房地产企业档案管理浅谈

摘 要：档案是一个企业生产、经营以及日常管理活动中所逐渐形成的具有一定价值的原始资料。它记录了一个企业的历史发展进程，是企业发展历程最真实的反应，是企业基础管理工作的重要组成部分。同时档案作为一种信息资源，为企业提供各种信息支持，随着企业的不断扩大，档案的重要性也日益显现出来。

关键词：房地产；档案；管理

一、档案工作的特点

档案的周期性比较长，变动率也较大。房地产企业一个项目从投资到建成的时间可以长达几年甚至几十年，在这个过程中所涉及的许多因素都可能出现变化，所以企业需要更加重视档案工作。

（一）档案的类型较多。

从项目报建、审批到施工建设，再到竣工验收交付业主使用中，涉及各种各样的文件、证件、图纸等非常重要的资料。

（二）档案的专业性较强。

（三）档案的利用率很高，需求性很强。（四）人员流动性较大，配置不足。一般企业兼职人员比较多。工作方式上，缺少统一的管理规范，没有固定的流程手续，没有具体的标准。

二、档案工作的管理与利用

加强档案管理工作的重视程度。首先，加强工作人员对其的重视程度，尤其是要加强领导对档案管理工作的意识。为了加强领导工作，健全工作组织，可以成立相关档案管理的工作领导班子，形成小组，从而为档案管理工作奠定基础并提供强有力的保障。同时，需要将档案管理工作纳入工作目标管理机制中，明确其责任与权力，并像其他工作一样进行部署、检查以及考核，使档案管理工作落实。再有，领导人员不仅要从思想上对管理工作进行重视，还需要将其落实入行动中，保持人力、物力的实用性，切实提高对管理工作的重视程度，为未来工作提供强有力的保障基础。

提高管理人员的综合素质。档案管理人员与档案工作密不可分，其责任心强弱、专业水平的高低、素质高低、觉悟高低直接影响着档案管理工作的水平的高低。因此，加强档案管理工作势必要提高管理人员的综合素质。对相关工作人员进行业务培训，加强档案管理人员的培养以及专项教育，以保障档案管理工作的顺利进行。参加政府、机构等举办的专业培训。加强管理人员的横向交流，利用多种形式对管理人员进行鼓励，扩宽工作思路，加强新知识的汲取。加强同业内的技术交流，取长补短。从思想上、业务上提高管理人员的综合素质水平，促使档案管理工作的顺利开展。

完善档案管理制度。首先要转变企业领导和档案管理人员的思想意识，加强档案管理工作的重视程度。

1、对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

2、完善档案管理制度，建立管理机构，没有规矩不成方圆。健全的管理制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强档案管理也起着同样的作用。主要包括：（1）提高保管条件。购置档案柜、档案盒、装订机、归档章等档案整理工具，确保档案整理的规范化。保证存放档案的地点安全通风防潮，保证有充裕的空间存放档案资料，保证存放资料的安全性。（2）通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责。（3）严格遵循规章制度，制定领导人签字审批机制，做好等级与签字确认工作。（4）通过规章制度明确归档资料的内容、时间、性质等。（5）明确存单资料再查找借阅的审批手续。（6）明确档案归档审核手续。（7）明确档案鉴定销毁制度。（8）明确不同档案的存放制度。

3、严格推行管理人员持证上岗制度。应严格推行管理人员持证上岗制度，设置档案专职人员。通过学习及检验，给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。档案管理工作是一项政治性、专业性、和技能性很强的工作，尤其是要提高对档案管理工作人员的培训，要严把关，勤查工作，做好每一项检查。档案信息对于个体和组织而言都是十分重要的资源，对于各项工作的发展都有着重要的意义。

4、创新档案管理办法。首先争取各级领导的支持和配合，领导应该将档案管理工作纳入到公司发展规划中，用来彰显其重要性和不可动摇的重要位置，并且使之成为领导考核的一个内容，制定新的政策使得更有利于档案管理工作的顺利进行。其次，要提高档案管理工作的技术值和科学性，使得档案管理工作在各项工作中真正发挥出积极地作用，使得领带人员更加意识到档案管理体制改革和创新的重要意义。

5、设置独立的档案室，实行统一管理。档案材料从文件形成、流转到归档，每个环节都按照具体的管理要求执行，确保档案文件材料的真实性、有效性、完整性。在此基础上，交由档案管理部统一保管入库，形成完整的资料体系。

6、充分利用现代科技手段，加快档案数字化管理，建立电子档案。随着信息技术的不断发展，无纸化办公的形式也趋于成熟，并得到广泛的应用。档案管理工作应紧跟时代潮流，建立现代化管理机制，提高工作效率，便于查阅工作的开展利用。

（1）档案信息化建设的思路

A、力争使档案信息化与本系统、本单位的信息化建设同步发展。B、 要以规范、规划为指导，加强统一管理。C、要正确处理先进性和实用性的关系。D、要精心组织实施，在系统运行上下功夫。E、要将复杂的工作简单化，要将规范的工作程序化。F、要將信息资源的集成、共享和内容控制作为核心内容。G、要将建立和完善档案信息安全管理体系作为重要措施。

（2）明确电子文件的归档范围

（3）明确电子文件的积累要求

A、确定电子文件是通过签发或审批的最终版本，并对电子文件进行规范命名。B、对电子文件进行收集整理，将非通用格式电子文件转化为“通用格式”，并对电子文件进行规范的命名。C、编制电子文件目录，并将电子文件链接到相应的文件条目中去。D、对应归档的电子文件按照其内容的自然联系进行组合、归类。E、按照规范要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。F、对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行安全保护。

（4）档案信息安全化管理。档案信息安全包括档案信息系统安全和档案信息内容安全。具体包括：

A、保密性：即档案信息只为授权用户使用。B、完整性：即确保档案信息未被授权不得改变。 C、可用性：即确保档案信息的真实性、完整性、可靠性。D、可控性：即确保档案信息的传播及内容具有控制能力的特征。E、不可否认性：即确保在档案信息系统的信息交互过程中，确认用户参与的事实。

三、结束语

随着社会的发展与进步，国家的档案法律法规建设也在不断的完善，各企业单位对档案工作也日益重视。《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等法律法规都对企业档案管理工作作出了规定。企业的档案管理工作依然任重而道远，尤其对企业内部档案工作的统筹、 规划和监督中法律法规还没有具体明确的规定。企业应当根据国家政策法规，针对具体的企业经济活动，建立和完善相应的企业档案管理条例和规章制度，加强档案法制建设与宣传，使档案意识深入人心。形成新形势下企业档案管理工作机制，促进企业的稳定发展，实现企业长远的、稳定的经济效益和社会效益。

参考文献

[1]高晨翔；黄新荣.国外社交媒体文件归档的政策研究[J].图书馆，2017年07期

[2]刘琨.浅谈房地产档案管理[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（24）

作者简介

赵欣（1978-）女，本科，津工业大学，助理馆员，目前从事：资料管理岗位