论人事档案利用服务

摘 要：人事档案作为档案管理之中所必不可少的部分，其利用服务水平直接关系到档案管理的整体进度。在文中介绍了人事档案利用服务的意义，探讨了人事档案利用服务的基本要求，在此基础上探讨了人事档案利用服务注意事项，以期更好地推进人事档案利用服务。

关键词：人事档案；利用服务；注意事项

人事档案利用服务是指人事档案管理者通过一定方式把符合查阅审批程序和审批范围内的档案提供给利用者的服务。人事档案是以个人为单位，记述和反映个人经历、思想品德、工作业务状况和奖罚等情况的记录，它是人事管理工作中形成的第一手材料，具有原始记录性和真实性，是人事管理工作的重要基础依据。人事档案利用是满足人事管理工作的需要，实现人事档案价值的一个过程。

一、人事档案利用服务的意义

人事档案利用服务是人事档案工作的根本目的，是连接档案工作内外关系的一个重要环节。只有把人事档案纳入利用实践，才能使人事档案的特殊功能得以积极发挥，为人事管理工作起到应有的作用。具体表现在以下几个方面：

（1）人事档案利用是发挥人事档案作用、使用档案管理成果的主要渠道，也是为人事管理工作提供真实、可靠的基础数据的途径。通过档案利用服务从而保障个人任职资格、享受待遇等方面的利益，或为单位选拔利用人才和开发人力资源提供考核依据。

（2）人事档案利用体现了人事管理工作对档案利用的需求，对人事档案管理工作起到检验和推动作用。在利用的过程中，根据利用需求会对档案工作的各个环节提出相应要求，这样就会促进人事档案工作的不断完善，推动人事档案基础业务工作的建设。

（3）通过人事档案利用服务对档案工作者的要求，促进档案工作者进行业务进修学习，不断提高档案工作者的素质和工作能力。

（4）做好人事档案利用服务工作，是对人事档案工作最有效的宣传，能夠引起各方对人事档案工作的重视，在进行人事档案收集、整理等具体档案管理工作时得到各方的支持，使人事档案管理工作得以良性发展。

二、人事档案利用服务的基本要求

（1）档案工作者要有较强的业务能力，端正服务态度，树立良好的工作作风。既要熟悉档案内容和熟练掌握档案利用程序，还要用心了解利用者的需求，以认真负责的态度，为利用者提供优质有效的档案利用服务。

（2）建立人事档案查阅制度，严格履行查阅手续。人事档案查阅制度内容应包括以下几个方面：

①查阅干部人事档案人员，必须是中共正式党员，严格遵守保密制度。查阅干部人事档案人员不能查阅本人及其亲属的档案，下级人员不得查阅上级人员的档案，任何人也不得因私查阅干部人事档案。

②组织人事部门对干部进行任免、聘用、调动、工资变动、退休等过程中查阅人事档案的，需向管档单位或部门提供查档函或查档申请。

③查阅干部人事档案时要履行查阅手续，按规定程序办理人事档案查阅审批表，审批表的内容应包括有：查阅单位、查阅人姓名（注明其身份和政治面貌）、被查阅人姓名、查阅事由、查阅内容、组织人事部门审批意见、单位领导审批意见等。

④查阅人员严禁损坏、涂改、撤换、描画档案材料，不得擅自拍照、复印或泄露档案内容。因工作需要复制、抄录或拍摄的，需经组织人事部门主管领导批准。

⑤查阅档案时只能在人事档案室进行查阅，严禁电话、视频查询和答复，也不能将干部人事档案带出，因特殊情况须带出，要按人事档案管理规定，申明理由报审，同意借出后须妥善保管，不得转借他人，不得办理与申请借出时的理由无关的事项，按规定归还的时间及时归还。

三、人事档案利用服务注意事项

（一）正确处理利用与保密的关系

人事档案利用是人事档案工作的重要组成部分，保存人事档案的目的就是为了利用，如果把人事档案束之高阁，禁止使用，就失去了保存的意义。但人事档案本身具有的机密性，使其在被利用的过程中，又要得到严格的保密约束。

所以，人事档案利用服务和保密工作都是为了合理发挥人事档案在人事管理活动中的作用，既要开展好人事档案利用服务工作，又要坚持人事档案保密原则，也就是提供人事档案利用服务的同时，保证遵守和履行有关制度与程序，使二者统一而不矛盾。

（二）正确处理利用与保护的关系

人事档案利用是实现人事档案价值的直接途径，在提供人事档案利用服务的过程中，要切实保护好档案本身。人事档案一般只有正本，副本是根据工作需要而建立，所以人事档案原始材料几乎都是孤本。即便现在很多管档单位在进行人事档案信息化建设，但档案查阅利用的过程中，一般都是以纸质材料的正本作为原始凭证作用，电子人事档案多数是起到备份和提供参考的作用。

在提供人事档案利用服务时，严禁抽烟、喝水、吃零食等行为，以防档案受到烧毁、潮湿、污染等损毁。在借阅的过程中，禁止涂改内容、描画字句、折叠、撤换档案等对档案损坏的行为。

（三）正确处理规范与易用的关系

人事档案利用过程中，既要严格遵守人事档案借阅管理制度的有关规定，又要注意简化手续，方便档案利用者。良好的利用行为和效果，有利于促进新的档案需求产生，从而更好地发挥人事档案的价值。

总之，开展人事档案利用服务工作，必须要有利于国家档案事业的发展，有利于工作机构对人力资源的合理开发和利用，有利于个人应该受到的权益保障。在做好保密与保护工作的前提下，不断改善服务态度，提高服务水平，为人事档案需求者提供优质服务，充分发挥人事档案应有的作用。

参考文献：

[1]洪俊超.人事档案利用价值的研究探讨[J].人力资源管理，2018（03）：174.

[2]王雅静.人事档案管理与利用中存在的问题与对策[J].佳木斯职业学院学报，2017（10）：452-453.

作者简介：蔡书，贵州省黔中水利枢纽工程建设管理局。