关于如何降低企业档案管理成本的思考

王巍

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。近年来，笔者公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。近些年以来，随着企业改革的不断深化以及市场经济的迅速发展，国内的诸多企业均纷纷转化为根据市场需求， 切实实施自我约束、自我发展以及自主经营的生产经营型企业。随着企业发展模式的转变，其档案管理工作也开始面临一系列新的挑战和要求，并且对企业的管理及发展有着突出影响，所以，在市场条件下降低档案管理成本，对于企业生产经营效益及质量的提高有着极大推动作用，同时也是企业做强做大不可或缺的信息支撑。

一、降低企业档案管理成本的有效途径

企业档案管理成本的降低是至关重要的，并且是一项系统性的工程，需要全方位、多角度地改进及加强企业档案管理工作，也就是在组织领导上将强化措施和管理力度加大，以便于形成与市场经济发展形势相适应的保障体系。

1.找准定位。在全新的市场经济条件下，要想将档案管理成本降低， 要想提高档案管理水平，那么其首要任务就是将定位找准。应当明确的是，企业档案管理是为社会服务、为企业服务、为广大职工服务，简单来说就是服务于企业中心工作。只要主动地在中心工作中融入档案工作，切实地围绕中心开展各项工作，才可以真正确保有所作为。

2.建立健全企业档案制度体系。构建良性运行机制及加强制度建设，是促进企业档案管理水平、降低企业档案管理成本的重要保证及关键所在。应当从微观运行与宏观立法方面，建立健全企业档案管理方面的规章制度和法律法规，尽快形成降低档案管理成本、推进档案管理工作创新的政策导向、制度约束。

就一个企业而言，应当切实地将档案工作纳入到企业的发展规划中，纳入考核干部实绩内容中。应当重视将企业档案工作的作用充分发挥出来，为档案管理创造有利条件。具体来说，档案管理部门应当增强自身的使命感和责任感，从收集档案、整理档案、管理档案到应用档案，均应当将相应的成本管理制度及其它有关制度建立起来，促使整个企业档案管理工作向标准化、制度化和规范化的方向发展。与此同时，还应当将内部机制的改革深化，借助于责任追究、业务考核、职称评定及表彰奖励等有关措施，增强内部工作活力，激发内部工作潜力，从而将企业档案管理人员的创造性、积极性和主动性充分调动起来。

建厂初期，我厂一直处于边生产边基建状态，建设工期长达10余年，一度档案管理体制不健全，制度不完善，资料不完整，给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随着《档案法》的实施，使全厂各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年，厂里将档案管理作为企业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中，建立档案机构，充实管理人员，健全管理制度，使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道。1991年档案升级活动停止后，厂领导明确指出“档案升级停止了，但档案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作，始终把档案管理纳入企业发展整体目标，把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中，亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题，多次安排档案人员到兄弟单位收资、学习、调研。二是充实档案管理队伍，完善档案管理体系。多次体制改革中，在管理机构和人员大幅度精简的情况下，仍然坚持档案管理只能加强、不能削弱的原则，不但强化了档案工作的领导，而且调整充实了档案人员，同时还健全了全厂档案管理网络，明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员，使档案工作进一步加强。三是加大资金投入，加快档案管理硬件建设。每年列有档案资料专项费用，用于档案资料的收集和补充。1990年以来，又先后投资统一了档案装具，配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用設备。公司先后拨专款用于档案库房的装修和档案设施、设备的完善与配套。目前，综合档案室装修面积达450平方米，配有档案密集架柜及中央空调，性能优良的计算机、扫描仪及档案专用软件、自动消防报警系统等，为档案的保管、保密及开发利用提供了良好的条件。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，将档案管理进行指标分解，纳入公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，公司本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。建立健全各种规章制度，建立一整套的长效机制，加强档案管理工作，树立全局一盘棋思想。严格执行各项规章制度，努力抓好档案的开发、利用，提高档案的利用率。

二、建立高效的企业档案信息网络系统

笔者公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，笔者公司图形信息系统已上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

三、提高企业档案管理人员的综合素质

近年来，市场竞争越来越激烈，而要想在激烈的市场竞争环境中立于不败之地，那么就需要提高质量及信誉，其实质就是加强管理。众所周知，档案管理工作的主体是人，档案人员综合素质的高低优劣对档案管理工作的质量有着直接的影响。档案管理人员的能力水平和业务素质对档案管理的优劣以及档案成本的控制有着决定性作用，是当前市场经济条件下将企业综合管理水平提高的迫切需要。一方面，应强化档案管理责任意识和业务素质，从而将档案管理工作真正地做好；另一方面，档案管理人员应当在空余时间自主地学习档案管理和成本控制知识，及时地调整和更新自身的知识结构，并且将知识面扩大。

档案队伍的整体素质，包括政治素质、职业道德素质、专业素质、科学文化素质等。良好的政治素质是做好档案工作的保证。档案事业不仅是党和国家的一项极其重要的科学文化事业，也是完成现阶段任务中一项政治性很强的工作。档案职业道德素质，是档案管理人员在履行自己的职责时应当自觉遵守的若干道德准则。档案人员必须热爱自己的工作，时刻保持高度的工作积极性。档案人员要抛弃名利观念，勤勤恳恳，默默无闻，自我献身，甘当铺路石，做到“长作绿叶扶红花，愿为蜡烛明他人”。档案专业素质，包括履行专业职责的能力、智力、学历和资历等等，它是完成档案专业工作任务的保证。档案专业人员的能力结构是多方面的，包括决策能力、口头表达能力、文字表达能力、实施能力等，要求档案人员既要有扎实的档案工作理论基础，又要对管理的档案了然于胸，好似指挥千军万马，能随时根据需要调兵谴将，使自己成为一专多能的复合型档案人才；智力方面，应加强档案专业知识及相关学科知识的学习，因为档案工作必须与社会接轨，只有在服务社会、管理社会中才能实现自身的价值；学历方面，是专业人员受教育的程度；资历方面，是档案专业人员的实践经验和成熟程度。档案人员的科学文化素质，是档案人员掌握科学文化知识的程度。作为电力行业的档案工作者，除了熟练掌握档案专业的基本知识外，还应不断地深入生产实际，掌握有关电力生产专业知识。这样才能做到工作起来得心应手，更好地开发利用档案信息资源，为企业服务。

总而言之，在当前的市场经济条件下，要想实现降低企业档案管理成本，要想获得长足且有序的发展，那么就应当立足于自身管理及发展的实际，深入地挖掘档案信息资源管理优势，切实地找出档案管理工作中的缺陷不足，并且尽快地將现代化的成本管理及控制理念应用到档案管理工作中。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司档案室）