浅谈中心血站的档案管理

摘 要：血站业务档案包括纸质档案和电子档案，要处理好二者的关系。血站档案管理存在一些问题需要改进，从各方面做好血站档案的安全工作。

关键词：中心血站；档案管理；安全；信息化；献血

中心血站是设区的市一级血站，负责所在市级所辖县（区）的采供血工作。血站档案是血站业务工作以及领导决策的原始依据，血站业务档案真实记录了血站日常业务工作的信息，是处理医疗纠纷的重要依据，是血站考评的重要依据，是血站管理水平的衡量标准，是加强血站管理的重要手段。做好血站业务档案管理意义重大。

一、血站业务档案管理的内容

血站业务档案管理工作需要正确处理纸质档案和电子档案的关系，做到纸质档案和电子档案并存，相互补充，保持档案管理高度一致。

1、纸质业务档案管理。血站业务档案传统方式是纸质档案，也是血站最具法律效力、最有效的档案保存方式。血站在采供血液的过程中，会有献血者登记表、血液出库单、血液检测报告单等表格，在制备、运输血液的过程中，会有操作人员签名单据，这些原始档案需要保存。血站业务档案来源分散，涉及内容十分广泛，各科室需要做好收集、整理、归档的每环节工作，齐抓共管，确保业务档案完整归档，安全管理。血站业务档案管理要按照行业标准，对业务档案进行正确划分归档，科学化、规范化管理血站业务档案。血站是采供血液的专业机构，业务工作具有特殊性，使得血站业务档案管理也具有特殊性。血站要按照行业标准，和档案管理部门沟通，制定适合血站业务档案管理的标准和制度，让血站业务档案管理有章可循、有据可依。血站业务档案管理要划分业务档案的不同范围，按照业务工作环节，将业务档案从收集、整理、立卷归档各环节明确业务档案管理范围，缩短业务档案在各科室留存的时间，及时移交归档，避免业务档案因管理分散而丢失或损毁。

2、电子业务档案管理。在信息技术快速发展的背景下，信息化管理系统在血站工作中广泛应用，血站业务档案电子化管理具有快速高效、数据准确、先进实用、安全可靠等特点，对血站电子业务档案进行标准化管理，大大提高了血站业务档案管理效率。血站血液信息管理系统产生的电子档案储存在相应的设备中，该电子档案内容、性质与纸质档案相同，只是档案内容的载体不同。就全国各级血站目前的情况分析，血站信息化建设已经覆盖从献血者登记、血液采集、血液交接、血液标本交接、血液检测、血液成分制备、加工和血液发出等各环节，在采供血业务工作的同时能够及时生成相应的原始档案，并且该档案只有授予权限的工作人员才能进行操作完成，使档案资料具有原始性、唯一性和真实性的特点。通过血站档案信息化管理，血站电子档案的生成、分类和查询等功能均可以由血站血液信息管理系统来完成，真正实现了档案、资料的快速检索，并完成了由手工检索向计算机检索的全面过度，从而提高了档案检索、数据收集和信息查询的效率，为学术研究、技术改进和推动血站发展等提供了重要的参考依据。血站电子业务档案管理需要制定信息系统意外故障的应急预案，确保电子业务档案的完整。在制定意外故障应急预案工作中，需要咨询软件开发商，配置好信息系统硬件。同时，做好日常业务档案电子备份工作，做到异地、多机备份，定期记录人工档案保存。

二、血站档案管理现状分析

当前血站档案管理的共性问题主要表现为：一是缺少独立档案管理部门和专职人才。受机构人员编制数量的限制，不少血站没有设立独立的档案管理部门，具体从事档案管理的大多是即将退休的同志，缺少档案管理方面的专业知识，后期培训不足导致了血站档案管理不规范、不科学，人、财、物的投入不足，制约了血站档案工作的开展。二是缺少统一的行业规范和管理制度。目前，还没有出台全国统一的血站档案管理规定，血站与血站之间在档案管理上存在上下断层、衔接不畅、标准不一等问题。血站档案的具体管理部门归口不一。例如，行政档案一般由办公室集中收集、整理，但财务、设备以及专业类档案有的是由各科室统一管理，有的是交由业务部门自行保管，立卷归档、保管、销毁以及借阅制度规定缺少统一性和规范性。三是档案信息资源利用率较低。目前，血站档案管理的信息化程度普遍不高，仍以纸质档案、手工操作为主，血站业务档案数量大、种类多，较低的数字化普及率制约了档案信息资源的高效利用。例如，采血科室需要填写的《献血登记表》信息量很大，献血人员的档案只有进行有效的数字化联网，后期的管理才能保证献血工作的正常开展。

三、筑好档案管理的安全防线

献血者档案是血站业务档案的重要组成部分，是对无偿献血者个人信息、血液检测结果、实验记录、血液利用等情况的真实记载。因此，档案的安全管理工作不容忽视。

1、做好第一关，整理好献血者档案。收集献血者档案材料是做好献血者档案工作的基础。《血站管理办法》规定，献血有关档案资料要至少保存10年。对献血者进行征询、体检、采血、检验过程中所形成的原始记录，作为以后用血返还和调解输血纠纷的重要见证，具有长期甚至永久保存价值。为避免对献血者的征询内容被泄露，征询体检除了设专人值班外，对候检人员可以采取叫号制，有条件的还可以设置独立的征询区、体检区，做到有序安排、避免忙乱。采血后，负责的工作人员应及时将《献血登记表》分类登记并入柜存放。每天做好交接，将当日所有《献血登记表》移交责任科室统一保管。

2、做好献血者资料整理归档工作。献血者资料整理归档涉及到分类、排列、编号、编目、装盒等一系列的工作，这个过程复杂且持续时间较长。整理归档工作应由负责资料保管的责任科室完成。应设置相对独立的资料整理室，防止无关人员进入。每一盒资料的整理应尽可能有序连贯一次性完成，防止中途因其它工作耽误而搁置。为最大限度地保证原始资料安全，责任科室应合理制定献血者资料整理归档工作计划，确保资料达到一定数量就及时整理装盒并移交血站综合档案室。

3、把“卷”变成“件”，加强保密工作。在档案利用时，利用者一般只需要查看案卷中的某一位献血者的资料，但由于传统的以“卷”为单位的资料整理归档办法要求不能拆卷，档案室只能整卷提供，因此利用者往往能看到整卷档案内容。这为其它献血者资料的安全保密工作带来了困难。而以“件”为单位，只需向利用者提供所需单份档案材料，有利于档案的安全保管。

4、信息化也要做好保密工作。随着网络的普及应用，普遍采用计算机网络对献血者档案材料进行统一管理，极大地提高了工作效率。在实际工作中，一是要采用内外网分离的方法实施对计算机信息系统的保密管理，并对内外网服务器部署防火墙，将所有献血者的资料数据统一集中保存，从根本上杜绝保密信息泄漏。二是设置权限程序，献血者信息的录入由专门的授权人员通过电子口令登录进行，献血者数据的查询、录入、更改等均受到权限程序的控制。只有授权人员才能接触到献血者资料，操作者所有登录和操作活动的时间和内容均被完整记录。做到事前有效防御，事后及时追踪，实现全过程管理。

5、多人在场，严格借阅利用。血站档案室一般为综合档案室，存放着血站业务类、科技类、文书类等各种档案资料。献血资料在移交综合档案室的时候，要对每一卷的页数进行认真核对，确认无误后，移交人和接收人在交接單上签字，并注明移交日期。提供档案利用时，需原档案移交科室、档案管理人员和利用者三方同时在场，现场查阅，并按有关程序填写相关的档案借阅申请、档案借阅登记等记录。档案利用时尽量现场查阅，确需带出档案室的，需经有关领导签字同意，明确借阅时限，并于归还时重新验收，确保档案安全与完整。

6、做好档案室的防盗等安全工作。档案室的安全管理是档案保密的重点，要严格执行各种档案材料上架入柜有序存放，为光盘、磁盘等存储介质配备专用的档案消磁柜，并加锁保管。同时还应尽量做到档案库房与查阅利用室分开设置。落实“九防”要求，配备防盗门、防盗窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，实行双人双锁管理制度。

作者简介

王丽娜（1983-），女，山东临沂，本科，职称：馆员 研究方向：档案管理