如何改进办公室档案管理工作探讨

段连伟

摘 要：随着单位内部的部门职能越来越明确，办公室的档案管理工作作为其中的一部分变得非常重要，为了提升单位的工作效率以及质量，改进办公室档案管理工作是非常非必要的。本文首先对现阶段办公室档案管理工作存在的问题进行了分析，然后通过针对性的提出改进对策，以期能够为办公室档案管理工作提供一定的参考。

关键词： 管理工作；策略；办公室；档案；办公

在单位长时间的工作过程中发现，办公室档案管理和单位各项工作有着非常紧密的联系，现阶段，办公室档案管理工作存在很多问题，这些问题的存在对于单位的发展以及运行带来了一定的阻碍。问题主要分为三个方面：第一，办公室档案管理的意识较弱，在办公室档案管理日常工作过程中由于没有相应制度的依靠，使得管理工作常常出现问题；第二，办公室档案的收集存在一定问题，由于办公室档案管理人员的专业素质有限，档案相关资料的真实性不能够得到保障；第三，随着社会信息化的发展，社会对办公室档案管理工作有了更高的要求，而传统的管理工作并煤油很好的适应社会的发展方向，出现了信息化程度低，信息资源的共享效率低等问题。因此，对于单位而言，改进办公室档案管理工作是势在必行。

1 增强办公室档案意识， 完善档案日常管理制度

第一，很多单位对于办公室档案管理工作的态度缺乏一定的重视性，所以档案管理人员的管理意识不强，造成办公室方案管理工作效率低等问题的出现。因此，单位应该按照现阶段办公室档案管理工作的现状，首先对办公室档案管理工作有一个正确的认识，积极地针对具体的要求进行改进，制定符合实际的可行性档案管理目标，建立起良好的管理理念，进一步制定科学合理的办公室档案管理制度，通过制度的保障将管理责任得到实际的落实。具体来讲比如针对办公室档案管理的工作，单位可以通过成立工作小组或者独立部门的方式进行，针对实际情况制定可行有效的目标，将制定好的目标细致化，将具体的办公室档案管理责任具体到小组的个人，同时还可以将小组工作人员的实效纳入绩效范围内，通过这样的方式来改进办公室档案管理工作的效率以及质量，实现办公室档案管理工作的新局面。

第二，强化办公室档案日常管理工作。制定全面完善的办公室档案管理工作保障制度，

首先应该针对性的了解办公室档案管理工作的实际流程以及规定，然后对相关工作人员的行为进行约束以及监督管理，防止管理人员在实际工作过程中出现不规范的行为。同时，办公室档案管理工作可以与其他相关文件的整理、收集以及管理工作联系起来，通过与单位其他文件管理的结合来强化实际的管理工作。一般可以通过针对文件资料建立专门的管理部门小组，专门的进行文件资料的的整理与管理，主要包括文件资料的分类、整理、标记等，通过这些工作来方便日后的查询。这样也能够保障办公室档案的安全性，尤其是一些较为重要的资料，可以将其进行进一步的加密，单独存放。

2 加强办公室档案收集， 提高档案人员素质水平

第一，单位应该进一步强化办公室档案的收集工作。对于办公室档案管理工作来说，最基础的工作就是资料的收集，首先应该加强档案管理工作的规范化，只有保障了基础工作的质量才能够实现预期的办公室档案管理效果。首先，针对档案资料进行分类、收集以及保管，在档案资料收集的过程中最基本的要求就是资料的字迹清晰，然后才是这些档案资料的保管；

然后，对档案资料收集进行规范化，具体可以通过对资料进行文字编号、附件以及主题词的确定，按照制定的管理制度来进行，进一步为档案管理提供便利；最后，检索的高效性还是需要通过制定的科学合理的检索制度来实现的，这项工作可以依赖于网络信息技术来实现，通过办公室自动化系统来实现网上管理工作。

第二，定期的组织办公室档案管理人员进行培训工作，针对性的提升档案管理人员的专业素质。办公室档案管理工作离不开专业人士的落实，近几年，随着社会网络信息技术的飞速发展，很多办公室档案管理人员的专业素质跟不上时代的发展，专业素质告急。很多单位办公室档案管理人员由于缺乏专业技术在档案管理工作的过程中常常出现问题，与现代化的发展还存在很大的差距。为了提升办公室档案管理人员的综合素质，可以通过以下措施实现：首先，帮助办公室档案管理人员树立正确的态度，让其充分的认识到档案管理工作的重要性，制定一定的奖惩制度来鼓励档案工作人员的工作；然后，定期的开展档案管理相关的培训课程，在提升檔案管理人员的专业素质的基础上，还应该帮助员工提升计算机技术，通过这样的方式促进办公室档案管理工作的质量以及效率。

3 推进档案数字化进程， 加快实现信息资源共享

第一，加快办公室档案数字信息化的进程。针对具体的情况制定数字信息化发展的进程，然后进一步的对其监督检查，保障办公室档案数字信息化的顺利进行。除此之外，可以适当的加大资源的投入，形成一定的协作机制，与单位各力量进行结合来实现办公室档案数字信息化的建设，明确单位档案信息管理的主体责任体，特别是档案信息的生产主体以及责任主体，进一步推动档案的数字信息化建设。除此之外，单位在进行档案信息数字信息化建设的基础上，还应该保障纸质版档案的保存，一般是通过光盘刻录以及网上传输两种形式进行办公室档案的管理，通过这样的方式实现办公室档案资料的电子归档化，而档案信息中的文件以及图片一般采用并存制度，进一步保障档案全文检索的实现。办公室档案信息的数字信息化能够提升办公室的查准率以及查全率，最终推动办公室档案管理工作的改进。

第二，加快实现办公室档案信息资源共享化的速度。对于单位来说，首先应该在国家标准的规定的范围内努力的寻求创新以及突破，建立规范的管理系统来实现办公室档案管理工作的数字信息化，进而实现在办公系统内部进行各种资料的管理等一系列的工作，最终实现办公室档案数字信息化的实现。同时，由于办公室档案管理工作的方向应该与单位的实际发展保持一致，所以单位内部应该实际信息资源共享，共享目录应该针对单位的需要来进行制定，通过这样的方式保障办公室档案管理工作的效率。

4结束语

综上所述，为了尽可能的发挥办公室档案管理工作在作用，单位应该针对现阶段办公室档案管理工作存在的问题提出有效的改进对策，通过这样的方式推动办公室档案管理工作效率的提升。除此之外，单位还应该时刻的重视办公室档案管理人员的综合素质，最基本的要求就是使用计算机信息技术等，可以投入一定的资金来推动办公室档案管理工作实现数字信息化，提升信息资源的利用率。只有这样才能够使单位跟上信息时代发展的要求。

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