浅谈数字档案信息长期存取面临的问题及解决措施

王红娜

摘要：科技成果日新月异，随着数字化与信息化的到来，档案的管理和长期储存有了长足的发展，并且使档案的管理更加安全。但是，也不可忽视档案信息长期存取所存在的问题，并且伴随着信息传输的多样化，使这个问题更加尖锐和重要，所有的档案管理员都致力于，解决数字档案信息长期存取问题。本文以数字档案长期存取面临的问题、数字档案长期存取的解决途径两方面，详细论述数字档案信息长期存取面临的问题及解决措施，希望可以维护我国数字档案信息安全，并且为解决数字档案信息长期存储问题，提供一些参考意见。

关键词：数字档案信息；长期存储；问题；解决措施

引言：

随着科技的不断进步，计算机技术这门学科也不断的发展和创新，档案信息的加工和处理形式也出现了变化，从传统的点对点无线电通讯，变为网络化数字化通讯，使档案信息的保存更加具有安全性。同时，也减轻了信息查询的难度，为客户提供方便。与此同时，网络数字档案信息存取，也具有一定的问题和隐患。数字档案管理员，应针对问题，制定出行之有效的解决方案，才能更好的利用当今现代化技术，提升档案管理效率。以下是笔者在工作过程中，所面临的数字档案长期存取问题和笔者的几点解决办法，提供给各位同行参考，同时也希望各位同行可以多多交流，解决当下所面临的问题。

一、数字档案长期存取面临的问题

（一）协调合作问题

对于数字档案而言，其获取和保存并非易事，并且存在风险。在传统的信息管理中，会存在很多沟通问题。例如，文件的格式、媒体储存、是否执行标准等，而这些问题都需要信息管理员与数字资源创造者之间紧密的沟通。[1]如果不能建立友好的协调合作关系，会导致数字档案存在资源创建和提取障碍。所以，在对数字资源进行档案长期存取活动时，应加强各部门的协调合作能力，使每个部门对于自身部门的职能有充分的了解，并且建立友好的信息沟通平台，有效的将各部门的信息进行综合分析处理，使数字发信息具有可以长期存取的能力。在此过程中，如果各部门出现了合作障碍，会直接的影响数字档案信息的保存和获取，并且会使数字档案信息资源处于危险之中。

（二）采集所存在的问题

对于数字档案信息的保存，需要考虑：希望保存的档案信息，资料选择的保存版本，冗余程度的选择，这三个问题，根据不同的现实情况，作出不同的针对方案。首先，分析档案信息的保存价值和保存意义，结合自身的馆藏需要，选择合适的档案信息进行存取。其次，如果档案信息具有多种版本，应作出抉择，选出最适合长期保存的版本，建立数字档案信息长期存取。最后，在面对于冗余程度問题时，应结合数字信息的价值和馆内的存取能力，制定出最佳的冗余程度方案。在传统的信息档案管理中，会因为当时技术的限制，进行多个资源库多个拷贝的冗余程度存储，这样的做法使得许多档案信息具备了超视距保存的能力，所以，根据这些宝贵的经验，可以对于具有珍贵保存价值的数字档案信息，进行多个拷贝冗余程度存储。而这个目标的实现，需要数字档案信息管理的各个部门协同合作。

（三）成本与投资问题

对于信息档案长期存取，需要长时间的进行信息维护，这样需要花费大量的时间和资金，所以，相比于传统的数字档案信息而言，需要长期存储的数字档案信息，需要花费大量的成本，并且，这些数字信息的存储，会占据大量的虚拟存储空间和现实物质空间，这方面所需要的经费也是巨大的。[2]然而，这并不是数字档案信息长期存取所需要花费的全部，还涉及到以下几个方面的费用，第一点，硬件与软件，在工作过程中，维护、更新、存储、获取所需要的花费，并且，为了更好的实现数字信息档案长期存取，还需要进行不断的技术创新和技术研讨，这方面的费用也是巨大的。第二点，对于数字档案信息的长期存取，需要进行元数据的创建、冗余程度的成本花费，并且，这些成本的消耗是持续性的，且不断的进行花费。第三点，数字资源信息属于知识产权，所以在对于数字信息，进行读取和迁移过程中，会花费一定的版权费用。

（四）法律相关问题

数字档案信息的存取经常会涉及到侵权问题。随着现代技术的不断前进，很多数字档案中的信息，会被不法分子进行违规迁移和摹写处理，而针对于这类问题，是需要得到数字档案信息管理员重视的，一旦做法有所偏差，可能会影响数字档案信息长期存取活动的展开，直接影响客户对于数字档案信息的需求，甚至是数字档案信息的安全，所以，在此方面，数字信息管理员应积极的推动国家立法，保障数字档案信息长期存取的安全性，并且捍卫我国资源创建者的知识产权。

二、数字档案长期存取的解决途径

（一）标准化数字管理

想要做到数字档案信息的长期存取，就必须要做好标准化工作，实现数字档案信息存取全程的规范化。首先，要确保数字档案信息，获取途径是合法的，严厉杜绝出现非法获得信息的手段和技术。其次，要确保数字档案信息储存的安全性，并且要制定规范化的互通准则，并且严格按照准则，进行数据之间的流通和阅读。只有这样，才能有效的确保数字档案信息的程序存取。随着全球化进程不断深入，对于数字档案信息也应进行全球化处理。推动国内信息与国际信息进行交流互通，最大程度上的实现查阅者的需求。

（二）做好合作与协调

当今的数字档案信息的长期存续工作，它不仅仅是一个部门可以完成的，它需要多个部门，进行合作和协调，其中涉及到信息创建者、资料管理者、长期维护员等等，在这个链条中，每一个环节都是非常重要的，一定要建立良好的合作和沟通，才能实现数字档案的长期存取。[3]同时，国内的数字档案信息交流的加深，不同的场馆会对于数字信息进行迁移和交流，所以，对于数字信息的安全问题更应重视。在信息交流的过程中，会出现格式转化、迁移路径选择等问题，所以，各个部门应做好合作，保障数字档案的有效利用和开发，数字档案管理者也应鼓励各位工作人员在工作中，进行创新和实践，推动数字信息的长期存取有效性。

（三）政府加强补助

对于数字档案信息的长期存储，单一的民间组织是无法有效展开和进行的，所以它需要政府对其的资助和支持。举例说明，英国的许多数字信息管理，都是由英国高等教育资金委员会进行资助的，这种由政府出资，推动数字信息的长期存取，是非常有效的，我国也可进行学习，由国家出资，进行数字信息长期存取工作。

（四）建立健全的信息档案系统

建立健全的信息档案系统，是数字档案信息长期存取的根本。只有建立，健全的数字信息档案系统，才能有效的规范，数字信息从创立到资源保存再到阅读查询整个过程的标准性。首先，这个系统，要对信息档案的保存进行鉴定和管理，选择有价值的信息档案进行长期保存，并且会对该信息的交流和查阅进行记录，确保该信息长期保存的意义。其次，信息档案系统，应确保数字档案的可靠性和合法性，保证查阅活动的合法。最后，信息档案系统，要对归档的数字信息进行规范化处理。对归档的数字信息進行及时的管理，并且根据当下的情况进行有效的维护，确保信息档案长期存取的可靠性。

（五）克服技术淘汰

在数字档案信息管理中，不管是短期保存还是长期保存，都会存在因技术更迭，而导致文件信息无法读出。而这样会导致数字档案信息无法有效利用，违背了数字档案信息长期保存的初衷。[4]经过最新的研究表明：需要长期进行保存的信息档案，需要运用迁移和仿真技术。而短期保存的信息档案，可以运用技术保护的方式，解决技术淘汰问题。技术保护具体的做法是，保护原始的信息资源读写技术和硬件等。这样做有效的保证了，数字信息存取的可能性。但是，这仅仅是对于数字信息存取，短期保存的无奈之举。如果想要真正的实现数字档案信息长期存取，还需要进行不懈的努力和技术突破，避免宝贵的数字信息经过时代的更迭而消失。

（六）建立技术中心

解决技术淘汰问题，是需要专业的计算机技术的，并且会存在很大的风险，所以，立足于当今数字信息长期存取问题，必须要建立技术服务中心，有效的推动国内数字档案的长期保存。对于技术中心的管理，应尽量的适应当下的数字资源管理需求。目前我国许多信息存取部门，将部分业务交给专业的计算机或信息管理单位进行承包，这也是一种有效的解决信息长期存取问题的办法。

结语：

总而言之，对于数字档案信息长期存取面临的问题，是可以通过现金的手段进行有效的解决的，只要数字档案管理员对于这项工作足够重视，就可以将危害降到最低，并且有效的保证数字档案信息长期存取的安全。并且，对于数字档案长期存取这项工作，应以发展的眼光来看待，建立健全的数字档案长期存取体系，有效的降低数字档案长期存取的成本，是解决数字档案长期存取问题的关键，并且，有效的解决以上的问题，可以使数字档案长期存取工作，变得更加利于客户使用。在此笔者呼吁，广大的数字档案信息管理员，可以不断的对工作进行创新，推动数字档案信息长期存取发展。

参考文献：

[1]杨涛.数字档案信息长期安全存储问题探讨[J].黑龙江史志，2014（14）：67-68.

[2]张靖唯.数字档案安全管理面临的问题及对策浅析——兼谈地名信息安全管理[J].中国地名，2011（02）：42-43.

[3]赵德美，吴兴菊.数字档案信息长期存取面临的问题及解决措施[J].机电兵船档案，2009（01）：51-53.

[4]于晓红.数字档案信息长期安全存储之我见[J].黑龙江档案，2011（01）：83.