学校档案信息化管理探讨

关敏然

摘 要：现代学校在教育教学和管理工作当中，会产生大量的档案数据、信息资料，它们是学校的一种宝贵财富，不仅记录了学校的成长历程，同时还能为今后的教育教学工作开展以及学校管理工作的开展提供参考，促进教育教学事业与学校的发展，所以我们必须要重视并切实做好学校的档案管理工作。在如今信息时代环境条件下，信息技术的应用，对于提升档案管理的质量来说意义重大，因此当前我们应当加强建设、推进学校档案信息化管理。本文基于作者自身的实际工作经验与学习了解，首先简单分析了学校档案信息化管理的必要性，然后主要对学校档案信息化管理的建设提出了部分探讨性建议，以期能为相关工作的实践提供参考。

关键词：学校档案；信息化；管理

当前，我国的学校办学集中化程度越来越高，简单来说也就是各类教学资源越来越集中，学校的规模变得越来越大，相应学校的学生也就越来越多，教、研活动和学校管理越来越复杂。在充足的资源保障下，学校教学、研究、管理等各方面的工作并不存在什么较大的问题，依然规范、有序，但是这却对学校档案管理工作带来了很大的负荷、压力，为了解决这个难题，我们必须要加强学校档案信息化管理的建设。

一、学校档案信息化管理的必要性

学校档案主要包括了三个方面的内容，第一个是学生档案，第二个是学校教、研档案，第三个是学校管理档案。学生档案全面记录了学生的在校生活、学习情况，可以反映出学生的学习、生活、纪律、思想状态，学校是教书育人，为社会培养人才的地方，学生档案管理看似与教育教学、人才培养没有直接的关系，但其实际上却对教育教学和人才培养的影响极大，必须引起我们的高度关注与重视[1]。因为通过对学生档案的分析、利用，可以帮助学校发现其教育教学工作当中存在的不足，并指导教育教学和人才培养工作的改进，有利于学校教育教学和人才培养工作质量的提升。另外，教、研档案和管理档案，又分别记录了学校的教、研活动情况和管理情况，其中包括了学校的成长历程、发展成果，可以为学校今后的各项工作开展提供全面、充分的参考。如今，各个学校的办学规模越来越大，学生越来越多，教、研活动和学校管理越来越复杂，所以学校档案也就明显的增多。

学校档案管理工作本身就较为复杂、琐碎，在传统以纸为存储媒介，以人为主要工作力量的学校档案管理模式下，面对日渐增多的档案数量，管理工作的效率、质量均会非常之低，这成为了当前学校需要重点解决的一个问题。信息化已经成为了整个社会的必然发展趋势，将信息化技术应用到学校档案管理工作中来，实现学校档案信息化管理，不仅可以减轻人的工作压力和工作量，更能够显著提高档案管理的质量和效率，促进学校档案的作用价值发挥，因此建設、推进学校档案信息化管理是非常之必要的。

二、学校档案信息化管理的建设

（一）健全学校档案信息化管理平台

要把档案信息化建设纳入本学校的总体规划，加强档案信息化基础设施建设，推进运用信息化管理档案进程，提高学校档案室计算机和网络技术应用水平，充分发挥档案室的各项功能和作用。加强学校内部局域网建设，实现档案网络与办公网络的接口，并在校园网上使用档案网络管理系统，完成各管理部门向学校档案室的远程归档，实现档案工作数字化。要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平，为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件[2]。加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，纳入学校网络办公的总体格局中，逐步构建全校档案文献数据库。充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。在校园网信息平台上，建立档案网站，有计划地上载开放档案目录和现行文件目录，并积极创造条件上载已公开的档案全文信息，提供网上查询和使用服务。再者，要做好相关的环境建设工作，注意档案库房的防水、防火、防盗、防霉、防虫等安全工作，稳定网络传输条件，全面健全学校档案信息化管理平台。

（二）加强学校档案信息化管理制度建设

首先，要以《电子公文归档管理暂行办法》、《档案法》等为基本的参考和指导，结合学校自身档案管理工作的实际情况，制定出具有可操作性、科学性、合理性的档案信息化管理建设措施、办法，用于规范档案相关建设工作的开展。在信息化管理的实际操作上，更是要细化相关的制度、标准，一方面要明确相关的责、权，将责任、权利落实到具体的岗位人员上，另一方面还要为其提供具体的档案信息化管理操作规程、指导，确保学校档案信息化管理得以有章可循，规范、有序的推进。特别是在电脑操作方面，要严格用户账号的管理，做好保密工作，所有档案管理人员必须具备自己的账号、密码，而且不能交换使用，不能使用计算机做与档案管理无关的事，更不能随意插用其他的可移动存储设备。

（三）加快推进学校档案信息资源建设

在前一阶段的档案管理工作当中，学校已经积累了大量的档案信息、数据资料，但这些资料都是以纸质媒介保存的，为此我们必须要加快推进档案信息资源建设，将传统的纸质档案转换为数字化的档案资料，以实现全面的档案信息化管理。具体来说，一是可以由学校各个部门将本年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力，又使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库，方便本校的有关人员了解和利用各类档案，同时加快档案信息资源网上共享的发展进程[3]；另外，也可以由档案部门组织大量人力，通过人工输入的方式，将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对学校各部门电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制，有计划、有步骤地对本校的档案资料进行数字化技术处理[4]。

（四）完善学校档案信息化管理安全建设

在信息化的技术条件下，学校档案管理工作面临着不少新的安全威胁，对此我们还必须要完善学校档案信息化管理的安全建设。例如，对于学生档案等具有高度隐私保密需求的档案，必须要进行严格的管理，不能允许没有权限的人访问查阅，同时还要加强对黑客、病毒、木马等网络安全威胁的防范，加强防火墙建设、用户认证，将内外网隔离，保证学校档案信息化管理的安全性。另外，还要定时对学校档案进行备份，其目的是为了在发生意外的情况下，如档案丢失、被损毁，及时的恢复档案数据、信息，而且备份的方式最好是采用异地备份，这样可以进一步提高学校档案数据、信息的安全保障。

三、结语

当前，学校建设、推进档案信息化管理是非常必要的，除了上面所提到的几点建设措施之外，学校方面还应当加强对现代化档案管理人才的培养，确保他们既具有档案管理方面的知识、能力，同时又熟悉信息化技术，能够快速、有效、安全的进行相关信息化管理操作，这样才能更好的推进学校档案信息化管理。

参考文献

[1]么明明.教育档案管理信息化建设存在的问题及措施[J].中国管理信息化，2017（14）：153-154.

[2]王绪贵.学校档案管理的规范创新及信息化建设方式研究论述[J].才智，2017（08）：152-153

[3]梁霄，盛金辉.试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策[J].办公室业务，2016（11）：45-46

[4]韩弢.学校档案信息化建设的制约因素与应对策略[J].黑龙江档案，2016（01）：89-90