浅谈勘察设计企业利用信息化手段进行科技档案管理的优劣

陈丰毅

摘 要：当今社会是信息化技术高速发展的时代，科技档案管理也必须搭上信息化的顺风车，顺应时代的发展，使档案管理踏上新的台阶。本文以笔者所在的勘察设计企业为例，浅谈利用信息化手段进行科技档案管理的优劣。

二○一五年十一月三日，上海市住房和城乡建设管理委员会发布了《关于本市建设工程设计、施工及竣工图纸推行数字化和白图交付的通知》，通知中鼓励建设、设计、施工等企业和相关管理部门，采用数字化交付和接收。由此可见，在信息化发展迅猛的当今社会，科技档案的管理也必须利用信息化手段，向档案信息化的方向进行发展，以提升科技档案管理的水平，提高科技档案管理的工作效率。

一、科技档案管理现存的问题

1、设计人员归档意识较为薄弱。设计人员在从事科技、生产活动中，产生、形成了科技文件，其中具有保存价值的要作为科技档案加以保存。由于科技档案是科技、生产活动的历史记录，因此过程性的文件和结果性的文件都需进行归档加以保存。而设计人员在从事科技、生产活动的过程中，由于缺少归档意识，认为只需对结果性文件进行归档，而不注意对有保存价值的过程性文件进行保存归档，会导致科技档案的缺失，使科技档案不能最终完整的记录整个生产活动，并且使科技档案的质量下降。

2、档案借出后是否被修改难以判断。科技档案的一大特点是有很高的重复利用率。因而每天都有大量的科技档案，包括图纸、计算书等，被借出或归还。由于数量较多，且科技档案具有专业性，如果在借出时，借阅人员对档案进行修改，或造成损坏，归还时，档案工作人员很难发现档案被修改或损坏，无法确保科技档案的齐全、完整。

3、中小型企业的配套硬件设施不足。档案库房的面积要达到一定的标准，并要留有空间来应对企业发展后，档案的存放。勘察设计企业的档案以底图为主。底图的大小小则A3尺寸，多则达到A0尺寸，甚至会有加长尺寸出现，因此单张图纸便会占据较大面积。而市政类项目的图纸张数多则达到几百甚至几千张图纸。除图纸以外，库房还需存放过程性文件所形成的档案、企业文书档案、财务凭证等多种档案，因此库房需要有足够空间存放大量图纸。而中小型企业由于资金等原因，无法满足档案库房的面积需求，或是无法使库房的温湿度达标，使保存的纸质档案质量下降，出现各种问题。

4、档案管理人员数量不足。勘察设计企业以工程设计为主要生产活动，档案管理人员往往只有几人，甚至有的中小企业的档案管理工作由设计人员兼职，没有专门的档案管理人员。而科技档案的利用率又较高，使得档案管理人员的工作量较大，很难提供高质量的服务。人员不足或没有专门的档案管理人员又会造成无法确保档案的完整性、成套性，使档案的质量下降。

二、利用信息化手段进行科技档案管理的优点

1、简化归档手续，提高归档效率。勘察设计企业在进行工程设计时，普遍都是使用AutoCAD软件进行设计，设计完成后的成果图纸多是dwg文件或PDF文件，再根据业主要求进行蓝图或白图打印。在设计过程中形成的计算书等需归档的过程性文件，也多是以电子文件为最终形式。若利用信息化手段进行科技档案管理，则以上列举的图纸、计算书等文件都可以直接用电子文件进行归档，不必再进行打印等一系列繁复的工作。直接用电子文件归档，又可以使设计人员在完成设计工作的第一时间进行归档，提高归档效率。

2、提高档案准确率。直接用电子文件进行归档，可以提高档案的准确率。在工程设计的过程中，有许多过程性文件需要多人或者多专业进行会签。如用纸质文件进行会签，则需要大量的时间来找各专业的设计人员进行会签，签完后的文件则需善加保存，等到项目最终完成后再将其归档。由于工程设计的设计周期较长，在最终归档时，很有可能不慎将文件丢失，使档案不完整。若利用信息化手段进行科技档案管理，则过程性文件可以直接在网上进行各专业的会签，这样可以在确保签名的正确性的同时自动记录会签日期，且签名和日期都无法修改，从而进一步提高档案的准确率和质量。

3、提高档案利用率。纸质档案的借阅需要借阅人员经过层层审批后才能到档案室进行调阅查看，较为耗费人力。而利用信息化手段进行科技档案管理，则可直接在网上进行借阅的审批，审批通过后可直接在网上进行档案的查看，免去了档案借阅人员的奔波，使设计人员更愿意借阅档案，从而提高档案的利用率。

4、便于查阅利用。现代的办公环境多是利用电脑办公为主，工程设计更是需要利用设计软件进行设计。传统的纸质借阅手段在借阅图纸时，往往需要先查阅图纸相关内容，将查阅的内容记录下来，再回到电脑上进行设计；或是将图纸借出库房使用，而普通的办公桌很难将A3以上的图纸摊开查阅，并且带出库房容易造成长时间不归还图纸，或是图纸的破损。若是利用信息化手段进行科技档案管理，可以直接借阅图纸的电子文件，这样设计人员便可直接在电脑上进行资料查阅，比对修改。对于老旧的图纸档案，利用信息化手段将图纸扫描后，也可直接在电脑上进行借阅，避免因为对老旧图纸的重复翻阅而产生损坏。

5、减少库房存储压力。传统的纸质档案需要占据大量库房面积，而勘察设计企业需存放大量图纸，会占据更大的库房面积。在上海市住房和城乡建设管理委员会发布了《关于本市建设工程设计、施工及竣工图纸推行数字化和白图交付的通知》后，设计单位可以直接进行数字化交付，或是直接将电子文件打印成白图交付即可。这使得档案库房可以不再存放大量底图，而是可以直接将设计文件的最终成果以电子文件的形式进行归档。如此一來，最终的设计成果或是存储于企业内部系统中，或是以光盘形式进行存放，无论哪种方式都比现在的纸质归档更少的占用库房存储面积，使库房节省出更多空间，应对企业将来的发展需要。

6、经济环保。如今多数企业为了节能环保，减轻运营成本，都是以无纸化办公为主。如此一来产生了大量的电子文件。若以纸质文件归档，则会产生为了归档专门将电子文件打印成纸质文件的情况，既耗费人力又耗费物力，也会拖延归档进度。若是利用信息化手段进行科技档案管理，则可以直接对电子文件进行归档，不需再将电子文件打印成纸质文件，节约了企业的运营成本，也能做到节能环保，一举两得。

三、利用信息化手段进行科技档案管理的缺点

1、档案信息丢失。电子档案的存放对环境要求较高。温湿度、防磁能力、系统安全、网络安全等等，都会影响到电子档案的安全性。一旦发生系统安全问题，将会产生档案信息及其价值的丢失，且电子档案一旦丢失很难再行弥补。因此，若是要利用信息化手段进行科技档案管理，保障系统、网络等等的安全性是非常重要的。企业要增强网络系统的安全意识，加强基础设施和系统的建设，为电子档案的存放营造良好的环境。

2、开放利用后的安全性较难保障。由于电子档案容易被复制拷贝，一旦被借阅，电子档案的最终去向便较难被控制。随着当今社会人才的快速流动，复制拷贝的电子档案也会跟随着流动，从而造成企业的知识产权流失。因此，企业应在开发信息化系统时，注重借阅以后电子档案安全性的保障，尽量在企业内网上查阅电子档案，减少电子档案被下载，设置电子档案下载后的自动销毁机制，从而保护企业的知识产权。

3、信息系统开发较难。由于档案管理的信息化还在起步阶段，市面上已经成熟可用的档案管理系统非常少。多数情况下需要企业自己招标寻找合适的系统开发企业进行档案管理系统的开发。而科技档案的归档内容不止有最终成果，还需要设计过程中产生的过程性文件，因此企业不能单单开发档案管理一个系统，还需要开发在勘察设计过程中，与各个生产管理节点所配套的系统，并与档案管理系统进行对接，才能最终形成科技档案信息化管理系统。且档案管理系统还对系统安全、网络安全、知识产权保障有较高需求，对系统开发的要求更上一个等级。如此一来，企业对信息化档案管理所需的投入大大增加，且系统要求复杂，因此整体来说档案的信息系统开发较为困难。