识进行培训，发挥工作人员潜在的能力，提高财务档案管理工作人员的素质水平。进而提升整个财务档案管理的工作效率。

2.3 做好财务档案的分类，加大投入建设基础设施

由于财务资料十分庞杂，所以财务档案的管理科目较多，如各类凭证与账本、台账等，档案管理工作开展起来较为复杂，想要提高档案管理的工作效率，首先要做好档案的分类处理，建立规范化的财务档案管理体系和模式。其次，事业单位要加大投入，做好基础设施建设，包括建立档案室，保证档案室处于单位的核心管理位置，档案室要封闭性好，宽敞明亮，利于档案保存。另外，单位要加大投入购置档案管理专业设备设施，如计算机、扫描仪、复印机等等，利用计算机建立电子档案信息数据库，要按照实践顺序或重要性的顺序进行分类，按照职能、性质、收支类别等进行具体分类，进而提高财务档案管理的效率。

2.4 建设高效的财务档案管理信息化平台

想要提升财务档案管理的效率，就要从建立信息化平台入手，事业单位要充分利用网络技术与信息技术，搭建档案管理的信息化平台，提升档案管理与查阅的效率，信息化管理平台可以设置查阅程序，建立檔案搜索索引，便于财务档案资料的查找和翻阅。还有很多档案可以存储为电子档案，方便异地传输与共享，很多档案资料可以存储在介质中，如U盘、硬盘等，携带十分方便，可以大大节省人力、物力，提高档案管理工作的效率。信息化系统可以通过对远程检索和公共使用目录加强档案的利用性。

3 结论

总之，事业单位财务档案管理工作是不容忽视的重点和难点工作之一，事业单位要建立完善的财务档案管理制度，从人员上、管理模式上、信息化平台建设、档案管理安全性等方面，提高财务档案管理的工作效率，促进事业单位财务工作的顺利开展，为事业单位财务部门的重要决策提供科学的依据，为促进事业单位管理秩序的建立打下坚实的基础。

参考文献：

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