浅谈如何做好企业办公室文秘工作

摘 要：办公室文秘是一个企业上传下达、传递信息的中转站，在一个企业的运行中发挥着重要的作用。随着社会经济的日益发展，人们对文秘的工作提出了更高的要求。除了要具备过硬的文字功底和良好的职业意识，还要具备创新意识，逐步提高自己的综合素养。

关键词：文秘 ；职业意识；综合素质；学习创新

随着社会经济的发展，办公室作为单位和企业的综合管理部门，发挥着愈来愈重要的作用。文秘作为办公室的重要组成人员，需要帮助领导处理各个方面的工作，是一个企业不可或缺的职位。不同于以往抄抄写写这样简单的工作，人们对文秘的能力有了更高的要求。那么，作为一名办公室文秘，如何才能做好自己的本职工作，得到领导的认可呢？

1 提高自身综合素养

1）良好的个人品质。作为一个文秘，良好的个人品质是其能胜任工作的前提条件，而忠诚更是必备的一种品质，通常领导也非常看重文秘的这一点。文秘需要配合办公室主任或直接协助领导处理各种各样的事务，相当于领导的近身工作人员，因为工作的需要，经常会提前得知一些保密信息或工作，甚至有时会不可避免的接触到领导的一些私事。合格的文秘不会因此而沾沾自喜或向外人炫耀，更不会管不住嘴巴泄露机密，要真正做到非礼勿视、非礼勿言、非礼勿听、非礼勿动，一切以领导的指使为准，养成保守秘密的良好习惯。只有这样，才能得到领导信任和重视，领导才能放心把工作交给自己来做。

2）良好的职业意识。作为一名合格的文秘，一要具备敬业意识。文秘的临时性工作任务很多，加班加点、节假日无休的情况屡不鲜见，在这种状况下，必须调整好自己的心态，提前做好心理准备，心中要明确自己的岗位职责，把完成好工作任务摆在第一位。每个领导都不会喜欢经常抱怨的员工，所以一定要克制、减少自己的不满和愤懑。如果任由负面情绪放大，以焦躁与怨怼的心态对待工作，将直接影响工作质量，甚至因个人疏忽给企业造成损失。

二要具备奉献意识。身处文秘这个职位，每天的处理的问题繁琐复杂，有什么功劳并不会显得很突出，一旦出了问题，就很容易发现。所以在紧张而繁杂的工作中，不回避矛盾，不惧怕困难，不计较个人得失，迎难而上，任劳任怨，才是正确的态度，才能得到领导的认可，自身也能在磨砺中的得到更快的成长。

三要具备团队意识。办公室是一个企业协调与服务部门，事务琐碎繁多，一些大型的、重要的工作是需要整个团队去完成的。所以作为文秘要在完成好本职的同时，积极配合办公室主任的合理安排主动参与到其他重要工作中去。当下，企业由对专一型人才的认可变为对“一岗多能”人才的需求，这对文秘的能力要求也更进一步，积极参与办公室其他事务，协助同事共同完成任务，也是对文秘自身的一种锻炼，也能为今后的职业规划提供更多思路。

2 提高办事效率

1）抓住重点，强化细节。办公室的工作一般都是特别繁琐复杂的，但这些琐碎事务并不是由下级人员直接对接给上级领导的，需要文秘这个中转站，这时候文秘就要做好文件和工作的上传下达。文秘在审核、分类文件时，一定要秉持着严格、仔细、认真的原则，尤其是对待一些重要文件，务必要异常谨慎，小心行事。在向领导汇报信息时，也有许多注意事项。通过文秘传递的信息，有时能够反映一个企业的工作动态，展现出企业和员工的工作成果，是上级领导进行决策的重要依据。所以，文秘向领导汇报信息时，要注意有喜报喜、有忧报忧、灵活参半、绝不隐瞒的原则。在汇报信息前一定要做好准备工作，事先预想领导会提出疑问的地方，一定要把问题了解得非常全面，这样领导提问的时候，才能做到点面结合，抓住中心问题，不至于无话可说。文秘的另一重要作用就是办文和信息宣传。领导要召开全体大会时，通常是会议未开，文秘先行。首先要配合办公室主任准备好会议工作，时间和地点都确定下来以后，就要着重布置场地。会议需要多媒体进行展示时，要提前做好ppt或者领导需要的东西，并检查好会议室的设备是否正常，务必要保证万无一失。同时文秘负责起草领导的讲话稿，这个讲话稿也是需要格外注意的。首先要领会领导的意图，确定本次讲话的主题，然后阅读相关材料，整体把握公司信息，写出一篇高质量的讲话稿。这篇讲话稿是以领导的视角起草的，要体现出领导的风范，既有上位者的气场气势，也有体谅员工的温和体贴，这个度是务必要把握好的。同时在会议时也要认真聆听，做好会议记录，以便会后传达会议精神。

2）统筹协调，积极主动。文秘工作内容有时琐碎繁杂，一定要分条理顺，分清轻重缓急。在处理事务时，对于一些具有时效性的工作和需要领导批阅的文件也要及时按照领导的指示落实，务必要规定时间内完成。目前，OA办公系统的使用在企业逐渐普及，便利了企业内部办文工作，但文秘一定不能只将文件签收提交办公室主任或领导后就完事，特别对紧急文件的办理情况要多关注，如果领导没有登录系统或较长时间未办理，一定要提醒办公室主任或直接提醒领导，让领导意识到文件的重要性，避免工作延误。文秘并不是简单起到上传下达的作用就可以，最重要的是帮助领导解决问题，达到最终目标，这才是文秘的意义所在。一些重要的工作除了完成传达的义务，平时也要多关注工作完成进度，尤其做好重点工作任务的登记、督办工作，一旦领导问到某项工作的进展，可以及时确认负责人、办理人，了解到任务完成情况。这样一旦出现意外，也能够及时掌握情况、解决问题。文秘同时肩负着传递领导指示的任务。只要领导对工作和员工有要求，就要及时传达给具体的工作人员。只要是自己职责范围内的事情，一定要积极主动勤快，争取提前超额完成工作，不能等着领导催。若是了解到员工反映的问题，也要及时汇报上级，听取指示。

3 致力创新，提高学习能力

1）提高写作水平。文秘除了上传下达、传递信息之外，另一个重点是负责撰写各类文稿、宣传企业的事务，所以一名合格的文秘必须具备过硬的文字功底和写作能力。平时可以多看一些文学书籍，积累词汇量，培养语感；还可以向前辈请教，学习别人的经验；更重要的是要关注企业生产经营具体事务，最起码要有基本的认知与了解，这是文秘写作的重点与核心内容，脱离了生产经营实际，那么撰写出的文章势必空洞，无法满足企业真正的工作要求。同时文秘撰写的宣传稿基本代表着公司的形象，所以文稿的质量一定要高。不能像小学生或初中生写作文那样只要传达出意思即可，最起码要有一定的文采，提升整个文章的基调。但也不能为了展示自己的文字功底，特意选取一些公众不常见的晦涩词语来堆砌，若是人家都看不懂，也就起不到宣传的意义了。

2）树立创新意识。一名合格的文秘，不应故步自封，等着领导下达命令。也不要一味按照傳统的工作模式，日复一日、年复一年的处理事务。应该具备创新精神，在原有工作的基础上，不断创新思路，改进方法，虚心接受新生知识，充分发挥主观能动性，才能更好地为领导、为单位服务。而创新来源于勤奋，一名合格的文秘需要在日常生活中不断学习，加强对法律法规、上级政策、生产经营业务等方面的学习，提高自己的思想认知和政治敏锐度，提升分析问题的能力。只有自己看得多了，听得多了，积累得多了，才有能力想得多，才能具有发散性思维，最终才能开阔自己的视野，提高自身分析问题的能力，为企业贡献更多的力量。

4 小结

文秘工作是一个企业运行的重要组成部分，想要成为一名合格的办公室文秘，一定要不断提高自身的综合素养和服务水平，真正将工作做精、做细、做好，才能得到领导和同事的认可，为企业的发展贡献自己的一份力量。

参考文献

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[2]林强.浅谈如何做好行政文秘工作[J].科技创新与运用，2012（06）：45-46

[3]张洪福.新形势下做好高校办公室文秘工作的对策思考[J].北京电力高等专科学校学报（社会科学版）.2012.29（03）

作者简介

常茜，女，汉族，陕西省地方电力（集团）有限公司榆阳区供电分公司，行政管理文秘方向。