大数据环境下企业档案管理工作

李小春

摘 要：大数据时代的到来，给档案工作也带来了巨大的机遇与挑战。无论是处于数字档案管理阶段，还是传统档案管理阶段的企业，都应结合自身实际，积极应对，将大数据时代的信息技术运用于档案工作，制度相应策略，开拓创新，实现大数据环境下企业档案管理水平的全面提升，更好地为企业科研生产、经营管理服务。

关键词：大数据；企业档案；信息化；策略

随着大数据时代的到来，企业在科研生产经营中产生了大量的结构化、半结构化、非结构数据，这些数据信息改变了以往企业档案信息的构成，同时也影响着企业档案信息的管理、开发、利用。大数据时代已经不是一个趋势，而是一个不折不扣的现实，档案部门及档案工作者要尽快打破原有的思维定势。从根本上对已经习惯的管理模式和管理方法进行重新思考、重新审视，只有努力跨越这道坎，才能进一步突显企业档案的工作价值。

1.概念

什么是“大数据”呢？所谓大数据，简而言之就是巨量资料、海量资料。由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的大数据，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享、交叉复用形成的智力资源和知识服务能力。业界一般将大数据的特征归纳为“4V”，即数据体量巨大（Volume）、处理速度快（Velocity）、数据类型繁多（Variety）、数据价值高（Value）。

2.大数据时代企业档案工作的新特点

2.1档案信息资源管理思维需要转变

从纸质档案到档案信息化再到大数据时代，企业档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段难以满足大数据时代档案信息资源管理。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是企业档案管理面临的又一新课题。

2.2档案业务流程和方式需要革新

从档案的收集、管理、利用等环节来看：在传统管理方式下，“收”是各部门移交；“管”是手工管理，手工查询；“用”是被动提供利用服务。而在大数据时代，“收”将是数据实时的、自动归集；“管”将采用云平台存储、计算、分析；“用”则是分析、发现与预测，为社会、企业创造价值。

3.大数据时代做好企业档案管理工作的策略

信息经济学教授托马斯·达文波特就前瞻性地指出：“一些公司已经把它们商业活动的每一个环节都建立在数据收集、分析和行动的能力之上了。所有的公司都可以从它们的成功当中学习”。一个好的企业应该未雨绸缪，从现在开始就为企业的数据收集和分析、管理做好准备，制定相应的应对策略，促进企业快速发展。

3.1 加强信息化基础设施建设

信息化基础设施是企业提高档案管理能力的基石，企业要应用大数据技术提升档案管理能力，必须在基础设施建设上加大投入，建设先进的软硬件和网络设施条件，适应新的技术和管理需求。将档案信息化设施建设纳入到企业信息化设施建设的统一规划中，提出自己的需求，总体规划，保证信息化环境的同一性， 使数据可以无障碍地在企业内流动，得到一体化的管理。

3.2对档案信息资源进行有效管理

大数据技术所处理的对象是以电子形式存在、能在网络上传输的数据。要应用大数据技术促进企业档案资源的开发、组织和利用，提升服务能力，电子化的档案资源是基础。应持续推进馆藏档案资源建設。这包括两个方面：一是馆藏存量档案的数字化；二是增量档案的电子化管理。所以首先要及时制定电子文件管理规范，建立有效的管理机制，避免电子文件资源的流失。其次要用企业统一的大数据管理平台和工具对档案大数据进行有效地管理。

3.3制订档案大数据管理的标准规范

制订大数据环境下企业档案管理的标准规范，是对企业档案大数据进行科学、有序管理的前提。由于大数据环境下企业档案管理是一个新的课题，这方面可供借鉴的经验不多。因此，可以从三个方面来逐步推进标准规范建设：首先，在现有的电子数据管理规范中，根据新情况，增加有关大数据管理的内容；其次，借鉴国内外已有的探索成果，有选择地吸收为适合自身情况的标准规范；再次，先从对某一具体事项如数据归档格式，归档业务流程等规范做起，逐步推进，最终形成完整的、宏观的管理标准规范。

3.4加快电子档案管理模式转变

大数据环境下，传统的档案管理模式已经不适应变化，需要在许多方面进行变革。特别是在电子文件管理方式上，可逐步取消“双套制”管理，改为以电子版作为唯一归档版本，解决电子文件独立行使档案效力的问题。通过技术和管理手段，加强对电子文件完整性、真实性的维护，严格归档要求，将电子文件及相关元数据、背景信息、生成软件按要求进行完整归档。

3.5建立数据安全机制

大数据环境下数据安全需要采取安全技术措施与安全管理措施相结合的策略。针对大数据管理系统的风险，采用信息加密技术、防火墙技术、安全隔离与交换技术等传统安全技术与分布式环境下新型的云安全技术相结合，保护数据形成、运行过程的安全，阻止非法获取和修改，抵御来自内部和外部的攻击。提高档案管理系统的稳定性，建立有效的灾备机制。

4、结束语

大数据时代的档案工作是一项集计算机技术、网络通讯技术、档案管理技术于一体的创新性工作，是档案部门及档案工作者面临的新课题。面对大数据时代的到来，企业只有抓住机遇，积极应对，提升档案信息化水平，变革管理，将大数据时代的信息技术卓有成效的运用于档案工作，努力探索新时代档案信息化建设的新路子，更好地为企业科研生产、经营管理服务。

参考文献

[1]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M]. 北京：中国档案出版社，2010.

[2]李小晨. 大数据时代背景下的档案管理探讨[J]. 云南档案，2013（06）：48-50.

[3]兰祝刚，惠英，李刚. 大数据时代下的档案工作[J]. 中国档案，2013（09）：74-75.