事业单位档案管理存在的问题和应对措施

朴香丹

摘要：研究列举和分析了事业单位档案管理存在的缺陷和问题，提供了一系列措施希望为事业单位档案管理工作的强化做出深层次探究。

关键词：事业单位；质量；手段；档案管理

1事业单位档案管理存在的问题

1.1事业单位档案管理质量不高

由于事业单位的管理者和决策者存在对档案管理认识的缺陷和认知的不足影响，高效率、有秩序、系统协调的现代化事业单位档案管理工作一直停留在口号和设想的层面，特别在事业单位档案队伍建设上和档案管理体系完善上还存在显著的问题和不小的缺陷，这既不能确保事业单位档案工作的进行，也形成对事业单位档案管理质量上的制约和影响。在管理工作中还存在考核不严、考评不系统、管理链条缺乏等一系列问题，导致事业单位档案管理工作失去质量体系的评价和保障，难于实现事业单位档案管理工作的质量目标和价值目标。

1.2事业单位档案管理手段落后

很多事业单位在档案工作和相应管理工作中不能将计算机、网络等信息化技术融入到实际环节，事业单位档案管理依然以传统的工作方式和工作要求，既不能提升事业单位档案管理的效率，也不能确保事业单位档案管理的质量，甚至出现事业单位档案信息和数据的损失、偏差和失误，严重影响检索、归档、查询、加工等重要环节工作，难于形成事业单位档案管理的工作特色，使事业单位档案管理工作独立于整个档案系统和社会网络，不能实现事业单位档案管理更为全面、更为系统、更为有效的职能和功能。

1.3事业单位档案管理安全性不高

事业单位档案存在大量的涉密信息，在国家档案法和信息安全法上都有着对档案安全的严格规范和准确定义，但是由于事业单位档案管理上的疏失，事业单位档案工作落后等因素影响很多管理工作现实性地存在安全性不高的问题。一方面在事业单位档案信息涉密环节没有系统地检查、分类和判定，导致事业单位档案涉密信息的泄露；另一方面在事业单位档案管理总没有规范进行解密工作，不能全面地发挥出事业单位档案资料的资源和优势进而产生档案工作的迟滞、低效和延误。

1.4事业单位档案资源利用不全面

传统的事业单位档案管理工作只讲求工作的规范、环节和要求，并没有实现对事业单位档案资源的深度开发和系统利用，出现了事业单位档案资料划分粗略、信息分类模糊、管理工作落后、数字资料和信息安全性不足等一系列问题，不能形成新时期事业单位档案管理的新基础和新平台，严重影响事业单位档案工作基础性地位的体现，甚至可能在资源开发和利用中形成了阻碍和迟滞作用。

2应对事业单位档案管理问题的对策和措施

2.1提高事业单位档案管理质量水平

从质量生成、评价和监督方面上看，新时期事业单位要强化档案管理的质量意识和质量水平。要在组织层面进行事业单位档案管理结构的调整，真正协调相关部门和相关资源将建设高质量事业单位档案管理工作体系落实在实实在在的工作至上。一方面，要以质量管理作为前提的以提升事业单位档案管理品质为目标建立起管理质量体系，覆盖事业单位档案管理的方方面面，为管理质量的提升提供組织和管理基础。在管理工作中要形成质量控制体系，从考核与考评、反馈与激励等主要环节入手，全方位确保事业单位档案管理实现其自身的价值、质量目标。

2.2推进事业单位档案管理的信息化进程

事业单位进行档案工作、召开档案管理要立足于方式、手段、体系的创新，要以现代科学技术的全面应用作为平台，通过信息化建设不断提升事业单位档案管理的工作效率和强化事业单位档案管理的工作质量。事业单位要建立数字化的档案信息收集和整理管理平台，通过现代网络和技术提升事业单位档案资料的全面性、系统性和实效性。事业单位档案工作和管理环节中应该广泛引入计算机、网络等高新科技信息设备，力争早日实现事业单位档案的数字化，进而建立起高效率的事业单位档案管理平台和载体。事业单位还应该着眼数字社会和信息社会建设的大目标在档案管理工作中应不断提升资料和信息的共享性，推进事业单位档案管理实现更全面、更系统、更有效的目标。

2.3提升事业单位档案管理的安全性

事业单位档案管理首先要从保密法、档案法、信息安全法的层面入手，准确而全面地理解事业单位档案安全的定义、范围和要求，要立足于事业单位档案管理的实际进行安全教育和普及工作，现实性地提升事业单位档案管理的安全性。一方面，要强化事业单位档案资料的审查工作，严格实施档案信息的判定、分类、控制和使用，形成更大范围和更多维度的事业单位档案安全保证机制和措施，确保事业单位档案资料和信息的安全。另一方面，要妥善做好事业单位档案资料和信息的解密工作，以保密法和档案法的相关规定为前提，遵从事业单位档案资料保密的时限要求，在合理合法的前提下准确地将过涉密期的事业单位档案信息予以公开，进而利用好事业单位档案资料的价值和功能。

2.4提升事业单位档案资源利用效率

新时期事业单位档案管理工作必须要重点强调资源的开发和利用，要立足于事业单位档案管理传统工作模式和组织体系进行变革，从档案信息分类、组卷形式划分、编目系统调整等方面入手，开发出事业单位档案管理的新时期新方法和新措施，做到对事业单位档案资源的有效开发，形成事业单位档案资料新的功能和作用。此外，在加工和利用档案资源的过程中要借用数字化技术，根据网络安全和实质安全的需要实现对档案资源的归类、存储和加工在提升事业单位档案安全性的前提下进一步增加事业单位档案资源的利用效率。

3结语

事业单位档案管理在外部遇到了支持和投入的不足问题，在内部也存在基础不牢、安全性差的实际现象，为了体现事业单位档案管理的功能和价值必须建立起适应市场化和社会化的管理体系与管理模式，要将现代科技中引领潮流的数字技术、网络平台、大数据技术系统而全面地引入到事业单位档案管理系统工作之中，不断提升事业单位档案管理管理质量、提高事业单位档案管理水平、完善事业单位档案管理状态，通过事业单位档案管理内部变革和外部转化实现工作最大的社会、经济与综合效益。

参考文献：

[1]王泳霁.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].赤子，2016（8）：126-126.

[2]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017（16）：10-11.